Co można gromadzić w aktach

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracowników m.in. sporządzane przez siebie notatki na ich temat. Niektóre z nich dotyczą prywatnych spraw zatrudnionych. Czy pracownicy mogą domagać się przed sądem usunięcia z akt takich informacji?

Pracownicy mogą żądać od pracodawcy, aby usunął z akt osobowych wszystkie dokumenty niedotyczące ich zatrudnienia.

Pracodawca nie ma prawa zbierać i gromadzić w aktach pracowników dokumentów dotyczących ich życia rodzinnego lub innych sfer aktywności pozazawodowej. Jeśli pracodawca nie spełni żądania pracownika i nie usunie tych informacji, może spotkać się z zatrudnionym w sądzie. Pracownikom przysługuje bowiem powództwo o usunięcie z akt osobowych dokumentów, które nie powinny się tam znaleźć.

Sąd Najwyższy opowiada się za dopuszczalnością drogi sądowej we wszelkich sprawach dotyczących dokumentacji zatrudnieniowej. Uznaje też, że sprawy tego typu mają charakter spraw pracowniczych (por. uzasadnienie postanowienia Sądu Najwyższego z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99, OSNAPiUS 2001/15/490).

W aktach osobowych mogą natomiast pozostać dokumenty odnoszące się do przebiegu zatrudnienia. W orzecznictwie SN uznaje się za dopuszczalne gromadzenie w aktach osobowych m.in. różnego typu notatek służbowych pracodawcy o zachowaniu pracownika (por. np. wyroki SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNAPiUS 2002/16/2 oraz z 10 października 2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004/19/332). Ważne jest jednak, aby wszystkie zebrane dokumenty miały związek z zatrudnieniem, a nie z życiem osobistym czy pozazawodowym zatrudnionego. Nie mogą one także służyć obchodzeniu przepisów prawa pracy. Z tego względu Sąd Najwyższy uznał, że do dokumentów, które mogą znajdować się w aktach osobowych, nie można zaliczyć pism ostrzegawczych (czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków). Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za niedopuszczalne. Takie postępowanie pracodawcy prowadzi bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Pracownik nie może się przecież odwołać od pisma ostrzegawczego ani zakwestionować ujętych w nim zarzutów (por. wyrok SN z 23 listopada 2010 r., I PK 105/10, LEX 686795).

Pracownik może również wnieść powództwo o usunięcie z akt osobowych dokumentów, które wprawdzie mogły być tam umieszczone, ale po pewnym czasie powinny były zostać usunięte. Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku, gdy pracodawca pozostawił w aktach osobowych informację o zastosowanej wobec pracownika karze porządkowej, po zatarciu tej kary (art. 113 par. 1 kodeksu pracy) lub nie usunął z akt w wymaganym terminie orzeczeń o zastosowaniu wobec pracownika kar dyscyplinarnych, do czego był zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna

Art. 113 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).