Menedżer nie wyśle e-maila po 18.00

"Minęła godz. 18.00. To jest już czas prywatny dla Ciebie i Twojej rodziny" - taki komunikat pojawia się na ekranie komputera, gdy kierownik chce wysłać wiadomość po godzinach pracy. Czyżby pracodawcy zaczęli dbać o zachowanie równowagi między życiem zawodowym a osobistym swoich podwładnych? A może zabezpieczają się na wypadek ewentualnych sporów o nadgodziny? Eksperci nie mają wątpliwości, że w dużej mierze chodzi o to drugie.

Niełatwo udowodnić

W sprawie wniesionej przez pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powinien on udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 6 k.c.). Tak wynika z wyroku SN z 27 kwietnia 2009 r. (sygn. akt I PK 213/08, OSNP 2010/19-20/235). Przy czym istotne jest, że to na firmie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy. A niewywiązanie się z tego obowiązku daje pracownikowi możliwości udowodnienia swych żądań za pomocą środków dowodowych innych niż dokumentacja czasu pracy. Może on wnioskować o dopuszczenie wszelkich dowodów, którymi wykaże, ile i kiedy pracował w godzinach nadliczbowych. W praktyce niejednokrotnie do sądów pracy trafiają obszerne teczki zawierające np. pliki raportów z systemów, czy właśnie wydruki e-maili.

Problem z zadaniowcem

Zasadniczo w ewidencji czasu pracy powinny się znaleźć przepracowane godziny. Wyjątek dotyczy systemu zadaniowego (art. 149 par. 2 k.p.). Tutaj godzin pracy się nie ewidencjonuje, jedynie dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (co wynika także z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm).

Opisywany komunikat to zasłona głównie przed roszczeniami o nadgodziny zatrudnionych właśnie w systemie zadaniowym, bo bez ewidencji godzin pracy trudniej udowodnić, że do nadgodzin nie doszło. A przecież zadaniowy system czasu pracy ich nie wyklucza, o czym mylnie przekonani są niektórzy pracodawcy (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99, OSNP 2000/22/810). Wydaje im się, że tutaj normy czasu pracy się nie liczą, bo to pracownik decyduje, kiedy jakie zadania wykona oraz w jakim czasie. Tymczasem to nieprawda. Pracy musi być tyle, by zatrudniony mógł ją wykonać w ciągu ośmiu godzin pracy. Jest to niezwykle istotne, bo w razie stosowania systemu zadaniowego to pracodawca powinien wykazać, że powierzał podwładnemu zadania możliwe do wykonania w jego czasie pracy.

Bez zbędnych zakazów

Komunikat o niewysłaniu e-maili po godzinie 18.00 to pewnego rodzaju straszak nie tylko dla kadry zarządzającej, lecz także dla szeregowych pracowników, którzy niejednokrotnie, wymieniając korespondencję służbową w godzinach wieczornych, wymuszają ewentualne, ale nie zawsze zgodne z kodeksem godziny nadliczbowe. Firma może takie rozwiązanie ustalić w regulaminie pracy, czy też wewnętrznych procedurach. W takim jednak przypadku komunikat będzie wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla jego przełożonego, a wysyłanie maili po godz. 18.00, naruszyłby ustalony w zakładzie pracy porządek pracy. I tu warto postawić pytanie, czy takie nowatorskie rozwiązanie powinno iść aż tak daleko. Wydaje się, że nie, bo przecież nie chodzi o to, by zakazać nadgodzin, ale ograniczyć te nieuzasadnione.

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2014/035/i02.2014.035.21700030b.802.jpg@RY2@

Agata Kamińska radca prawny

Przepisy kodeksu pracy nie stanowią wprost, iż pracownik jest zobowiązany świadczyć pracę w nadgodzinach, niemniej należy przyjąć, iż obowiązek pracy po godzinach wynika z art. 100 par. 1 k.p. Zgodnie z nim pracownik zobowiązany jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Kiedy zatem polecenie dotyczące pracy nadliczbowej jest zgodne z prawem? Kodeks pracy przewiduje dwa typy takich sytuacji. Po pierwsze, konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a po drugie - szczególne potrzeby pracodawcy. Ponadto aktualność zachowuje orzecznictwo sądowe, zgodnie z którym pracownik nie może odmówić świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, gdy polecono mu wykonywać pracę innego rodzaju niż określona w umowie o pracę (wyrok SN z 1 sierpnia 1990 r., sygn. akt I PRN 7/90, LEX nr 83845) bądź też gdy jako podstawę odmowy wskazuje zmęczenie.

Skoro nieprzestrzeganie poleceń pracodawcy stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, a polecenie dotyczące świadczenia pracy nadliczbowej było zgodne z prawem, to pracodawca może zastosować wobec odmawiającego pracy po godzinach odpowiednie sankcje. W zależności od okoliczności może wymierzyć karę porządkową bądź nawet rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem lub (w wyjątkowych i szczególnych sytuacjach) bez wypowiedzenia.

Pracodawca może ustalić reguły świadczenia pracy nadliczbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę. Wówczas może promować ideę work-life balance, czyli koncepcję zachowania równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Ograniczenie wydawania przez przełożonych poleceń pracownikom, do wykonania po godzinach pracy, może stanowić element kultury korporacyjnej, tak jak wskazany na wstępie e-mail przypominający o czasie wolnym pracownika. Pracownik nie ma obowiązku sprawdzania służbowej poczty po godzinach pracy i zlecone mu zadanie w formie e-maila wykona dopiero dnia następnego, o ile nie zostanie o nim uprzedzony np. telefonicznie.

Katarzyna Dąbrowska

katarzyna.dabrowska@infor.pl