Uwaga! Akta osobowe w firmach rozrosną się do niebotycznych rozmiarów

Jedno nowe rozporządzenie, a skutki mogą być opłakane

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i dopuszczenie prowadzenia akt osobowych w sposób elektroniczny planowane jest od dłuższego czasu. Regulacje w tym zakresie zawiera projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (projekt w wersji z 19 września 2017 r.). Został on przyjęty przez Radę Ministrów 24 października i przekazany marszałkowi Sejmu (obecnie oczekuje na pierwsze czytanie). Początkowo przewidziane w nim zmiany miały wejść w życie 1 czerwca 2017 r. Z czasem jednak datę tę przesunięto o rok na 1 czerwca 2018 r., a teraz o kolejne pół roku, tj. na 1 stycznia 2019 r. Ale wraz z ostatnią wersją projektu ustawy upubliczniono po raz pierwszy też projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (projekt z 1 września 2019 r.). Ta, na pierwszy rzut oka niepozorna, propozycja nowego aktu wykonawczego wywraca do góry nogami ideę, jaka przyświecała tworzeniu przepisów o elektronizacji dokumentów kadrowych w firmach. Działy personalne miały mieć mniej pracy, ale jeśli zawarta w nim zmiana w obszarze dokumentacji czasu pracy wejdzie w życie, to będzie jej dużo więcej niż dotychczas. Nic zatem dziwnego, że dziś to nie zmiany ustawowe, a przede wszystkim te w przepisach wykonawczych budzą kontrowersje. I to z dwóch powodów.

Więcej dokumentów i wydłużony okres archiwizacji

Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem w nowych aktach pracowniczych mają być cztery, a nie jak dotychczas trzy części. Nowa część C będzie zawierała dokumenty związane z czasem pracy, a dotychczasowa część C stanie się częścią D. Oznacza to, że akta rozrosną się do niebotycznych rozmiarów, gdyż miesięcznie może się w nich pojawiać nawet kilkanaście kolejnych dokumentów (dotyczących jednego pracownika).

!Dziś to nie zmiany ustawowe, a te w przepisach wykonawczych przede wszystkim budzą kontrowersje. Jeśli dokumentacja czasu pracy wejdzie do akt pracowniczych, to działy personalne - mimo planowanej elektronizacji - będą mieć dużo więcej pracy niż dotychczas.

Znacznie wydłuży się także okres przechowywania akt pracowniczych. Dotychczas bowiem dokumentacja czasu pracy była przechowywana przez pracodawców przez okres 3 lat. Tyle bowiem - zgodnie z art. 291 k.p. - wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Po zmianach, jeśli dokumentacja czasu pracy stanie się częścią akt osobowych, będzie musiała być przechowywana analogicznie jak reszta akt, czyli przez 10 lub 50 lat. A to oznacza wielokrotne wydłużenie okresu przechowywania takich dokumentów i podniesienie kosztów archiwizacji danych przez pracodawców. W praktyce bowiem dokumentacja czasu pracy jednego pracownika z okresu 10 lat może obejmować nawet kilka segregatorów. Warto przy tym zauważyć, że wprawdzie w mediach dużo się pisze o skróceniu okresu przechowywania akt do 10 lat, ale już mniej o tym, kiedy to będzie możliwe i pod jakimi dodatkowymi warunkami. A te nie są proste do spełnienia w praktyce.

RAMKA

10-letni okres archiwizacji fikcją?

● z przepisów przejściowych zawartych w projekcie ustawy wynika, że akta pracowników zatrudnionych przed reformą emerytalną, czyli przed 1 stycznia 1999 r., muszą być przechowywane według dotychczasowych zasad, a więc 50 lat.

● warunkiem skorzystania z 10-letniego okresu przechowywania akt osobowych jest złożenie w ZUS raportu informacyjnego za ogół zatrudnionych za 20 lat. Musi on bowiem obejmować okres od 1999 r. do 2018 r. W raporcie tym mają być dane dotyczące wypłaconego przychodu, które są niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, oraz inne dane dotyczące m.in. pracy w szczególnych warunkach czy daty, trybu i podstawy prawnej rozwiązania ostatniego stosunku pracy. Od razu widać, że jego sporządzenie nie będzie łatwe, a okres 20 lat tylko pogarsza sprawę - raport musi być bowiem przekazany za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. W praktyce więc wiele firm takich raportów nie złoży, co będzie oznaczało przechowywanie dokumentacji przez 50 lat. A jeśli w jej skład wejdzie czas pracy, to jej rozmiar będzie wielokrotnie większy niż dotychczas.

ⒸⓅ

Powstaje pytanie, czy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projektując nowe rozporządzenie brało pod uwagę, że takie mogą być skutki jego wprowadzenia. Niestety, na to pytanie nie odpowiada uzasadnienie projektu. Zapytaliśmy więc o to resort pracy wprost. Niestety, do dnia zamknięcia niniejszego wydania nie uzyskaliśmy odpowiedzi.

Zanim jednak szczegółowo omówimy zmiany zaproponowane w projekcie rozporządzenia, warto przypomnieć, jak obecnie wygląda dokumentacja pracownicza oraz co zmienią przyszłe regulacje ustawowe dotyczące elektronizacji akt. Dopiero na tym tle można bowiem dostrzec zagrożenia, które wiążą się z wejściem w życie projektowanych przepisów wykonawczych.

PROJEKT USTAWY

I tak, zgodnie z projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dokumentacja pracownicza będzie mogła mieć jedną z dwóch postaci - papierową lub elektroniczną, przy czym ta druga forma będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną w formie papierowej. W trakcie okresu zatrudnienia pracownika pracodawca będzie miał również prawo do zmieniania formy, w jakiej prowadzi dokumentację. Zmiana z wersji papierowej na elektroniczną będzie wymagała odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Natomiast zmiana w drugą stronę będzie z kolei oznaczała sporządzenie wydruku wszystkich dokumentów z akt i opatrzenie ich podpisem pracodawcy, który będzie jednocześnie potwierdzał zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Co ważne, w projektowanym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej zastrzeżono jednak wyraźnie, że akta osobowe tego samego pracownika nie mogą być prowadzone jednocześnie w postaci papierowej i elektronicznej, co w przypadku zmian dotyczących czasu pracy ma ogromne znaczenie (o czym szerzej piszemy dalej).

@RY1@i02/2017/223/i02.2017.223.18300020a.801.jpg@RY2@

Takie zamieszanie może powstać w działach kadrowych

OBECNE ROZPORZĄDZENIE

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami akta osobowe nie zawierają dokumentów z zakresu czasu pracy. Te są przechowywane odrębnie. W rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; dalej jako rozporządzenie w sprawie akt osobowych) dokumentacji z zakresu czasu pracy dotyczą tylko dwa przepisy - par. 8 oraz par. 8a. Pierwszy z nich określa, jakie informacje powinny być rejestrowane w kartach czasu pracy, a drugi zobowiązuje pracodawców dołączanie do kart ewidencji czasu pracy wniosków pracowników o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za przepracowane nadgodziny.

3 lata przez taki okres przechowujemy dokumentację czasu pracy dziś

10 albo 50 lat tak długo będziemy przechowywać dokumenty dotyczące czasu pracy po zmianach, gdy staną się one częścią akt osobowych

W praktyce zatem dokumentacja czasu pracy jest prowadzona odrębnie poza aktami osobowymi - częściowo lub w całości elektronicznie. I co ciekawe, mimo sporów doktrynalnych - czy karta czasu pracy musi mieć postać papierową, czy może być elektroniczna. Państwowa Inspekcja Pracy od lat zezwala bowiem na prowadzenie ewidencji czasu pracy elektronicznie z możliwością wydruku w razie kontroli, a także na wniosek pracownika. Taka też jest przeważająca praktyka - większość firm prowadzi karty ewidencji elektronicznie w arkuszach kalkulacyjnych, systemach RCP czy do zarządzania czasem pracy bądź też w systemach kadrowo-płacowych. Pilnują przy tym jedynie, aby znalazły się w nich informacje wymagane przez par. 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.

WAŻNE

W projektowanym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej zastrzeżono wyraźnie, że akta osobowe tego samego pracownika nie mogą być prowadzone jednocześnie w postaci papierowej i elektronicznej. A to w przypadku zmian dotyczących czasu pracy ma ogromne znaczenie.

KODEKS PRACY

O formie prowadzenia dokumentów z zakresu czasu pracy mówią też niektóre przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 129 par. 3 k.p. harmonogramy czasu pracy mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez pracodawców systemów do zarządzania czasem pracy lub kadrowo-płacowych z modułem czasu pracy nie ma potrzeby ich drukowania, a pracownik może zostać z nimi zapoznany także w formie elektronicznej. Ponadto przepisy nie przewidują obowiązku potwierdzenia przez pracownika, że został zapoznany z harmonogramem czasu pracy.

Bezwzględnie jednak pisemną formę muszą mieć dwa rodzaje wniosków składanych przez pracowników: o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (art. 151² par. 1 k.p.) oraz o wyjście prywatne (art. 151 par. 2¹ k.p.).

Co trafia do teczki zatrudnionego

Bez względu na formę wszystkie powyższe dokumenty (zarówno te, o których mowa w kodeksie pracy, jak i te wskazane w rozporządzeniu w sprawie akt osobowych) są przechowywane poza aktami osobowymi, co jest dla pracodawców dużym ułatwieniem. I co bardzo ważne - część z nich może mieć formę elektroniczną, a część papierową i nie stanowi to żadnego ryzyka w razie kontroli PIP (z wyłączeniem wspomnianych wniosków o odbiór czasu wolnego za nadgodziny oraz o wyjście prywatne). To jednak ulegnie zmianie po wejściu w życie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Obecnie w aktach osobowych przechowywane muszą być jedynie formalne wnioski pracowników o:

● zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.),

● wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),

● wprowadzenie systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.),

● poinformowanie przez pracodawcę Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnianiu pracowników nocnych (art. 151⁷ par. 6 k.p.).

W praktyce przechowuje się w nich także:

● zgody na pracę w nadgodzinach, w nocy czy na odbywanie delegacji pracowników, których obowiązują w tym zakresie zakazy ze względu na ciążę czy rodzicielstwo (art. 178 k.p.),

● wnioski o tzw. ruchomy czas pracy (art. 140¹ k.p.).

W takim podziale jest więc pewna logika, gdyż do akt osobowych trafiają jedynie dokumenty najważniejsze od strony kadrowej i regulujące organizację czasu pracy w sposób długofalowy. Poza aktami pozostają zaś wszystkie dokumenty tworzone co miesiąc, czyli:

● harmonogramy czasu pracy,

● wnioski o odbiory czasu wolnego za nadgodziny i wyjścia prywatne,

● karty ewidencji czasu pracy.

I tu należy od razu zauważyć, że dokumentów z tej drugiej części jest wielokrotnie więcej - od kilku do nawet kilkunastu miesięcznie na każdego pracownika.

Ruch zaskakujący i... paraliżujący

Umieszczenie w aktach osobowych wszystkich dokumentów z czasu pracy nie ma w praktyce uzasadnienia i utrudni pracę działom kadr. Będą mieć do wyboru: wydrukować dokumenty elektroniczne albo zeskanować tony papierów

Po zmianach, które mają zostać wprowadzone od 2019 r., w części C akt osobowych mają znaleźć się dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy i będą to wszystkie dokumenty z tego zakresu, a więc nie tylko te, które dotychczas były w aktach w części B, ale też te pozostające poza aktami osobowymi pracowników. Szczegółowe zestawienie w tym zakresie zawiera tabela.

Tabela. Jak mogą się zmienić akta osobowe

Rubryki: "Stare akta osobowe" i "Wymagana forma dokumentu" dotyczą akt prowadzonych w oparciu o aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie akt osobowych z 1996 r. Natomiast rubryka: "Nowe akta osobowe" dotyczy projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z 1 września 2017 r., które ma wejść w życie od 1 stycznia 2019 r.

1.	Karta ewidencji czasu pracy	poza aktami	pisemna lub elektroniczna	część C	Zgodnie z projektem karta ma być na okres rozliczeniowy
2.	Kopia harmonogramu czasu pracy potwierdzona przez pracownika	poza aktami	pisemna lub elektroniczna	część C	Obecnie nie ma wymogu potwierdzania przez pracownika otrzymania kopii harmonogramu
3.	Wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny	poza aktami	tylko pisemny	część C
4.	Wniosek o wyjście prywatne	poza aktami	tylko pisemny	część C	W projektowanym przepisie jest adnotacja: "jeżeli pracownik odpracowuje czas zwolnienia", a więc gdy nie odpracowuje zwolnienia, wniosku może nie być w aktach osobowych
5.	Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy	w aktach w części B	tylko pisemny	część C
6.	Wniosek o system skróconego tygodnia pracy	w aktach w części B	tylko pisemny	część C
7.	Wniosek o system weekendowy	w aktach w części B	tylko pisemny	część C
8.	Wniosek o tzw. ruchomy czas pracy	w aktach w części B	tylko pisemny	część C	Rozporządzenie z 1996 r. Nie wymienia takiego dokumentu w części B, jednak tak jest on w praktyce przechowywany
9.	Uzgodnienie zadań wykonywanych w systemie zadaniowym	poza aktami	pisemna lub elektroniczna	część C	W praktyce w wielu firmach nie ma żadnych dokumentów potwierdzających uzgodnienie zadań
10.	Polecenia pracy w godzinach nadliczbowych	poza aktami	brak wymogu co do formy, może być także ustne	część C	Projekt zakłada znaczne sformalizowanie procesu polecania nadgodzin w porównaniu do dotychczasowej regulacji
11.	Polecenia pełnienia dyżurów	poza aktami	brak wymogu co do formy, może być także ustne	część C	Projekt zakłada znaczne sformalizowanie procesu polecania dyżurów w porównaniu do dotychczasowej regulacji
12.	Uzgodnienie terminu udzielenia dnia wolnego od pracy	poza aktami	brak wymogu co do formy, może być także ustne	część C	Projekt zakłada znaczne sformalizowanie procesu udzielania dnia wolnego w porównaniu do dotychczasowej regulacji
13.	Zgoda rodzica dziecka do lat 4 na uchylenie zakazów z art. 178 par. 2 k.p. (w tym m.in. zatrudniania w nadgodzinach i porze nocnej)	w aktach w części B	tylko pisemna	część B i część C	Rozporządzenie o aktach z 1996 r. nie wymienia takiego dokumentu w części B, jednak tak jest on w praktyce przechowywany
14.	Zgoda kobiety w ciąży na uchylenie zakazów z art. 178 par. 1 k.p. (tj. delegowania poza stałe miejsce pracy i zatrudniania w systemie przerywanego czasu pracy)	w aktach części B	tylko pisemna	część B i część C	Rozporządzenie o aktach z 1996 r. nie wymienia takiego dokumentu w części B, jednak tak jest on w praktyce przechowywany
15.	Wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy	w aktach w części B	tylko pisemny	część B	Zgodnie z projektem to jedyny dokument związany z czasem pracy, którego nie ma w części C, a jest w części B nowych akt osobowych (tak jak i obecnie)

ⒸⓅ

Oceniając globalnie powyższą zmianę, należy stwierdzić, że umieszczenie w aktach osobowych wszystkich dokumentów, które dotyczą czasu pracy, nie ma w praktyce uzasadnienia i znacznie utrudni prowadzenie dokumentacji z tego zakresu. Za błąd należy uznać w szczególności obowiązek zamieszczenia niektórych dokumentów w dwóch częściach akt osobowych B i C (pkt 13 i 14 tabeli), gdyż oznaczałoby to konieczność ich sporządzenia w większej liczbie egzemplarzy, co nie ma żadnego uzasadnienia. Niekonsekwencją wydaje się również zamieszczenie jednego tylko wniosku związanego z pracą w nocy w części B akt osobowych, podczas gdy wszystkie dokumenty są w części C przeznaczonej tylko dla problematyki czasu pracy (pkt 15 tabeli).

Należy jeszcze podnieść, że zasadnicze wątpliwości budzi pomysł zamieszczania w aktach osobowych dokumentów związanych z polecaniem godzin nadliczbowych (pkt 10 tabeli). Działanie to można uznać za zaostrzające wymagania kodeksowe, gdyż art. 151 k.p., nie wprowadza żadnej formy dla polecenia nadgodzin. Co ważne, orzecznictwo Sądu Najwyższego od lat potwierdza, że polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga żadnej szczególnej formy i nie musi być wyraźne (por. przykładowo wyrok SN z 25 sierpnia 2004 r., sygn. akt I PK 707/03), a akceptowane jest polecenie ustne czy wręcz dorozumiane.

Jaką formę wybrać - papierową czy elektroniczną?

Biorąc pod uwagę powyższą tabelę - opisującą nową część C akt osobowych oraz obowiązek zamieszczania w ich części B także dokumentów związanych z "ubieganiem się i korzystaniem" z urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14 (co również jest nowością w porównaniu do obecnego stanu prawnego) - decyzja ta nie będzie łatwa. W aktach osobowych trzeba będzie bowiem przechowywać znacznie więcej dokumentów niż dotychczas.

PRZYKŁAD 1

Piętnaście tysięcy nowych dokumentów

Pracodawca - duża sieć handlowa zatrudnia 1000 pracowników, którzy pracują w systemie równoważnego czasu pracy w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych. Układane są dla nich harmonogramy czasu pracy, które zmieniają się kilka razy w miesiącu w związku z absencjami i rotacją pracowników. Pracownicy pracują w godzinach nadliczbowych i odbierają czas wolny za część przepracowanych nadgodzin na podstawie składanych przez nich pisemnych wniosków, a także korzystają z wyjść prywatnych.

Zakładając więc - minimalnie - że obok karty ewidencji czasu pracy w skali miesiąca wystąpi jedna zmiana harmonogramu, jedno polecenie nadgodzin, jeden wniosek o odbiór czasu wolnego, oznacza to 5000 dokumentów miesięcznie (1000 osób x 5 dokumentów), które powinny się znaleźć w aktach, a często będzie to znacznie więcej - nawet 10-15 tys. dokumentów.

PRZYKŁAD 2

Kilkadziesiąt wniosków o urlop i opiekę

W aktach osobowych mają się znaleźć dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy, a więc również niezaakceptowane wnioski urlopowe z adnotacją, że pracodawca/przełożony nie wyraża zgody na urlop. To zaś oznacza, że w przypadku jednego pracownika może to być nawet kilkanaście dokumentów rocznie, a licząc z wnioskami o opiekę nad dzieckiem do lat 14, która od 2016 r. może być udzielana w godzinach, ich liczba może wzrosnąć do kilkudziesięciu dokumentów rocznie na osobę zatrudnioną.

Zakładając, że pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt pracowniczych w tradycyjnej papierowej postaci, oznacza to ogromne obciążenie pracą biurową działu kadr, gdyż do akt osobowych będzie wpinanych miesięcznie setki, jeśli nie tysiące dokumentów. A samo wpięcie to nie wszystko. Nie zmienia się bowiem wymóg ich ułożenia w porządku chronologicznym, ponumerowania oraz sporządzenia wykazu dokumentów zawartych w danej części akt osobowych. Efekt? Gotowe teczki produkowane na akta będą szybko za małe i trzeba będzie dokumenty przepiąć do segregatora. Ponadto problemem będzie wygenerowanie wszystkich dokumentów z zakresu czasu pracy w formie papierowej, co znacznie wydłuży proces ich kompletowania.

PRZYKŁAD 3

Tony papieru do segregatorów

Firma ma system do zarządzania czasem pracy połączony z indywidualnym portalem dla pracowników, co oznacza, że elektroniczne są harmonogramy czasu pracy, zmiany do harmonogramów, wnioski urlopowe i o opiekę nad dzieckiem do lat 14 oraz karta ewidencji czasu pracy. W formie papierowej są składane jedynie wnioski o odbiory godzin nadliczbowych oraz o wyjścia prywatne, gdyż przepisy kodeksu pracy tego wymagają.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje, że akta osobowe będą papierowe, trzeba będzie wydrukować każdy harmonogram czasu pracy i jego kopia będzie musiała zostać potwierdzona podpisem własnoręcznym pracownika. Papierowe będą musiały być także wnioski urlopowe i o opiekę oraz ewidencja, co będzie oznaczało znacznie więcej pracy dla kadry kierowniczej odpowiedzialnej w wielu firmach za czas pracy. Wszystkie te dokumenty trzeba będzie następnie dostarczyć do działu kadr, który będzie je musiał wpiąć do akt osobowych.

Niestety, nie mniej pracy będzie w przypadku akt elektronicznych, gdyż - z wyłączeniem nowo zatrudnianych pracowników - oznacza to skanowanie całych dotychczasowych akt. Należy bowiem pamiętać, że akta osobowe tego samego pracownika nie mogą być jednocześnie prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że np. w formie papierowej nie można pozostawić części akt, dotyczących zamkniętego okresu sprzed decyzji o prowadzeniu tej dokumentacji w formie elektronicznej. Trzeba bowiem wybrać jedną ze wskazanych możliwości i zastosować ją względem wszystkich dokumentów, które wchodzą w zakres akt pracownika. A zeskanowanie akt osób zatrudnionych w firmach po kilka czy kilkanaście lat jest równoznaczne z koniecznością skopiowania (odwzorowania cyfrowego) ogromnej liczby dokumentów, które następnie należy podpisać za pośrednictwem podpisu elektronicznego, potwierdzając w ten sposób ich zgodność z oryginałem. W takich przypadkach stare, papierowe teczki będą oddawane pracownikom, którzy mogą je nadal przechowywać. Na szczęście ten proces jest jednorazowy i nie obciąży na stałe działów kadr ogromem pracy biurowej - co wydaje się przemawiać jednak za takim rozwiązaniem. Wtedy bowiem wszystkie aplikacje wewnętrzne do elektronicznego obiegu dokumentów będą nadal w pełni funkcjonalne, a dokumenty w nich wygenerowane trzeba będzie jedynie przetransferować do nowej elektronicznej teczki osobowej - co znowu jest prostsze niż wpinanie do tradycyjnych teczek dużej liczby dokumentów.

Karta ewidencji czasu pracy

Niestety w nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej zaproponowano także spore zmiany co do wyglądu samej karty ewidencji czasu pracy. Przede wszystkim ma to być karta ewidencji za okres rozliczeniowy. Tymczasem dotychczasowe przepisy nie wprowadzały wymogu co do okresu, jaki ma być w niej ujęty. W praktyce więc większość firm ma miesięczne karty czasu pracy, i to nawet wtedy, gdy pracownicy są zatrudnieni w dłuższych okresach rozliczeniowych czasu pracy. Problemem wynikającym z nowego rozporządzenia będzie także brak jednolitego wyglądu karty dla ogółu zatrudnionych w przypadku firm, w których stosowanych jest kilka długości okresu rozliczeniowego.

PRZYKŁAD 4

Trzy okresy, trzy różne formaty

U pracodawcy będącego firmą produkcyjną obowiązują trzy długości okresu rozliczeniowego:

● 1-miesięczny dla pracowników administracyjno-biurowych,

● 3-miesięczny dla magazynu,

● 12-miesięczny dla produkcji.

Jeśli projekt rozporządzenia zostanie utrzymany w obecnym kształcie, to po wejściu w życie jego przepisów firmy będą musiały utrzymywać trzy różne karty czasu pracy: 1-miesięczną, 3-miesięczną i 12-miesięczną.

Zmienić ma się również szczegółowość karty, gdyż w projekcie rozporządzenia przewidziano, że ma być w niej ujęta nie tylko liczba przepracowanych godzin, ale również ich rozkład w dobach. To zaś oznacza, że nie wystarczy już wpisać 8 czy 10 godzin, lecz trzeba określić wyraźnie, od której do której godziny praca miała miejsce w danym dniu. W przypadku pracodawców prowadzących elektroniczne ewidencje czasu pracy nie będzie to żadnym problemem, gdyż takie dane są pokazywane we wszystkich systemach. Jednak w firmach, w których ewidencje są prowadzone papierowo przez kierowników działów kadr, będzie to oznaczało znacznie więcej pracy. Trzeba bowiem będzie nanieść godziny pracy z harmonogramu lub z wykonania faktycznego, gdy było ono inne od planowanego w grafiku.

Nowością jest również konieczność wskazywania miejsca pełnienia dyżurów, a także wpisywania podstaw prawnych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Tak więc oceniając powyższe globalnie, należy stwierdzić, że również sam proces prowadzenia ewidencji czasu pracy będzie bardziej czasochłonny dla pracodawców, gdyż trzeba będzie wpisywać większą ilość danych do kart czasu pracy.

Pracodawcy będą skazani na e-kartotekę

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych, przewidziane w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zamiast ułatwić, mogą utrudnić życie pracodawcom. Firmy będą zabiegać o zmiany

Dotychczas wydawało się, że zmiany związane ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zmierzają w dobrym kierunku. Diabeł jednak, jak zawsze, tkwi w szczegółach. Tym razem w akcie wykonawczym do ustawy. W projekcie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zaproponowano bowiem inny niż dotychczasowy schemat prowadzenia akt osobowych. Będą się one składały z czterech, a nie jak obecnie z trzech części. Jedna z nich - tj. nowa część C - ma zawierać dokumenty, których dotychczas w tych aktach nie było, a mianowicie dotyczące czasu pracy.

Ta zmiana budzi obawy ekspertów. Ich zdaniem przyniesie ona pracodawcom więcej szkód niż pożytku. - To zupełnie niepotrzebna propozycja - stwierdza prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, doradca prezydenta Pracodawców RP ds. prawa pracy. - Nie ma uzasadnienia, aby wszystkie dokumenty, które dotyczą czasu pracy, znalazły się w aktach osobowych. To znacznie utrudni prowadzenie dokumentacji - dodaje.

Tę opinię podzielają inni eksperci. Ale wskazują również, że pewne uporządkowanie dokumentacji w obszarze czasu pracy by się przydało. - Przede wszystkim trzeba podkreślić, że dokumenty pracownicze dotyczące czasu pracy i urlopów wypoczynkowych są oczywiście ściśle związane z prawami i obowiązkami pracowników, a obecnie rozporządzenie nie przewiduje dla tego typu dokumentacji właściwego miejsca - zauważa Piotr Wojciechowski, adwokat prowadzący Kancelarię Prawa Pracy. Jego zdaniem przez to niejednokrotnie w praktyce harmonogramy czy ewidencje czasu pracy lub tzw. karty lub wnioski urlopowe leżą, gdzie chcą albo też na dobrą sprawę w ogóle może ich nie być. Przy czym to oczywiście skrajności. Wiele firm bowiem już dziś skrzętnie przechowuje te dokumenty - tyle, że poza teczkami osobowymi. Są one bowiem potrzebne w razie sporów pomiędzy pracownikami i pracodawcami dotyczących czasu pracy, w tym w szczególności nadgodzin czy udzielonego urlopu wypoczynkowego. - Jak rozumiem, projektowane przepisy mają uporządkować ten stan. Proponując, w ramach kolejnych zmian, z dodawaniem dokumentacji czasu pracy do już i tak opasłych teczek osobowych należy jednak być dość ostrożnym - pamiętając przy tym, do czego służą akta osobowe. Ich podstawowym celem jest przecież rejestracja informacji o samym fakcie zatrudnienia, jego przebiegu oraz zakończeniu dla celów dowodowych. Mają więc one służyć obu stronom stosunku pracy do potwierdzenia, że takie okoliczności miały miejsce. Natomiast włączając informacje o czasie pracy i urlopach do akt osobowych, resort pracy uznał, że waga gatunkowa tych dokumentów jest na tyle istotna, że nie mogą one "fruwać" gdzie chcą. I w tym przypadku trudno się z tym nie zgodzić - zauważa mecenas Wojciechowski.

Analogowy koszmar

Skutek zmian będzie jednak taki, że akta będą puchły m.in. od pojawiającej się w nich co miesiąc nowej karty ewidencji czasu pracy oraz co roku nowych kart urlopowych. Eksperci wskazują przy tym, że to, czy zmiany mocno obciążą służby kadrowe w firmach, będzie zależało od tego, czy pracodawcy pozostaną przy papierowych aktach, czy zdecydują się na ich elektronizację. - Zmiany w rozporządzeniu wejdą w życie po wprowadzeniu możliwości elektronizacji akt. Przy czym już dzisiaj większość dokumentacji dotyczącej czasu pracy jest tworzona wyłącznie w formie elektronicznej i nie budzi to żadnych sprzeciwów służb kontrolno-nadzorczych. W takiej sytuacji praktycznie nie nastąpi wzrost liczby dokumentów tworzonych przez pracodawcę, a wyłącznie ich przeszeregowanie - wskazuje mecenas Wojciechowski.

- Oczywistą konsekwencją wprowadzenia nowej części C do akt osobowych będzie dodatkowe obciążenie służb kadrowych - uważa Grzegorz Orłowski, radca prawny i partner w kancelarii Orłowski-Patulski-Walczak. Jego zdaniem druga strona medalu jest jednak taka, że włączenie dokumentacji czasu pracy do tych akt może spowodować upowszechnienie elektronicznej dokumentacji w firmach - taka zmiana przepisów może bowiem znacznie przyśpieszyć decyzje o ich wdrożeniu. Jednocześnie zaznacza jednak, że logikę i zasadność rozwiązań przyjętych w projekcie rozporządzenia można będzie w pełni ocenić dopiero, gdy poznamy ostateczną wersję ustawy przewidującej skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizację.

- Jeżeli zostanie dopuszczone stosowanie elektronicznej formy akt bez konieczności tworzenia papierowego duplikatu i - mam nadzieję - zostanie wprowadzona elektroniczna forma czynności dotyczących stosunku pracy, to włączenie szczegółowej tematyki czasu pracy do akt osobowych będzie tylko kwestią techniczną i w dłuższym okresie nie spowoduje negatywnych konsekwencji. Natomiast dla tych, którzy pozostaną przy formie papierowej, to będzie istny koszmar organizacyjny i niesamowita gratka dla producentów segregatorów. Nie widzę też racjonalnych przesłanek dla włączania do akt papierowych dokumentacji operacyjnej związanej z czasem pracy. Co więcej, nie bardzo sobie wyobrażam papierowe prowadzenie tej części akt ze względu na liczbę zdarzeń, które na bieżąco trzeba będzie dokumentować. Moim zdaniem to obowiązek niewykonalny. Komu ma to pomóc? Na pewno nie pracownikom i pracodawcom - stwierdza mecenas Orłowski.

Przekonuje jednocześnie, że jeżeli będzie można zelektronizować formy komunikowania się z pracownikiem i formy różnych czynności ze stosunku pracy (np. wniosek o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych czy wniosek o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy), wówczas to, gdzie będzie przechowywana dokumentacja związana z czasem pracy, przestanie mieć znaczenie. - Dla przyzwyczajonych do formy papierowej będzie to jednak istna udręka. I oni już dziś powinni rezerwować środki finansowe na nowe segregatory i papier - podkreśla.

Nadchodzi era cyfrowa

- Współczesne służby kadrowo-płacowe w licznych organizacjach, w których doradzam, to połączenie człowieka i maszyny, czyli komputera. To system dzisiaj segreguje, wczytuje, liczy i wykonuje wiele innych czynności kadrowo-płacowych. Rolą pracownika jest wyłącznie koordynacja systemu i jego kontrola - mówi Piotr Wojciechowski.

Przyznaje jednak, że oczywiście są jeszcze takie jednostki, gdzie wszystko robi się ręcznie, w tym ręcznie sporządza się karty urlopowe i ewidencje czasu pracy. W ich przypadku teczki osobowe będą imponujących rozmiarów, bo znajdziemy w nich ewidencję i urlopy z 10 ostatnich lat zatrudnienia. - Takie obrazki przechodzą jednak obecnie do historii służb kadrowo-płacowych. Znajdujemy się bowiem obecnie w erze analogowo-cyfrowej. I choć w stosunkach pracy jesteśmy jeszcze uczepieni papieru, to już coraz bardziej i otwarcie adorowani przez zapis cyfrowy - zauważa mecenas Wojciechowski.

Podkreśla jednak, że podstawowym problemem związanym z digitalizacją dokumentacji będzie odpowiednie przebudowane systemu informatycznego, który będzie musiał skutecznie radzić sobie z ich właściwą archiwizacją. - Naszą rolą będzie wyłącznie potrzeba adaptacji, ale w tym przypadku proponowane zmiany oceniam bardzo dobrze. Wychodzą one naprzeciw oczekiwaniom współczesności i przede wszystkim dają wybór pomiędzy starą a nową wersją, nie narzucając jednej właściwej - konkluduje.

Zgadza się z nim również Anna Telec, radca prawny prowadzący Kancelarię Prawa Pracy. - Obecnie firmy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w postaci papierowej, a zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, dokumenty w wersji elektronicznej należy traktować jako formę pomocniczą, obok obligatoryjnej kartoteki papierowej. Digitalizacja natomiast przyśpieszy proces opracowania dokumentów i skróci czas ich przeszukiwania. Obniży także koszty prowadzenia ewidencji oraz poprawi czytelność samych dokumentów - w wersji elektronicznej nie podlegają bowiem zużyciu - zauważa.

Urszula Mirowska-Łoskot

urszula.mirowska@infor.pl

PODSUMOWANIE

@RY1@i02/2017/223/i02.2017.223.18300020a.101(c).jpg@RY2@

Łukasz Prasołek

specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP oraz SN