Podwładny reprezentantem pracodawcy

Blisko połowa osób podejmuje decyzje zakupowe na podstawie rekomendacji znajomych i rodziny. Jest to zatem najskuteczniejszy sposób reklamy zarówno marki, jak i konkretnego produktu. Nie da się bowiem kupić zaufania, jakim obdarzają się wzajemnie osoby bliskie. Ponadto po pojawieniu się na rynku smartfonów ze stałym dostępem do internetu znacząco zmienił się również sposób informowania znajomych za pomocą mediów społecznościowych o tym, co się w danej chwili robi i z jakich usług się właśnie korzysta. Internauci oznaczają się w lokalach gastronomicznych, na konkretnych wydarzeniach, z określonymi ludźmi. Publikują też zdjęcia z miejsca pracy. Zagraniczne korporacje doskonale o tym wiedzą i chcą wykorzystać powyższe trendy do celów sprzedażowych. Dlatego popularne są u nich programy tzw. employee advocacy. Co to takiego? W skrócie jest to promowanie firmy przez jej pracowników, przede wszystkim z wykorzystaniem ich prywatnych kanałów, zwłaszcza w mediach społecznościowych.

RAMKA 1

Przeszczepianie amerykańskich wzorców

Pierwsze wzmianki o employee advocacy można znaleźć na stronach internetowych już z 1996 r. Przez lata ta kwestia występowała jednak głównie jako ciekawostka w periodykach dotyczących zagadnień z zakresu HR. Od czasu do czasu w Stanach Zjednoczonych wielkie korporacje w celu stworzenia bardziej otwartego środowiska pracy eksperymentowały m.in. z implementacją programów employee advocacy. Przykładem takich firm są chociażby IBM oraz Adobe - giganci branży IT.

Dziś coraz więcej korporacji wdraża employee advocacy do swoich programów aktywizacji pracowników (w Stanach Zjednoczonych już blisko 30 proc. firm). I mają z tego tytułu mierzalne korzyści. Z badań Instytutu Hinge i Social Media Today wynika, że 27,1 proc. amerykańskich firm, które w 2015 r. uwzględniły taki sposób wykorzystywania pracowników do promocji, zanotowały ponad 20-procentowy przyrost dochodów.

Czy jednak można zastosować programy employee advocacy rodem z amerykańskich korporacji w europejskich firmach? Oczywiście, natomiast prawdopodobnie będą one mniej skuteczne. Dlaczego? Otóż z badania "Social Media Employee Advocacy: Tapping Into the Power of an Engaged Workforce" autorstwa Eda Terpeninga, analityka firmy Altimeter, wynika, że 49 proc. mieszkańców Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej chętnie udostępnia informacje o miejscu zatrudnienia, ponieważ chce, by ich znajomi wiedzieli więcej o tym, czym się zajmują na co dzień. Dla porównania tak samo odpowiedziało już tylko 29 proc. respondentów z Europy.

- Myślę, że wynika to ze znacznie wyższych standardów dbania o prywatność u Europejczyków niż u Amerykanów. Tutejsi [europejscy - red.] pracownicy nie widzą potrzeby, by dzielić się na prywatnych profilach social media tym, czym zajmują się w pracy - pisze Terpening w swoim raporcie. ⒸⓅ

I choć w Polsce wciąż mało kto słyszał o employee advocacy, to istnieje branża, która na rodzimym rynku ochoczo przyjęła tego typu rozwiązanie i zaczyna proponować je różnym przedsiębiorstwom. Mowa o branży reklamowej.

WAŻNE

Employee advocacy to w uproszczeniu promowanie firmy przez jej pracowników przede wszystkim z wykorzystaniem ich prywatnych kanałów, zwłaszcza w mediach społecznościowych.

Narzędzie reklamy

- Wykorzystywanie employee advocacy robi się w ostatnim czasie coraz bardziej popularne - twierdzi Marcin Żukowski z agencji interaktywnej Mint Media i autor książki "Ty w social mediach. Podręcznik budowania marki osobistej dla każdego". Dodaje, że na szkoleniach coraz więcej osób pyta o to zagadnienie, a zwłaszcza jaki jest najlepszy sposób na dotarcie z reklamą do znajomych w social mediach, a także jakie zdjęcia czy treści powinno się zamieszczać, a jakich nie.

Korzyści z wykorzystywania tego narzędzia dostrzegają też inni.

- To wiarygodny sposób na budowanie pozytywnego wizerunku marki - mówi nam Justyna Jasińska, content designer w Social Lama. Podkreśla przy tym, że to pracownicy świadczą o jakości produktów czy usług oferowanych przez markę, gdyż mają najlepszą wiedzę na temat szczegółów ich działania - zarówno wad, jak i zalet.

- Utożsamienie pracownika z marką działa na korzyść firmy. Dowodzi, że oferowane produkty czy usługi są wysokiej jakości i warte wyboru spośród tych o innym logo - kwituje Jasińska.

Nieformalny obowiązek

Jak dowiadujemy się od Marcina Żukowskiego, opisywanym zagadnieniem interesują się też polskie przedsiębiorstwa. Pytają o możliwość jego wdrożenia we własnych zakładach pracy, a agencje PR chętnie dzielą się swoją wiedzą na ten temat. Przykładowo z tego typu programem eksperymentuje ponoć jeden z największych banków w Polsce.

Jak już wspomniano, , Europejczycy, a więc również Polacy, dużo mniej chętnie niż Amerykanie zamieszczają informacje o pracy na swoich prywatnych profilach w mediach społecznościowych. Mimo to polskie agencje PR nie stronią od tego, by konieczność partycypacji w employee advocacy wpisywać do umów z pracownikami.

- Zawieranie w umowach klauzuli o prawnym zobowiązaniu pracownika do działań na rzecz marki na gruncie prywatnym jest swego rodzaju ograniczeniem wolności. Nie rekomendujemy więc takiego rozwiązania - wyjaśnia Justyna Jasińska.

Jednak zdaniem Roberta Stępnia, radcy prawnego w Kancelarii Prawnej Raczkowski Paruch, wpisanie tej kwestii do umowy skutkowałoby większą przejrzystością i świadomością obowiązków obu stron.

- Pracownik w takim przypadku wiedziałby dokładnie, czego się od niego oczekuje, zaś pracodawca mógłby go wtedy z tych obowiązków rozliczać - uważa mecenas Stępień.

W jaki więc sposób agencje PR aktywizują swoich pracowników do promocji?

- Budujemy pozytywne relacje z pracownikiem poprzez różnego rodzaju konkursy, eventy czy pokazywanie jego wizerunku na oficjalnych profilach firmowych w mediach społecznościowych - tłumaczy Jasińska.

Dodaje, że ten ostatni sposób jest szczególnie często praktykowany. Firma udowadnia wówczas, że dana osoba przyczynia się do rozwoju marki, a więc jest jej potrzebna. Taką informacją pracownicy częściej chcą się bowiem chwalić i decydują się udostępnić post również na swoim prywatnym profilu.

- To rozwiązanie przynosi obopólne korzyści - zarówno dla wizerunku marki, jak i osoby dla niej pracującej, a satysfakcja jest lepszą formą napędu do dalszego działania niż prawne zobowiązanie w postaci spisanej umowy - uważa Jasińska.

Z kolei Marcin Żukowski mówi nam, że zna przypadki firm, które nawet wspierają finansowo promocję niektórych treści przez pracowników na prywatnych kontach w mediach społecznościowych.

30 proc. taki odsetek firm w Stanach Zjednoczonych stosuje employee advocacy w swoich programach aktywizacji pracowników

49 proc. mieszkańców USA 29 proc. Europejczyków taki odsetek ankietowanych twierdzi, że chętnie udostępnia w mediach społecznościowych informacje o firmie, w której pracuje, ponieważ chce, by ich znajomi wiedzieli więcej o tym, czym się zajmują na co dzień

Ostracyzm w miejscu pracy

Co jednak, gdy w praktyce współpraca nie odbywa się tak, jak sobie tego zażyczył pracodawca? Jak się okazuje, może to oznaczać bardzo negatywne konsekwencje dla pracownika.

- Do zwolnienia zatrudnionego raczej nie dochodzi, natomiast osoby, które nie chcą współpracować, często są odsuwane od ważniejszych projektów reklamowych. Uznaje się je bowiem za mało zaangażowane i mało lojalne - stwierdza Żukowski.

Jak zauważa, właśnie dlatego większość pracowników poproszonych o włączenie się w promocję kampanii reklamowej przy użyciu własnego profilu w mediach społecznościowych woli nie oponować. Czy jednak takie zachowanie pracodawcy można uznać za mobbing lub dyskryminację? Zdaniem mecenasa Roberta Stępnia nie.

Niektóre firmy płacą za promocję firmowych treści przez pracowników na prywatnych kontach w mediach społecznościowych.

- By uznać jakieś działanie za mobbing, musi ono spełniać bardzo konkretne przesłanki. Uważam, że odsuwanie pracownika od niektórych projektów nie spełniłoby ich wszystkich - mówi Robert Stępień. Jeśli zaś chodzi o dyskryminację, to według eksperta istotne jest to, jakie obowiązki posiada na co dzień pracownik w danej firmie i jak są one uregulowane.

- Jeśli wspomniane zadanie jest wpisane do umowy, to oczywiście zatrudniony musi przestrzegać jej postanowień. Należy jednak pamiętać, że nie można wymagać wykonywania zadań w czasie wolnym od pracy, gdyż mogłoby to być przyczyną roszczeń o wypłatę nadgodzin - twierdzi mecenas Robert Stępień.

Między młotem a kowadłem

Mimo że obowiązek promocji marek jest nieformalny, to jednak na styku sfery prywatnej i zawodowej mogą powstawać także inne problemy, które istotnie wpływają na sytuację zatrudnieniową pracownika. Niejednokrotnie chce on rzeczywiście zaangażować się w promocję firmy lub kampanii swojego pracodawcy, ale dochodzi do sytuacji, której wcześniej nie mógł przewidzieć. Aby to zobrazować, posłużmy się przykładem: agencja PR promuje amerykańskiego potentata gazowanego napoju (tego, który corocznie zwiastuje nam, że "coraz bliżej Święta"). Pracownik idzie po pracy ze znajomymi do pubu i jeden z nich oznacza go na zdjęciu, na którym właśnie przynosi zgrzewkę konkurencyjnego napitku (takiego, który z kolei zwiastuje nam lato: "Summer Time is P***i Time").

Jeżeli wspomniany pracownik angażuje się w program employee advocacy, a dodatkowo jego gafę podchwycą branżowe portale - to taki zatrudniony może mieć poważny problem. - Takie działanie to niewybaczalny błąd, którego trzeba unikać jak ognia. Zdecydowanie należy edukować pracowników, by uważali na takie rzeczy - mówi Marcin Żukowski.

W tym miejscu pojawia się jednak pytanie, czy można za to wypowiedzieć umowę o pracę lub zwolnić dyscyplinarnie pracownika? Mecenas Robert Stępień uważa, że nie jest to oczywiste i zależy od tego, jak bardzo zaangażowany w promocję pracodawcy był pracownik.

- Jeżeli była to osoba kierująca kampanią reklamową, to rzeczywiście mogła ona być świadoma, że jej działanie może zostać powiązane z prowadzoną przez nią promocją. W takim przypadku pracodawca miałby podstawę do rozwiązania umowy o pracę - mówi mec. Stępień.

Dodaje, że inaczej należy ocenić sytuację, gdy podobny błąd popełnia szeregowy pracownik, który post udostępnił raz lub dwa. On może nawet nie skojarzyć, że przypadkowo wstawione zdjęcie może negatywnie wpłynąć na odbiór promowanej przez pracodawcę marki i dlatego, zdaniem eksperta, nie powinno wyciągać się wobec niego konsekwencji z tytułu tego takiego działania.

Warto przy tym podkreślić, że często pracodawcy, a niejednokrotnie również sądy pracy, już dziś uznają aktywność w social mediach za jednoznaczny dowód przewinienia zatrudnionego i podstawę jego zwolnienia z pracy. Potwierdzają to również eksperci, którzy zgodnie przyznają, że np. krytyczny wpis o pracodawcy na Facebooku może stanowić przyczynę utraty zaufania pracodawcy do podwładnego i uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę.

RAMKA 2

Wpisy podstawą do zwolnienia

Zwolnienia pracowników za niewłaściwy wpis na Facebooku czy za zaniedbywanie obowiązków służbowych z powodu przesiadywania na Instagramie w trakcie pracy coraz mniej dziwią - również w Polsce. Warto jednak przyjrzeć się przykładom z rynków zagranicznych, bo te są szczególnie wyraziste:

. Pod koniec 2015 r. w amerykańskiej Atlancie pracownik marketingu został zwolniony za to, że przyłączył się do rasistowskich komentarzy, które jego znajomi umieścili pod jego zdjęciem z czarnoskórym dzieckiem współpracownika. Nie pomogło mu tłumaczenie, że jego prywatny komentarz był jedynie grą słów, która mogła zostać odebrana w niewłaściwy sposób tylko w zestawieniu z pozostałymi wypowiedziami jego znajomych.

. W 2009 r. brytyjska pracownica działu marketingu została zwolniona za napisanie na Facebooku, że jej praca jest "nuuuuuuudna!". Jak widać, będąc reprezentantem firmy - trzeba nim być zawsze i wszędzie.

W 2010 r. Sąd Pracy w Boulogne/Billancourt pod Paryżem uznał, że pracodawca miał prawo zwolnić trzech pracowników, którzy pisząc na Facebooku o swojej firmie, twierdzili, że należą do "klubu nieszczęśników".

Doktor Grzegorz Baczewski, dyrektor departamentu dialogu społecznego i prawa pracy w Konfederacji Lewiatan, uważa jednak, że pracodawca nie powinien zbyt daleko ingerować w swobodę wypowiedzi swojego pracownika po godzinach pracy. Jego zdaniem pracownicy mogą czasem wyrazić swoje zdanie o miejscu zatrudnienia i nie powinni za to doznawać negatywnych konsekwencji.

- Wręcz przeciwnie, takie wpisy powinny być dla mądrego pracodawcy sygnałem, że coś nie tak dzieje się w jego firmie. Nie zaś automatycznie motywem do wręczenia wypowiedzenia podwładnemu - stwierdza dr Baczewski.

Co ciekawe - choć części pracodawców (zwłaszcza tych z branży PR) zależy na tym, by pracownicy promowali ich na swoich prywatnych facebookowych profilach, to jest też grupa takich, którzy zupełnie sobie tego nie życzą. I zwalniają nawet za opublikowanie pozornie neutralnego zdjęcia z pracy. Problem ten przybliża druga część niniejszej publikacji (patrz: s. C17).

Naruszenie prywatności

Agencje PR-owe, które chcą wdrażać w swoich firmach employee advocacy, muszą bardzo uważać. Przed bezrefleksyjnym przeszczepianiem takich rozwiązań na polski grunt przestrzega bowiem Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (dalej: MRPiPS) oraz generalny inspektor ochrony danych osobowych. Resort rodziny wskazuje mianowicie, że zgodność takich praktyk stosowanych przez pracodawców z polskim prawem należy każdorazowo oceniać pod kątem ewentualnego naruszenia prawa pracownika do prywatności oraz ochrony informacji o sobie. Na to samo zwraca uwagę również GIODO. Piastująca ten urząd dr Edyta Bielak-Jomaa jest jednak dużo bardziej stanowcza w swoim osądzie. Uważa mianowicie, że przymuszanie pracownika do promowania firmy czy produktów jej klientów na prywatnym koncie pracownika w mediach społecznościowych to nadużycie.

Wtóruje jej mecenas Robert Stępień.

- Nie można przymuszać pracownika do działań, które godzą w jego światopogląd bądź naruszają sferę prywatności, i to jeszcze poza godzinami pracy - mówi Robert Stępień.

Dodaje, że firma może wówczas wymagać od pracownika jedynie tego, by nie przeszkadzał w prowadzonej kampanii. Ekspert przyznaje jednak, że działalność agencji PR-owych jest specyficzna i opisywana kwestia powinna być w ich przypadku rozpatrywana nieco inaczej.

Stanowisko MRPiPS z 27 stycznia 2017 r.

Zgodnie z brzmieniem art. 47 Konstytucji RP - każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Powyższy przepis implikuje także zasadę ustanowioną w art. 51 Konstytucji RP, zgodnie z którą nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Generalnie zatem ochrona danych osobowych pozostaje w ścisłym związku z ochroną prywatności człowieka, która stanowi jego dobro osobiste, podlegające ochronie prawnej.

Na gruncie prawa pracy ochrona prywatności pracownika została ukonstytuowana jako jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Artykuł 11 1 kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Z powyższej zasady wynika więc obowiązek pracodawcy powstrzymywania się od ingerencji w prawnie chronione dobra osobiste pracownika, a zatem także prawo do prywatności. Naruszenie ww. obowiązku może zaś pociągnąć za sobą skutek w postaci rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia, na podstawie art. 55 par. 1 1 kodeksu pracy oraz konieczność wypłaty przez pracodawcę odszkodowania. Poza tym, w przypadku bezprawnego i zawinionego naruszenia dobra osobistego pracownika, może on żądać, aby pracodawca dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia skutków tego naruszenia, w szczególności, aby złożył oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie (art. 24 par. 1 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy). Na zasadach przewidzianych w kodeksie cywilnym pracownik może także żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 448 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy).

Warto wyjaśnić, iż polski system prawa pracy nie reguluje zjawiska employee advocacy (tj. wykorzystywania przez pracodawcę prywatnych profili pracowników w mediach społecznościowych w celu promocji zakładu pracy). Taką aktywność pracownika w internecie poza godzinami pracy i możliwość wykorzystywania jej przez pracodawcę w celu promocji firmy należy oceniać z punktu widzenia powyższych zasad. W odniesieniu natomiast do zapytania dotyczącego rozważenia wprowadzenia zakazu wysyłania pracownikowi służbowych maili przez pracodawcę po godzinach pracy. Należy przypomnieć, iż zgodnie z definicją zawartą w art. 128 par. 1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zobowiązanie pracownika do odbierania takich maili powinno zatem uwzględniać przepisy o czasie pracy. Należy bowiem uznać, iż pracownik będący poza godzinami pracy nie jest zobowiązany do pozostawania w dyspozycji pracodawcy, a w konsekwencji nie jest zobligowany do odbierania i załatwiania służbowych maili, chyba że np. otrzymał polecenie pracy w godzinach nadliczbowych.

- Osoby, które decydują się pracować w takich agencjach, powinny być bowiem świadome charakteru takiego zatrudnienia i nacisku na promocję we wszystkich możliwych kanałach. Jeśli zdaniem pracodawcy pracownik jest nieefektywny czy mało zaangażowany w swoją pracę, to według mnie ma on prawo odsuwać takiego zatrudnionego od najważniejszych dla firmy projektów - konkluduje Robert Stępień.

OPINIA EKSPERTA

Informacja niezgodna z poglądami ? Pracownik może odmówić publikacji

@RY1@i02/2017/029/i02.2017.029.18300150b.801.jpg@RY2@

Katarzyna Kamińska prawnik w kancelarii Tomczak i Partnerzy Spółka Adwokacka

Social media to potężne narzędzie marketingowe, z którego pracodawcy często sami chcą korzystać. Powstaje zatem pytanie, czy wolno im jedynie zakazywać pracownikom pewnych zachowań, czy także mogą w tym zakresie formułować wobec nich pewne nakazy.

Pierwszym przypadkiem, jaki należy rozważyć, jest możliwość wykorzystania danych lub wizerunku pracownika na firmowym fan page’u, chociażby na potrzeby przedstawienia zespołu. O ile wskazanie imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych pracownika odpowiedzialnego za dany obszar usług nie budzi wątpliwości, o tyle już wykorzystanie jego zdjęcia powinno być poprzedzone udzieleniem przez niego zgody na wykorzystanie jego wizerunku. Podobnie należy ocenić zamieszczenie innych danych na temat pracownika - jego doświadczenia, wykształcenia bądź zainteresowań. Obowiązek wyrażenia zgody na publikację będzie dotyczył także innych zdjęć, chociażby należących do pracodawcy, na których pracownik jest widoczny (np. z imprezy firmowej).

Zagadnieniem budzącym poważne wątpliwości jest to, czy pracodawca może nakazać pracownikowi umieszczanie konkretnych treści na jego profilu lub firmowym fan page’u. W takiej sytuacji dochodzi do starcia dwóch wartości - z jednej strony mamy do czynienia z poleceniem służbowym, z drugiej zaś powinniśmy pamiętać, że konto pracownika na Facebooku ma charakter prywatny, tj. pracownik umieszcza na nim te materiały, które uważa za stosowne, oraz opinie lub poglądy, z którymi się utożsamia - treści wskazane przez pracodawcę mogą natomiast im nie odpowiadać. Wydaje się, że odpowiedzi na tak postawione pytanie należy udzielić, uwzględniając zakres obowiązków pracownika oraz to, czy dane informacje mają zostać umieszczone na profilu prywatnym czy firmowym.

Pracodawca może np. nakazać pracownikowi przygotowanie i/lub zamieszczenie określonych postów na firmowym fan page’u. W takiej sytuacji wydaje się, że nie ma powodów, aby pracownik miał odmówić wykonania takiego polecenia, nawet gdyby ich treść była sprzeczna z jego osobistymi poglądami. Dana informacja jest bowiem umieszczana z i na profilu pracodawcy, wobec czego nie jest nawet przez jej odbiorców utożsamiana z danym pracownikiem.

Odmiennie należy moim zdaniem ocenić sytuację, gdy treść wskazana przez pracodawcę miałaby zostać umieszczona bezpośrednio na prywatnym profilu pracownika lub pracownik miałby np. zalajkować" post znajdujący się na fan page’u pracodawcy. Oba te przypadki wkraczają już w sferę prywatną pracownika, bowiem informacja o tych działaniach będzie widoczna na jego koncie. Pracownik powinien mieć zatem możliwość odmowy zastosowania się do takiego polecenia, jeżeli polecenie pracodawcy sprzeciwia się jego przekonaniom.

Co prawda, zgodnie z art. 100 par. 1 k.p. pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, jednak polecenie służbowe nie powinno być sprzeczne także z zasadami współżycia społecznego. Wydaje się zatem, że przymuszanie pracownika do aktywności w internecie, która wkracza w jego prywatność, jest poleceniem, do którego pracownik nie musi się zastosować. Podobnie należy ocenić prośbę pracodawcy o zalajkowanie treści swoich klientów. Pracownik może bowiem nie życzyć sobie, aby na jego prywatnym profilu pozostał wpis, że jest entuzjastą jakiegoś wydarzenia bądź wypowiedzi, jeżeli w rzeczywistości tak nie jest, a jego odmowa nie powinna być uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.

W tym kontekście na podkreślenie zasługuje stanowisko reprezentowane w orzecznictwie Sądu Najwyższego, zgodnie z którym postawienie pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była treść tego polecenia - czy dotyczyło ono wykonywanej pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane (tak: wyrok SN z 1 października 1997 r., sygn. akt I PKN 317/97). Tym samym polecenie służbowe powinno wynikać z wykonywanej pracy i zakresu obowiązków danego pracownika.

Powyższe oznacza, że odmiennej oceny wymaga sytuacja, w której pracownik jest osobą odpowiedzialną za PR i marketing internetowy firmy lub jest zatrudniony w agencji reklamowej. Wówczas pracodawca ma prawo oczekiwać (i może stanowić to obowiązek pracowniczy), że pracownicy w sposób aktywny będą kształtowali wizerunek firmy poprzez promowanie jej działalności w social media. Wymóg ten powinien być jednak jasno sprecyzowany już w momencie prowadzenia rekrutacji na dane stanowisko. Przy czym w mojej ocenie dopuszczalne powinno być, aby pracownik mógł wywiązać się z tego obowiązku także przez założenie fikcyjnego (roboczego) konta tylko na potrzeby np. reklamowania działalności klientów pracodawcy.

W takim przypadku warto, aby umowa o pracę z pracownikiem odpowiedzialnym za działania internetowe firmy zawierała wprost jego obowiązki polegające na zamieszczaniu na polecenie pracodawcy treści na firmowym fan page’u, przygotowywaniu ich treści, ale również udostępnianiu i lajkowaniu ich z poziomu konta należącego do pracownika. Jeżeli osób takich jest w firmie więcej, ponieważ np. jej przedmiotem działalności jest działalność reklamowa i promocyjna, dodatkowo pracodawca może pokusić się o wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminu pracy, które będą regulowały np. standardy umieszczanych materiałów oraz organizację pracy (to, czy pracownicy mogą w czasie pracy korzystać z portali społecznościowych tylko służbowo, czy też w celach prywatnych). Im więcej kwestii zostanie uregulowanych, tym mniej wątpliwości i niejasności będzie mogło potencjalnie pojawić się w przyszłości.

Niemniej jednak, z uwagi na wkraczanie w prywatność pracownika, w kwestiach korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych należy zachować ostrożność. O ile w sytuacjach dotyczących organizacji pracy lub gdy aktywność internetowa wchodzi w zakres obowiązków pracownika, ingerencja pracodawcy jest dopuszczalna (a nawet wskazana, ponieważ określa zasady postępowania), o tyle w innych przypadkach pracodawca nie jest uprawniony do wydawania pracownikowi wiążących poleceń zmierzających do wykorzystania jego prywatnego konta dla interesów pracodawcy. ⒸⓅ

OPINIE EKSPERTÓW

Przymuszanie podwładnego do założenia profilu to także nadużycie

@RY1@i02/2017/029/i02.2017.029.18300150b.802.jpg@RY2@

dr Edyta Bielak-Jomaa generalny inspektor ochrony danych osobowych

Nie ma przeciwwskazań, by w serwisach społecznościowych tworzyć profile przedsiębiorstwa czy produktu. Można na nich podawać informacje pozwalające na nawiązanie kontaktu z przedsiębiorstwem, np. imię i nazwisko pracownika czy jego służbowy numer telefonu bądź służbowy adres e-mail. W tym przypadku obowiązują bowiem takie same zasady, jak w przypadku upubliczniania danych osobowych pracownika na firmowej stronie internetowej.

Jeśli pracodawca ma swój profil w mediach społecznościowych, to dopuszczalne jest też zatrudnienie lub wyznaczenie pracownika, który będzie wprowadzał tam treści, mimo iż wiąże się to z założeniem przez niego konta. Jeśli zatem promowanie firmy w serwisach społecznościowych czy w internecie jest wpisane w zakres obowiązków pracownika i taki jest cel jego zatrudnienia, to jednym z wymogów może być to, aby taka osoba posiadała konto w serwisie. Może to być niezbędny warunek do wykonywania pracy, a wszystkie szczegóły z tym związane powinny zostać ustalone w umowie o pracę.

Natomiast przymuszanie pracownika do zakładania osobnego prywatnego profilu na portalu społecznościowym albo do wykorzystywania już istniejącego konta na potrzeby służbowe, np. promocji firmy, i sugerowanie przez to, że jego właściciel jest osobą niezależną, to nadużycie. Ponadto takie rozwiązanie może naruszać prywatność pracownika, zwłaszcza w zakresie art. 221 kodeksu pracy, i być uznane za wymuszanie wykorzystywania prywatnych danych w celach służbowych.

Na problem ten warto też spojrzeć przez pryzmat bezpieczeństwa firmowych danych i ochrony tajemnic przedsiębiorstwa - pracodawca, "korzystając" z prywatnego profilu pracownika, traci bowiem kontrolę nad sposobami zabezpieczenia przetwarzanych danych. ⒸⓅ

Facebook - kopalnia możliwości, ale i ryzyko dla pracodawcy

Zarówno ten portal, jak i inne media społecznościowe, może służyć do sprawdzenia kandydata do pracy, monitorowania aktywności zatrudnionego już pracownika, a także do promocji firmy. Przepisy nie nadążają za rozwojem internetu, stąd na wiele pytań związanych z takimi działaniami nie można udzielić jednej, uniwersalnej odpowiedzi

Facebook jest jednym z najpopularniejszych serwisów społecznościowych. Według danych z 2016 r. konto na Facebooku posiada już 14 mln Polaków. W grupie tej są oczywiście także osoby czynne zawodowo. Firmy bowiem coraz częściej wykorzystują firmowy fanpage do promowania swojej działalności, angażując w ten proces pracowników.

Korzystanie z tego serwisu społecznościowego stwarza szanse i zagrożenia dla pracodawców oraz rodzi wiele pytań na gruncie prawa pracy. Na co może sobie pozwolić pracownik, a na co pracodawca? Z jakich informacji udostępnianych przez pracowników pracodawca może korzystać? W jaki sposób można świadomie kształtować wizerunek pracodawcy z udziałem pracowników?

Jasnej i jednoznacznej odpowiedzi na te i inne pytania nie znajdziemy w przepisach. Kodeks pracy (dalej: k.p.) nie reguluje wprost kwestii związanych z korzystaniem przez pracowników z mediów społecznościowych, jak również tego, w jaki sposób pracodawca może wykorzystywać je z udziałem pracowników dla swoich potrzeb. A możliwości i wątpliwości jest wiele.

Ciekawość pierwszym krokiem do... profilu pracownika

Przede wszystkim Facebook to kopalnia informacji na temat samego pracownika. Użytkownicy umieszczają na swoich kontach nie tylko informacje na temat swojego wykształcenia, doświadczenia czy zainteresowań, ale także prywatne zdjęcia z rodziną czy z wyjazdów wakacyjnych. Wszystkie te dane, jak również chociażby posty i komentarze pracownika, mogą podlegać ocenie i świadczyć o jego predyspozycjach zawodowych, osobowych czy cechach charakteru.

14 mln tylu Polaków posiadało konto na Facebooku w 2016 r.

Taka wiedza może być przydatna zwłaszcza przy rekrutacji. Oglądając profil kandydata na pracownika, pracodawca może wyrobić sobie na jego temat zdanie, które może odbiegać od tego wynikającego z analizy CV kandydata. Co więcej, konto na Facebooku może być bardzo dobrym narzędziem do weryfikacji informacji wskazanych przez kandydata w CV. Nierzadko zdarza się bowiem, że przyszli pracownicy podkoloryzowują posiadane doświadczenie czy kwalifikacje. Czy jednak sięgnięcie do konta pracownika na Facebooku jest dopuszczalne?

O tym, jakie dane pracodawca może pozyskiwać już na etapie rekrutacji, mówi art. 22¹ par. 1 k.p.

RAMKA 3

Jakie dane pracodawca może pozyskać od kandydata...

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

...a jakie dopiero od pracownika

● innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

● numeru PESEL pracownika.

Dopuszczalne jest zażądanie także innych danych osobowych pracownika, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów.

Zawarty w tym przepisie katalog danych ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa wymagać od kandydata podania innych informacji dotyczących jego osoby. Co jednak, gdy pracodawca sam znajdzie go na Facebooku i sprawdzi jego profil, a tym samym samodzielnie uzyska dodatkowe informacje o (przyszłym) pracowniku?

WAŻNE

Wydaje się, że pracodawca może samodzielnie pozyskiwać dodatkowe informacje o (przyszłym) pracowniku z jego profilu na Facebooku i takie działanie nie stanowi naruszenia przepisów. Pracodawca bowiem nie żąda od pracownika danych wykraczających poza katalog zawarty w art. 22¹ k.p., a jedynie korzysta z informacji dostępnych w domenie publicznej.

Wydaje się, że takie działanie nie stanowi naruszenia przepisów. Pracodawca bowiem nie żąda od pracownika danych wykraczających poza katalog zawarty w art. 22¹ k.p., a jedynie korzysta z informacji dostępnych w domenie publicznej. Najczęściej zresztą będziemy mieli do czynienia z sytuacją, kiedy pracownik nawet nie będzie wiedział, że jego konto na portalu społecznościowym zostało zweryfikowane przez przyszłego pracodawcę. Umieszczając natomiast informacje dostępne dla wszystkich, pracownik powinien się liczyć z tym, że dostęp do nich będą miały różne osoby, w tym jego potencjalni pracodawcy. Podsumowując - skoro przepisy kodeksu pracy nie zakazują weryfikacji osoby i kwalifikacji pracownika przez wizytę na jego profilu na Facebooku, to należy uznać, że jest to dopuszczalne.

Zakaz nierównego traktowania również na etapie rekrutacji

Ważną regułą, która obowiązuje pracodawcę korzystajacego z weryfikacji potencjalnego pracownika za pomocą Facebooka, jest zakaz dyskryminacji. Zgodnie bowiem z art. 18^3d k.p. niedoszły pracownik może żądać odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, jeżeli podczas rekrutacji naruszono wobec niego zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Katalog kryteriów dyskryminacyjnych zawiera z kolei art. 18^3a k.p.

@RY1@i02/2017/029/i02.2017.029.18300150b.101(c).gif@RY2@

Bez dyskryminacji

Brak konta na portalu społecznościowym w przypadku rekrutacji na stanowisko związane z marketingiem internetowym lub social mediami może być dla kandydata, który powinien biegle posługiwać się tymi narzędziami, dyskwalifikujący. Z drugiej strony niechęć do aktywności w internecie może również świadczyć o pewnych cechach osobowościowych lub przekonaniach, które pracodawca może brać pod uwagę przy budowaniu swojego zespołu.

Potencjalnie zatem możliwe są sytuacje, w których dopiero po zajrzeniu na prywatny profil pracownika na Facebooku pracodawca dowiedział się o np. odmiennym kolorze skóry pracownika, ponieważ CV kandydata nie zawierało jego zdjęcia. Inny przypadek: pracodawca może po zamieszczanych przez pracownika materiałach i komentarzach w kwestiach politycznych podjąć decyzję o odrzuceniu jego kandydatury ze względu na prezentowane przez niego poglądy. W takim przypadku dochodzi do naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu, chociaż samo pozyskanie tych informacji nie stanowi naruszenia przepisów prawa pracy ani ingerencji w prywatność pracownika. Osobną kwestią jest natomiast to, czy pracownik będzie mógł udowodnić, że odmowa zatrudnienia była wynikiem zastosowania jednego z dyskryminacyjnych kryteriów.

RAMKA 4

Problem internetowego "samotnika"

Warto rozważyć, czy na etapie rekrutacji przesłanką do odrzucenia aplikacji danego kandydata może być brak posiadania konta na Facebooku lub w innym portalu społecznościowym. Nie jest to jedno z kryteriów wymienionych w art. 18^3a k.p., jednak należy pamiętać, że katalog zawarty w tym przepisie ma charakter otwarty.

Nie powinno jednak budzić wątpliwości, że brak konta na portalu społecznościowym w przypadku rekrutacji na stanowisko związane z marketingiem internetowym lub social media może być dla kandydata, który powinien biegle posługiwać się tymi narzędziami, dyskwalifikujący. Z drugiej strony niechęć do aktywności w internecie może również świadczyć o pewnych cechach osobowościowych lub przekonaniach, które pracodawca może brać pod uwagę przy budowaniu swojego zespołu. Niewykluczone zatem, że w pewnych przypadkach posiadanie bądź nie profilu na którymś z portali społecznościowych będzie istotnym kryterium doboru kandydata na dane stanowisko pracy.

Prywatność w trakcie zatrudnienia

Pracodawcy zaglądają na profile swoich pracowników na Facebooku nie tylko podczas rekrutacji, ale także podczas trwania zatrudnienia. Czy narusza to prywatność pracownika? W przypadku portali społecznościowych to ich użytkownik decyduje o tym, jakie treści zostaną umieszczone na jego profilu, a także o tym, czy będą one widoczne dla wszystkich. Tym samym, jeżeli pracownik pozostawia zdjęcia, materiały posty i komentarze jako ogólnodostępne, to ich odbiorcą może stać się również pracodawca. Podobnie jak w przypadku rekrutacji pracowników informacje pozyskane przez pracodawcę na temat poglądów pracownika nie mogą stać się przesłanką do różnicowania jego sytuacji zawodowej. Nie oznacza to jednak, że żadne informacje zamieszczane przez pracownika nie mogą zostać wykorzystane przez pracodawcę.

Wizerunek pracodawcy

Pracownicy treściami publikowanymi na prywatnych profilach na Facebooku lub w innym portalu społecznościowym mogą też pośrednio, czasem nawet nieświadomie, kształtować wizerunek pracodawcy. Drastycznym i oczywistym przypadkiem negatywnego wpływu na odbiór pracodawcy w opinii społecznej są np. niepochlebne komentarze pracownika na temat pracodawcy. Niemniej jednak zagrożeniem dla dobrego imienia pracodawcy mogą być także inne, całkowicie niecelowe zachowania pracowników.

Warto przywołać tutaj jedną z ciekawych spraw sprzed kilku lat. Mianowicie w 2008 r. jeden z banków zwolnił pracownika za to, że umieścił na własnym profilu zdjęcie zrobione w pracy. Zdjęcie nie zawierało logo banku ani żadnych elementów identyfikujących miejsce pracy i pracodawcę, jednak umieszczenie go wśród innych prywatnych zdjęć pracownika, w tym tych, na których był widoczny z piwem, zostało uznane za naruszające renomę pracodawcy. W konsekwencji umowa o pracę z pracownikiem została rozwiązana. Czy takie działanie pracodawcy było jednak prawidłowe?

WAŻNE

W 2008 r. jeden z banków zwolnił pracownika za to, że umieścił na własnym profilu zdjęcie zrobione w pracy. Nie zawierało ono logo banku ani żadnych elementów identyfikujących miejsce pracy i pracodawcę, jednak umieszczenie go wśród innych prywatnych zdjęć pracownika, w tym tych, na których był widoczny z piwem, zostało uznane za naruszające renomę pracodawcy.

Także w tym przypadku nie znajdziemy jednoznacznej odpowiedzi w przepisach kodeksu pracy. Przytoczyć można jedynie art. 100 k.p., na podstawie którego pracownik jest zobowiązany do dbania o dobro zakładu pracy. Tym samym powinien dbać także o dobry wizerunek i renomę firmy. Za słusznością decyzji podjętej przez pracodawcę w przytoczonej wyżej sprawie przemawia okoliczność, że nie była to jego wyłączna ocena. Pracodawca powziął bowiem informację o feralnym zdjęciu od klienta banku, który wyraził swoją dezaprobatę dla prywatnych zdjęć pracownika, uznając, że nie przystoją one osobie zatrudnionej na danym stanowisku. W przypadku ewentualnego sporu sądowego na pewno fakt, że omawiana sytuacja spotkała się z negatywnym odbiorem klienteli, mógłby być powoływany przez pracodawcę jako uzasadnienie dla słuszności decyzji o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Przypomnijmy przy tym, że w orzecznictwie sądów pracy przyjmuje się, iż przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę może być utrata zaufania do pracownika. Jest to pojęcie dość nieostre, jednak dzięki temu istnieje możliwość powołania go w różnych przypadkach, także w tym omawianym.

Istotna prewencja

Niemniej jednak z punktu widzenia interesów pracodawcy o wiele korzystniejsze jest zapobieganie takim sytuacjom, jak opisana powyżej. Nie jest przecież możliwe, aby pracodawca był w stanie na bieżąco śledzić wszystkie poczynania swoich podwładnych w sieci. Z drugiej strony wprowadzenie odpowiednich zasad będzie działało na pracowników dyscyplinująco, dzięki czemu być może pracodawcy uda się zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia wpadek wizerunkowych z udziałem członków załogi.

Wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby pracodawca wprowadził zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników, zobowiązując ich do zwracania uwagi na zamieszczane materiały, zdjęcia i komentarze, tak aby nie godziły one w reputację firmy.

Po raz kolejny przepisy kodeksu pracy milczą na ten temat, ale wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby pracodawca wprowadził zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników, zobowiązując ich do zwracania uwagi na zamieszczane materiały, zdjęcia i komentarze, tak aby nie godziły one w reputację firmy. Określając swoje oczekiwania w tym zakresie, pracodawca i pracownicy mają jasność co do tego, że wizerunek firmy jest istotny. A ponieważ pracownik nawet przez informacje umieszczane na swoim prywatnym koncie może go kształtować, to powinien mieć świadomość, że obowiązują go w tym zakresie pewne standardy.

Oczywiście pracodawcy może być trudno określić wszystkie swoje wymagania, niemniej jednak już samo wprowadzenie postanowień dotyczących tej kwestii daje efekt w postaci uświadomienia pracownikom problemu oraz asekuruje pracodawcę w razie złamania przyjętej normy i konieczności wyciągnięcia w związku z tym konsekwencji wobec pracownika. Zasady współtworzenia przez pracowników wizerunku pracodawcy mogą być natomiast nawet bardzo ogólne i obejmować np. zakaz umieszczania zdjęć, na których widoczne byłyby elementy identyfikujące firmę, publikowania niestosownych zdjęć prywatnych pracownika czy też jego opinii na temat firmy. W przypadku osób rozpoznawalnych, kojarzonych z firmą lub zajmujących kluczowe stanowiska ograniczenia mogą być jeszcze bardziej szczegółowe, dopasowane do charakteru wykonywanej przez daną osobę pracy oraz zawarte w umowie o pracę.

Relaks w trakcie pracy

Pracodawca może pokusić się nie tylko o wprowadzenie regulacji dotyczących zasad korzystania przez pracowników z ich prywatnych kont na portalach społecznościowych w sposób niezagrażający interesom pracodawcy. Istotną kwestią z punktu widzenia organizacji pracy może być także jasne określenie, czy pracownicy mogą korzystać z social mediów podczas pracy. W braku regulacji obowiązuje zasada "co nie jest zabronione, jest dozwolone", co oznacza, że pracownicy zarówno w pracy, jak i na służbowym sprzęcie mogą korzystać np. z Facebooka dla celów prywatnych i nie może to być podstawą wyciągania wobec nich konsekwencji na gruncie prawa pracy.

Jeżeli zatem pracodawca nie chce, aby pracownicy w trakcie godzin pracy poświęcali czas na rozmowy ze znajomymi lub lajkowanie ich zdjęć, to powinien wprowadzić odpowiednie postanowienia do regulaminu pracy. Powinno z nich jasno wynikać, że korzystanie z prywatnych kont na Facebooku lub na innych portalach społecznościowych jest całkowicie zakazane lub np. limitowane czasowo w ciągu dnia. Niezastosowanie się do przyjętych reguł będzie mogło natomiast stanowić podstawę odpowiedzialności zawodowej pracownika.

W tym zakresie pracodawca powinien pamiętać jeszcze o jednej rzeczy - jeżeli dopuszcza korzystanie przez pracowników z Facebooka w pracy, to materiały umieszczane przez nich na ich profilach mają charakter prywatny. Dlatego też, w przypadku gdy pracodawca zamierza w jakikolwiek sposób śledzić ruch pracowników w internecie, powinien ich o tym poinformować. Pracodawca może bowiem korzystać z narzędzi pozwalających na ocenę efektywności czasu pracy pracowników, niemniej jednak jeżeli w związku z tym mógłby wejść w posiadanie prywatnych informacji pracowników (np. fragmentu rozmowy na Facebooku poprzez wykonanie zrzutu ekranu), to pracownicy powinni mieć tego świadomość. W przeciwnym wypadku działania pracodawcy będą stanowiły naruszenie prywatności pracownika.

WAŻNE

Pracodawca może korzystać z narzędzi pozwalających na ocenę efektywności czasu pracy pracowników, niemniej jednak jeżeli w związku z tym mógłby wejść w posiadanie prywatnych informacji pracowników (np. fragmentu rozmowy na Facebooku poprzez wykonanie zrzutu ekranu), to pracownicy powinni mieć tego świadomość. W przeciwnym wypadku działania pracodawcy będą stanowiły naruszenie prywatności pracownika.

@RY1@i02/2017/029/i02.2017.029.18300150b.803.jpg@RY2@

Jakub Styczyński

jakub.styczynski@infor.pl

@JakubStyczynski