Kasa zapomogowo-pożyczkowa nie może działać jak ZFŚS

Z biegiem lat w wielu firmach i urzędach zarządzanie pracowniczą kasą zapomogowo-pożyczkową (PKZP) zaczęło przypominać mechanizmy stosowane przy tworzeniu i wydatkowaniu środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), a zarząd kasy stał się wręcz ubezwłasnowolnioną lub nawet nieobecną komisją socjalną bis. W praktyce PKZP stały się w pełni zależne od decyzji księgowych lub pracodawcy zarówno w zakresie udzielanych kwot pożyczek lub wysokości deponowanych wkładów, jak i tworzenia dokumentacji organizacyjno-finansowej. Co gorsze, w wielu przypadkach w miejsce poprawnej dokumentacji prowadzi się jedynie szczątkowe zapiski – albo w programach płacowych, albo w tzw. zeszycikach. Niedochowanie staranności przez lata stało się swoistym zwyczajem, którego przełamanie wymaga dodatkowej pracy i poniesienia kosztów. Tymczasem prowadzenie KZP jak ZFŚS nie jest niewielkim uchybieniem, lecz poważnym błędem i należy się liczyć z konsekwencjami. Choć ustawodawca dał kasom i pracodawcom 18 miesięcy (termin upłynął 11 kwietnia 2023 r.) na dostosowanie się do nowej ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: KZP), to dla wielu podmiotów ten czas nadal okazał się za krótki. Przyjrzyjmy się bliżej wciąż jeszcze występującym nieprawidłowościom.

Zarząd tylko teoretyczny

Nierzadko w KZP występuje pozbawiony własnej dokumentacji zarządczej i niewytwarzający wymaganej prawem dokumentacji formalnej organizacji. Do tego, podobnie jak komisja rewizyjna, nie ma on dostępu do deklaracji członkowskich, danych osobowych, rachunków bankowych, umów, wykonywania przelewów itp. A to powoduje, że organ ten nie kontroluje kasy ani pod względem organizacyjnym, ani finansowym. Nie są też w stanie realnie kształtować polityki oszczędnościowo-pożyczkowej i strategii rozwojowych różnych obszarów KZP, o kontroli nie wspominając. Zdarzało się nawet, że środki gromadzone były na rachunkach bankowych założonych przez pracodawcę, który, mógł sobie bezprawnie te środki nawet „pożyczać” bez wiedzy zarządu albo też zabezpieczać własne bankowe kredyty obrotowe na tych środkach. Przy opisywanym tu nieprawidłowym sposobie funkcjonowania i właściwie nieprowadzenia rachunkowości bardzo łatwo jest to ukryć. Takie operacje nie są bowiem uwidocznione w dokumentacji kasy.