Wnioski są lepiej przygotowane

Rzadko zdarza się, żeby podczas rozliczania inwestycji pojawiały się problemy.

Z biegiem czasu wnioski o płatność są przygotowywane coraz lepiej. Przedsiębiorcy szybko uczą się zasad obowiązujących przy rozliczeniach.

Najczęściej popełnianym błędem jest realizacja projektu w oderwaniu od podpisanej już umowy o dofinansowanie. Umowa nakłada na beneficjenta konkretne obowiązki: informowanie o wszelkich planowanych zmianach w projekcie (na przykład zmiana terminu realizacji działań) z odpowiednim, określonym w umowie wyprzedzeniem. Tymczasem okazuje się, że poczynione już w projekcie zmiany wychodzą na światło dzienne dopiero przy rozliczeniu. Powoduje to wydłużenie procesu rozliczenia projektu, grozi wyłączeniem kosztów niekwalifikowanych, a nawet wypowiedzeniem umowy.

Przedsiębiorcy często nie zachowują należytej staranności przy kompletowaniu dokumentacji do wniosku o płatność. Umowa o dofinansowanie określa, jakie dokumenty powinny być przedłożone wraz z wnioskiem o płatność. Braki stwierdzone w dokumentacji rozliczeniowej na etapie weryfikacji w regionalnej instytucji finansującej lub PARP powodują konieczność wzywania beneficjenta do uzupełnienia dokumentacji i przedłużają proces rozliczenia.

Błędy we wnioskach wynikają zarówno z niewiedzy beneficjentów, jak również z konieczności skompletowania obszernej i właściwie opisanej dokumentacji. Z naszego doświadczenia wynika, iż nie zawsze beneficjenci zapoznali się z zapisami umowy o dofinansowanie, które opisują ich prawa i obowiązki oraz zasady rozliczeń.

Niezbędnym dokumentem, który trzeba poznać, jest instrukcja sporządzania wniosku o płatność. Bez zapoznania się z zapisami umowy i instrukcji sporządzenie wniosku o płatność faktycznie stanowi duży problem dla beneficjenta.

W przypadku wystąpienia problemów z przygotowaniem dokumentacji rozliczeniowej pracownicy PARP i RIF są do dyspozycji beneficjentów i udzielają odpowiedzi na pytania przedsiębiorców. PARP organizuje szkolenia dla przedsiębiorców, jak właściwie rozliczać projekty.

System jest już udrożniony. Płatności są realizowane od lutego 2010 r. Problemy z wypłatami środków pojawiły się jedynie na początku roku i wyniknęły ze zmiany ustawy o finansach publicznych i konieczności dokonywania płatności za pośrednictwem BGK - 85 proc. środków unijnych i 15 proc. ze środków budżetu państwa.

Niezwłocznie po otrzymaniu niezbędnych upoważnień PARP rozpoczął w PO IG realizowanie płatności w nowym systemie. Obecnie płatności realizowane są na bieżąco. Planowane jest rozliczanie części wydatków na podstawie zestawienia dokumentów księgowych bez konieczności załączania kompletu dokumentacji: faktur, przelewów, protokołów odbioru.

Z naszych doświadczeń zdobytych w ramach poprzedniej perspektywy finansowej wynika, iż w większości przypadków beneficjenci dotrzymują warunków umowy o dofinansowanie dotyczących trwałości projektu. PARP co roku kontroluje grupę zakończonych umów o dofinansowanie. Wyniki przeprowadzonych kontroli potwierdzają wywiązywanie się beneficjentów z warunków zawartych umów. Zdarzają się jednak przypadki, że przedsiębiorcy nie realizują w pełni założonych wskaźników w danym okresie, np. z powodu obserwowanego, zwłaszcza w poprzednim roku, kryzysu na rynkach międzynarodowych. Wówczas wiele firm miało problemy z pełną realizacją wskaźników dotyczących wzrostu produkcji czy poziomu eksportu. W takich wypadkach termin realizacji przewidzianych w umowie wskaźników może zostać za zgodą PARP przełożony. Każdy taki przypadek jest jednak indywidualnie rozpatrywany przez agencję. Należy podkreślić, że przedsiębiorca ma obowiązek informowania o wszystkich zagrożeniach w realizacji projektu.

W przypadku niedotrzymania obowiązku zapewnienia trwałości projektu PARP ma prawo do rozwiązania umowy o dofinansowanie i zażądania zwrotu wypłaconej dotacji wraz z odsetkami. Każda taka decyzja jest poprzedzona dogłębną analizą przyczyn niedotrzymania warunków trwałości projektu przez beneficjenta. Przypominamy, że składając wniosek, przedsiębiorca deklaruje osiągnięcie określonych wskaźników i na tej podstawie jest rekomendowany do dofinansowania. Dlatego zawsze zalecamy firmom ostrożność w szacowaniu wartości wskaźników. Należy pamiętać, że nie wszystkie sytuacje mogą prowadzić do ostatecznych rozwiązań. Jeśli beneficjent w okresie trwałości projektu sprzeda zakupione ze środków dotacji urządzenie i zakupi nowe o lepszych parametrach, które pozwoli mu w dalszym ciągu realizować założone cele, nie dojdzie do rozwiązana umowy. Oczywiście jest wymagana zgoda PARP na takie działanie.

Jednak gdy beneficjent zaprzestanie realizacji projektu w ogóle, np. dokonując sprzedaży zakładu czy całości przedsiębiorstwa, jest to przesłanka do rozwiązania umowy.

Dotychczas w ramach programu Innowacyjnej Gospodarki nie wystąpiły przypadki związane z koniecznością zwrotu środków przez beneficjenta w związku z brakiem utrzymania inwestycji. Jednakże projektów zakończonych jest w tej chwili niewiele.

Z doświadczenia z poprzedniej perspektywy wynika, że zdarzały się takie sytuacje i kończyły zwrotem dofinansowania wraz z odsetkami.

Przedsiębiorcy składają często wnioski o wprowadzenie zmian do umowy, które dotyczą zarówno terminów realizacji poszczególnych etapów, jak również kwot wydatków odpowiadających poszczególnym zakupom, a także zmieniają formę dofinansowania z refundacji na zaliczkę. Nie wszystkie rodzaje zmian wymagają zawarcia aneksu do umowy. Aneks jest potrzebny do zmiany okresu trwania całego projektu, a także przesunięcia wydatków powyżej 10 proc. dotacji z jednej kategorii wydatków do innej. Nie wymaga aneksu, a jedynie pisemnej informacji, wydłużenie realizacji etapu, zmiana kwot w ramach pozycji zakupowych, które nie skutkują przesunięciem wydatków powyżej 10 proc. z jednej kategorii wydatków do innej czy też zmiana numeru rachunku bankowego.

Beneficjenci często wnioskują o wprowadzenie do harmonogramu projektu nowych zakupów, które co do zasady nie mogą być akceptowane. Jeśli w trakcie realizacji projektu pojawiają się nowe, wcześniej niezaplanowane wydatki, PARP nie może wyrazić zgody na aneksowanie umowy w takim zakresie. Wyjątkiem od tej zasady jest wymiana zaplanowanego do zakupu sprzętu na zakup sprzętu o lepszych parametrach, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty dofinansowania na projekt. Analizujemy kwestie ograniczenia konieczności aneksowania umów w pewnych przypadkach. Propozycja ta będzie wymagała konsultacji z Instytucjami Pośredniczącymi i Instytucją Zarządzającą.

@RY1@i02/2010/059/i02.2010.059.154.001b.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Patrycja Zielińska: Gdy są problemy z przygotowaniem dokumentacji rozliczeniowej, pracownicy PARP udzielają odpowiedzi na pytania przedsiębiorców

wiceprezes Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości