Dobre zarządzanie należnościami poprawia rentowność firmy

Z badania firmy PBS DGA, wynika, że blisko 2/3 proc. przedsiębiorców ma na co dzień do czynienia z nierzetelnym kontrahentem. Nie ma pewnego sposobu ich uniknięcia. Istnieją jednak narzędzia, których wykorzystanie znacznie zmniejsza ryzyko utraty należności i poniesienia strat z powodu niesolidnych partnerów.

Po wystawieniu faktury za wykonaną usługę lub sprzedany towar, powstaje ryzyko, że nie zostanie ona spłacona w określonym w umowie czasie. Uderza to przede wszystkim w płynność finansową firmy, a co za tym idzie w jej zdolność do regulowania bieżących zobowiązań. Dlatego tak ważne jest zarządzanie należnościami.

Wybierając sposób zarządzania należnościami, należy kierować się przede wszystkim rodzajem i wielkością przedsiębiorstwa. Jeżeli firma wystawia dużą liczbę faktur, a jej klienci przeciągają według swojego uznania terminy płatności - warto skorzystać z monitoringu należności. Proponują go w swojej ofercie praktycznie wszystkie firmy windykacyjne. Jeszcze przed upływem terminu zapłaty, klient bądź kontrahent zostaje poinformowany telefonicznie o wystawieniu faktury na określoną kwotę oraz o zbliżającym się terminie zapłaty. To często wystarcza, aby zapobiec opóźnieniom w regulowaniu należności.

Drugi etap monitoringu jest wprowadzany w życie, gdy dłużnik zalega z zapłatą należności nie dłużej niż 90 dni i polega na stałym kontakcie telefonicznym z dłużnikiem. Wysyłane jest mu także wezwanie do zapłaty.

Prowadzenie monitoringu bieżących należności skutkuje poprawą płynności finansowej, a także wyrobieniem dyscypliny płatniczej u odbiorców oraz obniżeniem kosztów obsługi klientów przez znaczące zmniejszenie liczby należności trudno ściągalnych w portfelu. Profesjonalnej firmie windykacyjnej można przekazać całość lub część procesu zarządzania należnościami.

Zarządzanie wierzytelnościami kosztuje i jest czasochłonne stąd też coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług biura informacji gospodarczej. Pozwala to uprościć procedury odzyskiwania należności i uniknąć drogi sądowej. Wystarczy dług w wysokości 200 zł w przypadku konsumenta i 500 zł w przypadku przedsiębiorcy, aby jego dane znalazły się w bazie biura. Ponadto do rejestru dłużników biura można dopisać także długi przeterminowane, wobec których egzekucja komornicza okazała się nieskuteczna. Będą one przechowywane w systemie przez 10 lat, chyba że zostaną wcześniej spłacone.

Według badań przeprowadzonych przez Instytut Badania Opinii i Rynku Pentor, 58 proc. dłużników spłaca swoje zobowiązania zaraz po otrzymaniu wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o możliwości dopisania do rejestru dłużników. Natomiast 27 proc. dłużników robi to już po umieszczeniu ich danych w rejestrze i wysłaniu im powiadomienia o tym fakcie.

Właściwie nie ma takiej wysokości wierzytelności, której nie warto byłoby odzyskiwać. Każda należność jest wynikiem naszej pracy i pobłażliwość w stosunku do nierzetelnych kontrahentów może doprowadzić do spiętrzenia problemu. Warto jednak wiedzieć, jakie wierzytelności do jakiej firmy windykacyjnej skierować. Wierzytelnościami o charakterze masowym o znacznym stopniu przeterminowania zajmują się firmy tzw. windykacji masowej, które działają w oparciu o ściśle zaprojektowane procedury. Obsługą jednostkowych wierzytelności business to business (B2B) zajmują się firmy o innych metodach działania i strukturze. Ze względu na specyfikę powierzanych spraw obsługa każdej z nich jest prowadzona indywidualnie. Firmy takie mają rozbudowane działy windykatorów terenowych oraz prawników, którzy analizują każdą wierzytelność. Dodatkowo obsługa wierzytelności B2B dzieli się na segment wierzytelności nisko i wysoko nominałowych. Przykładowo Pragma Inkaso specjalizuje się w windykacji i kupnie należności o wysokich nominałach jednostkowych, natomiast z uwagi na duże zapotrzebowanie wśród klientów utworzyła także spółkę zajmującą się obsługą wierzytelności o nominale poniżej 10 tys. zł, Pragma Collect. Dzięki wypracowaniu optymalnych dla każdego segmentu metod działania udało się zapewnić efektywność i rentowność obu spółek.

Średni czas przeterminowania należności waha się w zależności od branży od kilkunastu do kilkudziesięciu dni. Im bardziej rozdrobniony portfel odbiorców, tym bardziej reguły postępowania z kontrahentami powinny być oparte na sprawdzonych schematach i nieprzekraczalnych terminach podejmowanych kroków. Nie powinno się dopuszczać do przekraczania terminów płatności jako reguły. Klienci zazwyczaj zaczynają to bezwzględnie wykorzystywać. Na przeterminowanie powinniśmy się reagować od razu i maksymalnie po 7 - 14 dniach podjąć działania zmierzające do polubownego wyegzekwowania środków. Po 90-120 dniach dłużnicy przyzwyczajają się do kwestii zadłużenia i coraz trudniej jest im wyjąć z obrotu pieniądze uzyskane z kredytu kupieckiego, szczególnie jeśli należności ma dużą wartość. Jeśli firma zdecyduje, że egzekwowanie zleca zewnętrznemu podmiotowi, optymalnym terminem będzie 30 do 60 dni od wymagalności (tym szybciej im dłuższy był termin płatności). Gwarantuje to wysoką skuteczność i możliwość skorzystania z szerszej gamy usług przy lepszej cenie. Wierzyciel, który podejmie kroki szybciej, uzyska lepszą cenę za windykację lub lepszą cenę zakupu, niż zwlekający 6 miesięcy. Wówczas sprzedaż wierzytelności może być ekonomicznie mniej opłacalna.

Szczególną uwagę należy zwracać na kontrahentów, co do których podejrzewamy istotne pogorszenie sytuacji: zaprzestanie dokonywania płatności innym podmiotom, załamanie inwestora, z którym realizowali przedsięwzięcie. W takich wypadkach konieczna jest natychmiastowa reakcja, najmniejsza zwłoka zagraża wierzytelności. Kolejka wierzycieli się błyskawicznie wydłuża i tylko profesjonalny windykator jest w stanie odzyskać wierzytelność.

Z pewnością jeśli wierzytelność nastręcza kłopotów i obciąża naszych pracowników, warto powierzyć ją wyspecjalizowanemu podmiotowi. Znajdziemy na rynku oferty kupna pojedynczych wierzytelności o wysokim nominale, nawet kilku lub kilkunastu milionów zł. Na przykład Pragma Inkaso kupuje takie wierzytelności. Należy jednak pamiętać o tym, że firmy windykacyjne kupują należności dobrze udokumentowane, bezsporne. Przy sprzedaży jednostkowej wierzytelności B2B możemy uzyskać bardzo dobrą cenę, dlatego należy zawczasu zadbać o to, aby zgromadzone dokumenty poświadczały jej istnienie i wysokość. Jeśli myślimy o sprzedaży, lepiej dokonać tego przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Sprzedaż wierzytelności na etapie polubownym nastręcza mniej problemów formalnych nabywcy.

Jeśli jednak nie potrzebujemy gotówki bardzo pilnie, warto rozważyć również opcję zlecenia windykacji. Usługa windykacji zazwyczaj jest tańsza, działania są prowadzone bez względu na brak jakiejkolwiek formy współpracy ze strony dłużnika i nawet wtedy, gdy próbuje on podważyć, często bezzasadnie, wierzytelność. Nawet w przypadku takiego zachowania dłużnika firma windykacyjna przeprowadzi w naszym imieniu proces sądowy o nakaz zapłaty i doprowadzi sprawę do końca. Ciekawą usługą jest windykacja z opcją zaliczkowego finansowania przyszłych spłat od dłużnika. Zawiera w sobie zalety czystej windykacji i sprzedaży wierzytelności. Sprzedający otrzymuje potrzebną mu gotówkę bezpośrednio po podpisaniu umowy, a firma windykacyjna konsekwentnie prowadzi działania bez względu na mnożenie zarzutów przez dłużnika.

Niezależnie od korzystania z usług firm zewnętrznych zajmujących się obsługą należności, każda firma powinna samodzielnie oceniać sytuację finansową kontrahenta, tak przed zawarciem kontraktu, jak i w trakcie jego trwania. Konieczne jest również konsekwentne przestrzeganie reguł przyznawania kredytu kupieckiego oraz prawidłowe zabezpieczanie zawieranych umów od strony formalnoprawnej i finansowej. Warto także sprawdzić dane kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Dla uniknięcia kłopotów z należnościami uzasadnione jest zapytać także o referencje kontrahenta i osobiście potwierdzić, czy współpraca nadal układa się pomyślnie. Takie standardowe działania pozwolą uniknąć wielu problemów. Praktyka wykazuje, że im bardziej firmy skupiają się na odpowiednim przygotowaniu do kooperacji, tym mniej zaangażowania będzie wymagać zarządzanie należnościami.

@RY1@i02/2010/205/i02.2010.205.050.0001.001.jpg@RY2@

Problem z wyegzekwowaniem należności