O pierwszą zaliczkę na projekty miękkie nie trzeba wnioskować

Dofinansowanie na realizację projektów miękkich z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) jest wypłacane w systemie zaliczkowym. Płatności odbywają się w transzach. Przekazanie pierwszej transzy beneficjentowi odbywa się na podstawie umowy o dofinansowanie projektu oraz dołączonego do niej harmonogramu płatności.

Sporządza się go na obowiązującym wzorze, który znajduje się w zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 1 stycznia 2011 r. dostępnych na stronie internetowej www.efs.gov.pl w zakładce dokumenty.

Harmonogram jako załącznik do umowy o dofinansowanie zawiera następujące kolumny:

● liczbę transz, o jaką ubiega się beneficjent,

● kwotę transzy przyznanego dofinansowania,

● okres, za jaki będzie składany wniosek o płatność,

● kwotę planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia.

Przekazanie pierwszych środków na realizację projektu na wyodrębniony rachunek beneficjenta odbywa się w wysokości i terminie określonym w tym dokumencie. Beneficjent nie musi o to wnioskować. Warunkiem wypłaty środków jest wniesienie zabezpieczenia w terminie 15 dni roboczych od podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu.

Harmonogram płatności uzgodniony z instytucją, która przyznała beneficjentowi dofinansowanie, w uzasadnionych przypadkach może być aktualizowany. Każdorazowo zmiana taka wymaga zgody tej instytucji.

Przekazanie kolejnych transz dofinansowania jest uzależnione od rozliczenia co najmniej 70 proc. łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków. W tym celu beneficjent musi wykazać wydatki kwalifikowane co najmniej w tej wysokości we wniosku o płatność, który składa w terminie wynikającym z harmonogramu płatności w instytucji wdrażającej PO KL. Kluczowym elementem związanym z finansowaniem projektu jest akceptacja wniosku o płatność przez instytucję, która przyznała beneficjentowi dofinansowanie. To od niej uzależnione jest przekazanie kolejnej transzy wsparcia. Tylko wówczas, gdy wniosek o płatność jest poprawny (m.in. w zakresie kwalifikowalności wydatków w nim wykazanych), może być podjęta decyzja o przekazaniu środków w kwocie zgodnej z planem finansowym i prognozowanymi wydatkami.

Do rozliczania oraz wnioskowania o kolejne transze dotacji służy generator wniosków płatniczych (GWP). To specjalne oprogramowanie dostępne jest na portalu www.efs.gov.pl. Beneficjent powinien sporządzić wniosek o płatność za pomocą aktualnej wersji GWP. Od 23 sierpnia 2011 roku obwiązującą wersją generatora wniosków płatniczych jest wersja 4.2.9 GWP.

Beneficjent przedkłada wniosek o płatność w wersji elektronicznej w formacie XML i PDF oraz w wersji papierowej (1 egzemplarz), która jest wydrukiem z GWP. Instytucja nadzorująca zobowiązana jest do weryfikacji i archiwizowania otrzymanych dokumentów. Wniosek powinien być podpisany przez osobę do tego upoważnioną wskazaną we wniosku o dofinansowanie projektu lub inną osobę na podstawie załączonego pełnomocnictwa.

Wniosek składany jest zgodnie z przyjętym harmonogramem płatności, jednakże nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego.

Wniosek o płatność w części sprawozdawczej zawiera informacje dotyczące:

● postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu wraz ze wskaźnikami realizacji projektu za dany okres rozliczeniowy oraz w ujęciu narastającym, problemów i trudności w realizacji projektu (wraz ze wskazaniem podjętych środków zaradczych),

● prognozy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe, oraz zawiera informacje dotyczące zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych.

System wnioskowania o płatność w ramach PO KL można sprowadzić do kilku kluczowych zasad:

● spójność (sprawozdawane koszty muszą być spójne z budżetem i harmonogramem przyjętym we wniosku o dofinansowanie, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie projektu),

● dopuszczalność (sprawozdawane koszty muszą być zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL),

● terminowość (rozliczanie przekazanych uprzednio środków i wnioskowane o nowe środki odbywa się według przyjętego harmonogramu płatności),

● transparentność (wszystkie koszty muszą być ujęte we wniosku o płatność oraz zaakceptowane, ponadto poniesienie ich musi być zaewidencjonowane w odpowiednio przygotowanym systemie księgowym).

Zgodnie z zasadami finansowania PO KL w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70 proc. łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, naliczane są odsetki jak w przypadku zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Za dzień złożenia wniosku o płatność uznaje się dzień jego złożenia we właściwej instytucji wdrażającej PO KL lub nadania go w placówce pocztowej operatora publicznego.

Jeżeli termin złożenia wniosku o płatność przypadałby w dzień wolny od pracy, wówczas uznaje się, że wniosek o płatność jest złożony terminowo, jeśli zostanie nadany w pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniu wolnym od pracy.

@RY1@i02/2011/164/i02.2011.164.130.004a.001.jpg@RY2@

Forma rozliczenia preferowana przez PARP

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

@RY1@i02/2011/164/i02.2011.164.130.004a.002.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Michał Karlikowski | kierownik działu szkoleń i doradztwa, Firma 2000 sp. z o.o., jeden z beneficjentów PO KL

Najważniejszym elementem zapewniającym płynność finansową projektu, a zatem jego realizację jest potencjał beneficjenta wdrażającego projekt. Zdarza się, że płatności z instytucji nadzorujących wpływają z opóźnieniem lub z uwagi na brak środków beneficjenci są zachęcani do przesuwania terminu rozpoczęcia projektu. W takich wypadkach tymczasowe finansowanie projektu z własnych środków jest jedynym wyjściem. Jest to zazwyczaj sytuacja przejściowa, jednak wyłącza ona z aplikacji o środki słabsze finansowo instytucje i organizacje.

W trakcie trwania projektu ustala się tzw. okresy sprawozdawcze, które nakładają na realizujących projekty beneficjentów obowiązek terminowego (do 10 dni roboczych po zakończeniu okresu sprawozdawczego) rozliczania poniesionych kosztów. Od oceny wniosku o płatność uzależniona jest wypłata kolejnych transz i zazwyczaj jest to główny element oceniający stopień realizacji i poprawność działań projektowych. Należy podkreślić, że niekiedy wyjaśnienia i zapytania osób sprawdzających wnioski o płatność przyjmują formę quasi-kontroli wewnętrznej (konieczność przesłania faktur lub innych dokumentów kosztowych), jednak nie jest to nagminne i stosowane głównie w bardziej sformalizowanych instytucjach.

Pod względem zarządzania finansami wnioskowanie o płatność wymaga od zarządzającego projektem poprawnego oszacowania i zaplanowania wydatków w projekcie, a zarazem wydatkowania min. 70 proc. przekazanych uprzednio środków. Wymogi te mają ograniczyć kumulowanie przez realizatorów projektu niewydatkowanych środków na kontach projektowych. Wprowadzają także większą dyscyplinę realizacyjną. Konsekwencją braku poprawnego planowania działań projektowych są karne odsetki (liczone jak od zaległości podatkowych) za niewydatkowanie odpowiednich kwot.

Wnioskowanie o płatność wymaga od zarządzającego projektem różnego rodzaju kompetencji: merytorycznych, finansowych, zarządczych i społecznych. Do tego wszystkiego dochodzi element współpracy miedzy beneficjentem - czyli menedżerem lub kierownikiem projektu - a koordynatorem ze strony instytucji nadzorującej.