Autopromocja
Dziennik Gazeta Prawana logo

Radosław Kowalski

Author

doradca podatkowy

Artykuły autora

02 lipca 2018

Jak zoptymalizować koszty noclegów pracowników

OPIS SYTUACJI: Spółka InfBud zajmuje się sprzedażą i montażem w budynkach instalacji, m.in. wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, ale również różnego rodzaju systemów zintegrowanych, w tym opartych na rozwiązanych informatycznych. W związku z tym zatrudnia dużą grupę pracowników, którzy świadczą pracę poza jej siedzibą. Są wśród nich np. handlowcy zajmujący się pozyskiwaniem nowych klientów i sprzedażą elementów systemów (jako towarów), ale również negocjujący potężne kontrakty na projektowanie i montaż kompleksowych rozwiązań, czy pracownicy, którzy realizują zlecenia na budowach. Wszystkich łączy to, że wiele podróżują. Przy czym nie zawsze te wyjazdy mogą być zakwalifikowane jako podróże służbowe. Niekiedy wynika to z tego, że pracownik przemieszcza się w obszarze stałego miejsca świadczenia pracy (np. po województwie przypisanym dla danego handlowca), innym razem z tego, iż świadczenie jest realizowane na danym obiekcie przez okres dłuższy niż pół roku i konieczne jest oddelegowanie pracujących przy takim zleceniu w nowe miejsce (tj. modyfikacja stałego miejsca świadczenia pracy). Oczywiście ci, którzy podróżują w interesach spółki, niezależnie od tego, czy formalnie przebywają w podróży służbowej (potocznie delegacji), czy wyjazd nie ma takiego charakteru, w razie potrzeby korzystają na koszt firmy z noclegu. Przy krótkich wyjazdach nocują w hotelu, a w przypadku oddelegowania do pracy na budowie (często zagranicznej) - najczęściej jest to mieszkanie czy budynek wynajęty przez firmę.
Radosław Kowalski
02 lipca 2018

Czas na podjęcie kluczowych decyzji w sprawie ABI

? OPIS SYTUACJI: Spółka prowadzi działalność handlową w branży spożywczej (sprzedaje głównie suplementy diety), działając na zlecenie spółek z grupy kapitałowej, w strukturach której funkcjonuje. W ramach prowadzonej działalności spółka wykorzystuje dane osobowe. W przeszłości jednego z pracowników działu kadr wyznaczono jako administratora bezpieczeństwa informacji (ABI). Były to jednak jego dodatkowe obowiązki, miały dla niego charakter drugorzędny, a i jego znajomość zagadnienia nie była imponująca. Tak naprawdę obowiązki te zostały mu dopisane do zakresu obowiązków bez oczekiwania ze strony pracodawcy, że będzie się szczególnie angażował w tym zakresie. W efekcie, za cichą akceptacją zarządu, zagadnienie ochrony danych osobowych, prowadzenia i zgłaszania baz danych oraz wypełniania innych obowiązków w tym zakresie było cały czas odkładane na dalszy plan, co de facto prowadziło do naruszania przepisów. Chociaż firma działa w branży handlowej, funkcjonowało przekonanie, że specyfika podejmowanej aktywności, korzystanie z usług zewnętrznych firm marketingowych oraz krótka lista zleceniodawców usprawiedliwiają takie podejście do problematyki ochrony danych osobowych. Ogólna świadomość potrzeby ochrony danych była dość niska, ale jednocześnie dominowało przekonanie, że minimum w postaci wyznaczenia ABI zostało spełnione, co w przypadku kontroli (której nigdy w spółce nie było) pozwoli to jakoś ją przebrnąć, a jednocześnie uchroni zarząd przed konsekwencjami.
Radosław Kowalski
02 lipca 2018