Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Jeszcze w tym roku będzie można wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów poinformowało właśnie, że do 10 grudnia 2025 r. udostępni nową funkcjonalność umożliwiającą generowanie tokenów.

Prezentujemy drugą część wywiadu z przedstawicielami Ministerstwa Finansów o Krajowym Systemie e-Faktur. Pierwszą opublikowaliśmy wczoraj na łamach DGP oraz na stronie Gazetaprawna.pl.

Już 1 lutego 2026 r. system KSeF stanie się rzeczywistością dla tysięcy firm. Nie musisz jednak kupować drogiego oprogramowania – Ministerstwo Finansów szykuje bezpłatną Aplikację Podatnika 2.0, którą możesz przetestować już teraz. Sprawdź, jak samodzielnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, jak zdobyć niezbędny certyfikat i czy lepiej zaufać technologii, czy jednak zlecić wszystko biuru rachunkowemu.

Mimo apeli przedsiębiorców i części posłów nie zanosi się na odroczenie wejścia w życie w Polsce obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Na taki krok decydują się natomiast inne kraje unijne.

Do końca 2026 r. niewystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie się wiązało dla sprzedawców z sankcjami, czyli karami pieniężnymi. Nabywcy nie stracą z tego powodu prawa do odliczenia VAT, ale należy mieć na uwadze również inne kwestie - związane z procesami sprzedażowymi, umowami z kontrahentami, a także wyzwania techniczne.

Wyobraźmy sobie taką oto sytuację: kolejka do kasy, internet się zawiesił. Konsumentowi sprzedawca może dać paragon albo fakturę wystawioną w trybie offline. A podatnikowi VAT? Czy firma, która wystawi fakturę offline, będzie mogła przekazać ją klientowi, który jest polskim podatnikiem VAT, jeżeli sama nie wyśle jej jeszcze do Krajowego Systemu e-Faktur?

Nie ulega wątpliwości, że podczas określania terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF i jednolitego pliku kontrolnego w podatkach dochodowych ustawodawca nie wziął pod uwagę komfortu podatnika. Terminy te nakładają się bowiem na siebie, mimo że wdrożenie każdego z tych systemów osobno jest sporym przedsięwzięciem.

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana jest dla każdego podmiotu, który ma NIP, a więc nawet dla spółek cywilnych i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – informują producenci. Przedsiębiorcy muszą natomiast rozważyć, czy faktycznie będzie im ona potrzebna, żeby zdobyć certyfikat KSeF i następnie z niego korzystać.

Podatnik, który ze względu na zwolnienie podmiotowe z VAT, wystawia dziś tylko rachunki, będzie musiał po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wystawić fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli zażąda jej nabywca-podatnik VAT. Dlaczego? Wyjaśnił to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Czy trzeba mieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, żeby uzyskać certyfikat KSeF? A może lepszym rozwiązaniem będzie, gdy wystąpią o niego osoby fizyczne, np. właściciel firmy, wspólnik spółki, prezes, księgowa lub inny pracownik? Z takim dylematem mierzą się teraz mali przedsiębiorcy.

Wbrew oczekiwaniom niektórych podatników fakturowanie w nowym systemie nie zastąpi obowiązkowej fiskalizacji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Natomiast niektóre dokumenty z nich pochodzące stracą dotychczasowe znaczenie po okresie przejściowym.

Krajowy System e-Faktur nie odrzuci faktury z powodu błędów rachunkowych. Odrzuci ją, gdy okaże się ona identyczna z już przesłaną, zostanie wprowadzona do systemu przez osobę nieuprawnioną albo nie będzie zgodna ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej.

Przedsiębiorcy mogą już występować o certyfikaty, które będą potrzebne do uwierzytelnienia się w Krajowym Systemie e_Faktur. Ministerstwo Finansów udostępniło 1 listopada Moduł Certyfikatów i Uprawnień.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w dwóch kolejnych interpretacjach indywidualnych, że podatnicy będą mogli odliczyć VAT naliczony z faktury, którą otrzymają poza Krajowym Systemem e-Faktur, nawet jeśli sprzedawca miał obowiązek ją przesłać za pomocą tego systemu.

Od 15 października 2025 r. można testować środowisko przedprodukcyjne (demo) finalnej wersji Krajowego Systemu e-Faktur. Ale dopiero w miniony piątek po południu można było uwierzytelnić się za pomocą pieczęci kwalifikowanej.

Co można „zrobić” z fakturą, gdy wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur? Oto krótkie wyjaśnienie najczęściej spotykanych pojęć związanych z wystawianiem, udostępnianiem i użyciem faktury przy użyciu KSeF.