Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Kary za naruszenie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur mają wejść w życie dopiero od 2027 r., ale tylnymi drzwiami będą nakładane już w 2026 r. Wystarczy, że sprzedawca po uzyskaniu numeru identyfikującego fakturę wystawioną wcześniej w trybie offline24 nie skoryguje ewidencji w JPK_VAT.

Wprawdzie nie będzie potrzeby ich wystawiania w przypadku dokumentów przekazanych przez Krajowy System e-Faktur, ale wciąż będą funkcjonować, gdy faktury będą dostarczane poza nim. Ich stosowanie może być również potrzebne w razie niedostępności systemu lub jego notyfikowanej awarii.

Coraz bliżej do wejścia w życie zapowiadanego od dawna obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, a przedsiębiorcy i księgowi co rusz dowiadują się czegoś absolutnie zaskakującego. Bynajmniej nie chodzi o ogrom nowej wiedzy, którą trzeba przyswoić i opanować jak zawsze, gdy mamy do czynienia z czymś nowym (choć z pewnością tym razem skala nowości jest nieporównywalnie większa).

Od 30 września 2025 r. trwają testy systemu informatycznego Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwsze wrażenia ekspertów nie są optymistyczne. Wskazują na wiele aspektów KSeF, które wymagają jeszcze poprawy

Faktury będzie można wystawiać przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, czyli online, w trzech trybach offline (tj. offline – niedostępność KSeF, awaria i offline24) oraz w wyjątkowym trybie awarii całkowitej.

Już od lutego 2026 r. pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jak wynika z badania Asseco, na nieco ponad cztery miesiące przed tym terminem 72% firm deklaruje częściową lub pełną gotowość do obsługi cyfrowych faktur. Jedynie co dziesiąta organizacja nie podjęła jeszcze żadnych działań przygotowawczych. Wdrożenie KSeF wiąże się z istotnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi, ale biznes dostrzega również korzyści.

Podmioty spoza naszego kraju nie będą musiały wystawiać faktur ustrukturyzowanych, jeśli nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W systemie znajdą się jednak dokumenty dotyczące m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu.

Już 24 września 2025 r. Ministerstwo Finansów zainauguruje ogólnopolski cykl bezpłatnych szkoleń dla przedsiębiorców pod hasłem „Środy z KSeF”. Inicjatywa ma na celu praktyczne przygotowanie firm do wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Spotkania, prowadzone w formie stacjonarnej i online, potrwają do połowy grudnia 2025 r.

- Procedury wewnętrzne JST powinny m.in. narzucić sposób zobowiązania dostawców do podawania w fakturach ustrukturyzowanych odpowiednich danych jednostek organizacyjnych. Należy w nich także zobowiązać jej pracowników dokonujących wydatków służbowych we własnym zakresie do podawania odpowiednich danych, które powinny się znaleźć na fakturze wystawionej w KSeF - mówi Janina Fornalik, partner, doradca podatkowy w zespole VAT MDDP.

Krajowy System e-Faktur nie zmieni zasady korygowania faktur in plus, a więc gdy zwiększa się podstawa opodatkowania - wyjaśnił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Odniósł się także do wystawiania faktur in minus.

Nowe przepisy przewidują, że podatnik będzie mógł wskazać jako datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej dzień wcześniejszy niż ten, w którym ją faktycznie wyśle do KSeF. Takie działanie będzie legalne, ale trzeba sobie zdawać sprawę z jego – nie zawsze oczywistych – skutków

Nowości w prawie, obowiązki i uprawnienia, o których trzeba pamiętać w najbliższych tygodniach. Tradycyjnie, jak co miesiąc, drukujemy ściągawkę, którą biura rachunkowe mogą przekazać swoim klientom.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie etapami. Prezydent podpisał nowelizację wprowadzającą zmiany w przepisach dotyczących wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur.

Sejm przyjął poprawki Senatu do nowelizacji zmieniającej przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur. Ustawa ma datę 5 sierpnia 2025 r. i czeka już tylko na podpis nowego prezydenta oraz publikację w Dzienniku Ustaw