faktura

Spółka otrzymała od kontrahenta fakturę w postaci papierowej, mimo że usługodawca miał obowiązek wystawić ją w KSeF. Czy to, że fakturę wystawiono w postaci papierowej zamiast w KSeF, nie pozbawia spółki możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury oraz zaliczenia poniesionego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów?

Są one ważne nie tylko dla prawidłowego rozliczenia VAT i podatku dochodowego, lecz także często wiążą się z nimi określone skutki w relacjach z kontrahentami. Wprawdzie z przepisów wynika, o jakie dni chodzi, ale znaczenie ma też tutaj tryb pracy z systemem – online albo offline.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur coraz wyraźniej wpływa na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wraz z początkiem kwietnia pojawiły się nowe zasady dotyczące obowiązku korzystania z KSeF, jednak wielu przedsiębiorców nadal ma wątpliwości, kiedy dokładnie muszą przejść na system. Kluczowe znaczenie ma tu limit sprzedaży na poziomie 10 tys. zł – ale jego interpretacja nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.

Sprzedaż dla pracownika bez kasy fiskalnej jest dopuszczalna – pod określonymi warunkami. Przepisy jasno wskazują, kiedy przedsiębiorca może ograniczyć się wyłącznie do wystawienia faktury, nawet jeśli nabywcą jest osoba fizyczna.

Od 1 kwietnia zdecydowana większość podatników VAT musi już wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Ocenia się, że może to objąć od 1,5–1,8 mln podatników VAT. Z nowego obowiązku są zwolnieni tylko mikroprzedsiębiorcy, u których wartość miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami (papierowymi i zwykłymi, przesyłanymi e-mailem) nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Wystawianie faktur może zostać zablokowane nie tylko przez atak hakerski. Przyczyną może być także nieaktywny certyfikat KSeF lub token bądź przekroczenie limitów wysyłki lub odbierania faktur.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejne firmy. Jednocześnie – jak zapowiedział Marcin Łoboda, szef KAS – zaczną się pojawiać w nim udogodnienia dla przedsiębiorców. Zmian ma być łącznie 25, a każda z nich była efektem testowań.

Ten, kto dostanie fakturę wystawioną poza KSeF, odliczy z niej podatek, kierując się datą jej otrzymania. Ten zaś, kto otrzyma fakturę wystawioną w trybie offline, musi poczekać, aż zostanie jej nadany numer KSeF. Chyba że dostawca z jakichś przyczyn w ogóle nie prześle jej do centralnego systemu.

dr Piotr Marciniak, Instytut Nauk Prawnych PAN: Moje stanowisko jest jednoznaczne. Przy tak dużym nagromadzeniu błędów, o tak wielopoziomowo niebezpiecznym wpływie na obrót gospodarczy i bezpieczeństwo danych oraz transakcje i rozliczenia polskich firm, KSeF nie powinien zostać wdrożony.

Księgowi szukają na fakturach w Krajowym Systemie e-Faktur informacji, jaka jest łączna wartość sprzedaży netto i łączna kwota podatku VAT. Ale ich nie widzą, choć ustawa wymaga ich zamieszczenia. Jak to możliwe, że tych danych nie ma? Księgowe i księgowi od lat są przyzwyczajeni do tego, że mają je na fakturze wystawionej czy to na papierze, czy elektronicznie (w formacie PDF).