ewidencja czasu pracy

Artykuł zawiera 4 najważniejsze informacje o czasie pracy i jego ewidencji. Ewidencja czasu pracy to podstawa. Stanowi nie tylko obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, ale również ułatwienie dla pracodawcy. Jaki jest wymiar czasu pracy? Jakie systemy czasu pracy można wyróżnić? Jak prowadzić ewidencję czasu pracy i ile czasu należy ją przechowywać?

Jeden z naszych pracowników wystąpił z żądaniem wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. W związku ze specyfiką pracy rzeczywiście często pracował po godzinach. Wypłaciłem mu dodatkowe wynagrodzenie, ale pracownik twierdzi, że nie uwzględniłem kilkudziesięciu godzin. Problem w tym, że nikt nie prowadził ewidencji czasu pracy. Pracownik twierdzi, że ma świadków, którzy potwierdzą, jak długo codziennie pracował. Czy ich zeznania będą dla sądu wystarczającą podstawą do uwzględnienia żądań pracownika?

Wydłużony do 10 lat okres jej przechowywania będzie liczony inaczej niż niż dla innych pracowników, a ze względu na to, że przepisy wejdą w życie w trakcie miesiąca, stanie się to utrudnione. Kłopoty mogą być też z zakresem zastosowania uproszczonej ewidencji. A to wszystko już od najbliższej niedzieli

Przypominamy o obowiązkach i nowościach w prawie. 

Uwzględniony w niej wymiar absencji pracownika może być określany w godzinach lub dniach. A jej uproszczona wersja nie musi zawierać informacji o godzinach nocnych i pracy na dyżurze. Tak uznał resort w stanowisku wydanym dla DGP

Może być ich nawet kilka, ale łącznie muszą z nich wynikać wszystkie niezbędne informacje. Każdy trzeba jednak prowadzić oddzielnie dla danego pracownika

Przejście na akta osobowe w wersji elektronicznej nie nastąpi z początkiem roku. Nawet jeśli rozporządzenie zostanie podpisane na czas, to firmy informatyczne nie zdążą ze zmianą systemów.

Wprowadzenie dodatkowej, czwartej części akt osobowych i doprecyzowanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy – to tylko przykładowe zmiany, jakie czekają działy kadrowe firm.

Brak ustawowego, szczegółowego sposobu ewidencjonowania czasu przepracowanego na podstawie umowy-zlecenia pozostawił stronom tych umów dowolność w określeniu formy tej ewidencji. Można jej nawet w ogóle nie określać – wówczas to na przyjmującym zlecenie spoczywa obowiązek wykazania czasu, w którym wykonywał pracę. Cel jest oczywisty – możliwość sprawdzenia, czy zleceniobiorca otrzymuje za swoją pracę przynajmniej tyle, ile przewiduje ustawa, czyli – w 2018 r. – 13,70 zł brutto za godzinę wykonywania umowy.

Spółka zajmuje się m.in. projektowaniem i produkcją urządzeń, maszyn i kompleksowych instalacji dla przemysłu spożywczego, chemicznego oraz przemysłów pokrewnych. Firma stworzyła biuro projektowe, w którym zatrudnia dysponujących specjalistyczną wiedzą pracowników. Przy czym w umowach o pracę osób zajmujących się pracami projektowymi i wdrożeniowymi nie ma informacji o charakterze ich pracy. Spółka prowadzi jednak szczegółową ewidencję godzin pracy, aby mieć możliwość weryfikacji, ile czasu każdy z pracowników przeznaczył na prace badawczo-rozwojowe. Czy prowadzone prace można uznać za działalność badawczo-rozwojową, co umożliwiłoby spółce skorzystanie z ulgi podatkowej?

Nowe przepisy nie precyzują, jak należy liczyć czas świadczenia pracy tymczasowej. Na rynku pojawiają się usługi ułatwiające taki monitoring.

Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadziła obowiązek określenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Jak w praktyce wdrożyć taką ewidencję godzinową dla zleceniobiorców?

Zatrudniony, który pozywa pracodawcę o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny, musi udowodnić swoje roszczenie. Precyzyjne wykazanie czasu poświęconego na obowiązki służbowe na przestrzeni miesięcy lub lat bywa niemożliwe. Ale nie zamyka to drogi do uzyskania należnej wypłaty.

Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść z pracy może być pożyteczna, ale nie należy przeceniać jej znaczenia. Pracodawcy powinni być też ostrożni, bo nieprawidłowości w jej prowadzeniu mogą być wykorzystane przeciwko nim

Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców w wielu przypadkach będzie niecelowe lub wręcz niemożliwe. Jednocześnie oznacza wzrost biurokracji – uważają pracodawcy. Wprowadzenie takiego obowiązku przewiduje projekt nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, który zakłada, że osobom zatrudnionym na zleceniu będzie przysługiwać minimalna stawka godzinowa (12 zł). Bez ewidencji czasu pracy trudno byłoby wykazać, czy dany pracodawca wypłaca najniższą pensję zleceniobiorcom. Konfederacja Lewiatan (KL) postuluje jednak, aby część zatrudniających była zwolniona z realizacji takiego wymogu ze względu na specyfikę konkretnych branż lub wykonywanych zadań.

Konieczność ewidencjonowania godzin pracy zleceniobiorców i samozatrudnionych może wywoływać wątpliwości co do samego rodzaju umowy, jaka łączy takie osoby z firmą zlecającą im usługi. I powodować spory co do wymiaru czasu wykonywania obowiązków oraz należnego wynagrodzenia. Na takie zagrożenia zwracają uwagę pracodawcy.