Sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych

Prezes Rady Ministrów został przez ustawodawcę zobowiązany do wydania rozporządzenia, w którym określi zakres informacji zawartych w sprawozdaniu z udzielonych zamówień publicznych, jego wzór oraz sposób przekazywania, mając na względzie wymagania dotyczące treści sprawozdania przekazywanego Komisji Europejskiej, w tym rodzaj zamawiającego, kraj pochodzenia wybranego wykonawcy, wartość udzielonych zamówień, rodzaj zamówień i tryb ich udzielania oraz podstawę prawną zastosowania, a jeżeli ich wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro dla dostaw lub usług - także sposób wykonania zamówień.

Przepisy ustawy z 12 października 2012 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 19.11.2012 r. poz. 1271) wprowadziły między innymi zmiany dotychczasowego zapisu art. 98 ust. 4 Prawa zamówień publicznych.

Wprowadzona zmiana prowadzi do sytuacji, że zamawiający będą zobowiązani przekazywać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych również informacje dotyczące zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy, w szczególności informacji o łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia określonego w art. 4 pkt 8 ustawy, tj. zwolnienia z uwagi na okoliczność, iż wartość zamówienia lub konkursu nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.

Zgodnie z uzasadnieniem wprowadzenia nowego obowiązku w zakresie sprawozdawczości z udzielonych zamówień rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych przez zamawiających w rocznych sprawozdaniach o informacje o zamówieniach udzielonych poza ustawą PZP umożliwi ustalenie pełniej skali udzielanych i wykonywanych zamówień publicznych oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania całego systemu zamówień oraz skali stosowania przez zamawiających ustawowych wyłączeń.

Zamawiający będą zobowiązani do wykazania w sprawozdaniu wysokości wydatków poczynionych dla każdej z przesłanek uwzględnionych w art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz podania ilości udzielonych zamówień dla danej przesłanki. Oczywiste jest, że największą ilość będą stanowić postępowania o wartości do 14 000 euro udzielane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Planowanie wydatków

Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest czynnością odrębną od czynności sporządzenia planu rzeczowo-finansowego. Warto zauważyć, że na gruncie obowiązujących przepisów ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest dokonywane w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia, dokonanego z reguły na podstawie sporządzanego na dany okres planu rzeczowo-finansowego (planu przewidywanych zadań i wydatków na ich pokrycie), ale również z uwzględnieniem wszystkich innych okoliczności, które zaistniały po jego sporządzeniu, a które mają znaczenie dla opisu i szacowania wartości udzielanego zamówienia (np. zwiększenia środków służących do udzielenia określonych zamówień albo niespodziewanej wcześniej konieczności zwiększenia zakresu udzielanych zamówień).

Natomiast obowiązek sporządzania planu zamówień publicznych nie wynika z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych choć ustawa przewiduje korzyści związane z opublikowaniem informacji o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy po zatwierdzeniu albo uchwaleniu planu finansowego zamówieniach - możliwość skrócenia terminu składania ofert (tryby podstawowe - art. 43 ust. 3, art. 52 ust. 3 ustawy). Zamawiający może taką informację przekazać Urzędowi Publikacji UE lub zamieścić na własnej stronie internetowej (wstępne ogłoszenie informacyjne, art. 13 ustawy). Przy dokonywaniu wydatków publicznych obowiązują jednak zasady ogólne opisane w ustawie o finansach publicznych (art. 44). Wskazany przepis zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do opracowania planu finansowego.

Ponadto wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W ustawie Prawo zamówień publicznych został natomiast sformułowany zakaz dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

W konsekwencji zamawiający, przystępując do szacowania wartości zamówienia, powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia ma zasadnicze znaczenie dla właściwego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - przekroczenie określonych ustawowo wartości progowych wiąże się z obowiązkiem stosowania procedur udzielania zamówień określonych w ustawie lub koniecznością zastosowania bardziej rygorystycznych przepisów ustawy PZP.

Dzielenie zamówienia

Podział zamówienia i odrębne szacowanie wartości dla każdej z części zamówienia może być uzasadniony przyczynami obiektywnymi - niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych usług, dostaw lub robót budowlanych na cały okres zamówienia (np. projekty wieloletnie)

Potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia tożsamego przedmiotowo, a zamawiający przy dochowaniu należytej staranności nie mógł go przewidzieć w chwili planowania zamówienia czy udzielania zamówienia poprzedzającego.

Jeżeli po udzieleniu zaplanowanego zamówienia ujawniła się potrzeba udzielenia zamówienia tożsamego przedmiotowo, a jednocześnie zamówienie to ma charakter nieprzewidywalny, należy to zamówienie potraktować jako odrębne, a nie jako część zamówienia udzielonego wcześniej. Wartość tego zamówienia należy ustalać właściwie do jego zakresu. Jeżeli jednak zamawiający w trakcie roku lub innego okresu nie udzielił całości lub części planowanego zamówienia, a pojawi się konieczność udzielenia tożsamego nieplanowanego zamówienia - nie zachodzi podstawa do traktowania go jako odrębne. Jego wartość powinna zostać zsumowana z wartością wszystkich nieudzielonych zamówień.

Wartość zamówienia

Zamawiający może podjąć decyzję o podziale zamówienia na części bez obawy naruszenia przepisów ustawy PZP w przypadku gdy:

1. Podział zamówienia na części w ramach jednego postępowania i dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych. Zakres poszczególnych części ustala Zamawiający mając na względzie otrzymanie najbardziej korzystnych ofert. Wartością zamówienia jest suma wartości poszczególnych części.

2. Zamawiający z określonych względów dokonuje podziału jednego zamówienia na części, dla których będzie prowadził odrębne postępowania, przy czym wartością każdej z tych części zamówienia, jest łączna wartość wszystkich części zamówienia.

Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień sfinansowanych i udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego, finansowego albo objęty decyzją o udzieleniu wsparcia finansowego na realizację określonego projektu) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia może być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę.

Warto zauważyć, że niedopuszczalnym, w świetle art. 32 ust. 2 ustawy Pzp, podziałem zamówienia na części jest traktowanie jako odrębnych dwóch lub większej liczby zamówień dotyczących tożsamych przedmiotów zamówienia, przewidzianych w momencie sporządzania planu finansowego na dany rok budżetowy.

@RY1@i02/2012/252/i02.2012.252.21100010b.803.jpg@RY2@

Zamawiający, przystępując do szacowania wartości zamówienia, powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań

Edyta Partyn