Zamówienia publiczne: pełnomocnik zastępuje prezesa

Taka sytuacja jest możliwa, ponieważ ustawa Prawo zamówień publicznych nie zawiera zakazu ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania wykonawcy ubiegającego się o zamówienie publiczne. Wymagane jednak jest zachowanie formy pisemnej przy ustanawianiu pełnomocnika. Obowiązuje to bez względu na wartość zamówienia, w którym ustanowiony jest pełnomocnik. Udzielane pełnomocnictwo musi spełniać również kilka wymogów.

Przede wszystkim z treści pełnomocnictwa winno jednoznacznie wynikać, kto i kogo upoważnia oraz jaki jest zakres upoważnienia. Zalecanym jest, aby zakres upoważnienia był jak najbardziej szczegółowy, ponieważ wszelkie niejasności będą przesądzać o uznaniu, że osoba upoważniona nie ma prawa do wykonania czynności, która nie jest jednoznacznie określona w treści pełnomocnictwa.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego najczęściej występują pełnomocnictwa:

● ogólne - pozwalające umocowanemu dokonywać wszelkich związanych z przebiegiem postępowania o zamówienie publiczne tj. w szczególności; podpisywania ofert, protestów, pism do zamawiającego z pytaniami do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

● rodzajowe - tzn. dotyczące czynności określonego rodzaju. Przykładem pełnomocnictwa rodzajowego jest upoważnienie do reprezentowania wykonawcy przed zespołem arbitrów Urzędu Zamówień Publicznych. Pełnomocnictwo ogólne jest w tym przypadku niewystarczające. Należy, bowiem mieć na uwadze, że pełnomocnictwo ogólne upoważnia jedynie do dokonywania czynności zwykłego zarządu - stosownie do postanowień art. 98 Kodeksu Cywilnego, który stanowi, iż do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj. Ponadto warto zapamiętać, iż zgodnie z art. 99 par. 2 Kodeksu Cywilnego pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Ogólną zasadą jest, że pełnomocnictwo nie upoważnia pełnomocnika do udzielania dalszych pełnomocnictw tzw. substytucji. Na podstawie art. 106 Kodeksu Cywilnego substytucja pełnomocnictwa jest możliwa tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Substytucja pełnomocnictwa może być przez mocodawcę ograniczona tylko do określonego rodzaju czynności np. podpisania oferty z wyłączeniem prawa substytucji w zakresie upoważnienia do podpisania umowy. Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie chyba, że co innego wynika z treści pełnomocnictwa (art. 107 KC). Wskazany przepis stosuje się odpowiednio do pełnomocnictw, które pełnomocnik sam dla mocodawcy ustanowił.

Co do zasady czas trwania pełnomocnictw ogólnych nie jest ograniczony, o ile nie dokona tego mocodawca. Czas trwania pełnomocnictwa może być ograniczony np. do konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bądź do daty wskazanej w treści pełnomocnictwa. Jeżeli w treści pełnomocnictwa nie określono czasu jego obowiązywania przyjmuje się, że jest ono ważne aż do chwili jego odwołania przez mocodawcę. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa.

W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość przewyższa równowartość kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający zobowiązany jest żądać przedstawienia w ofercie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) dla urzędujących członków organu zarządzającego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wymóg ten jest obowiązujący również w przypadku gdy wykonawca ustanowił pełnomocnika do występowania w postępowaniu. Brak zaświadczenia z KRK dla członków zarządu wykonawcy powoduje konieczność jego wykluczenia z udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. Natomiast zaświadczenie z KRK dla pełnomocnika nie jest wymagane, zaś zamawiający nie może poprzez zapisy zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stawiać takiego wymogu.

Marek Okniński