Firma korzystająca z dofinansowania musi wybrać najlepszą ekonomicznie ofertę

Realizacja projektu współfinasowanego z funduszy unijnych niesie ze sobą wiele obowiązków nałożonych na beneficjentów. Zawarte są one w dokumentacji właściwego działania oraz w treści umowy o dofinansowanie. Dotyczą one przede wszystkim projektów informatycznych dla przedsiębiorców niezwiązanych z tą branżą, a poszukujących innowacyjnych rozwiązań wspierających prowadzenie działalności gospodarczej.

Ograniczenia programu

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka w działaniach 8.1 i 8.2 oferuje beneficjentom sfinansowanie projektów, których przedmiotem jest wdrożenie w przedsiębiorstwie nowoczesnych technologii wykorzystujących e-usługę (POIG działanie 8.1) lub integrację systemu IT beneficjenta z systemami jego partnerów (POIG działanie 8.2). Przedsiębiorca, dla którego system IT stanowi narzędzie w prowadzeniu podstawowej działalności, zazwyczaj nie dysponuje specjalistyczną wiedzą i zasobami ludzkimi, by we własnym zakresie opracować i wdrożyć innowacyjne rozwiązanie. Realizacja ambitnego projektu IT wymaga zatem od niego sięgnięcia do zasobów zewnętrznych i powierzenia realizacji poszczególnych zadań w ramach etapów projektu usługodawcom i dostawcom wyspecjalizowanym w branży IT.

Stosowanie zamówień publicznych

Dokumentacja programowa projektów realizowanych w ramach POIG działania 8.1 i 8.2. oraz zapisy umów o dofinansowanie stanowią, że beneficjent jest zobowiązany stosować przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej p.z.p.), gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 tej ustawy. Zgodnie z p.z.p. do jej stosowania są zobowiązane jednostki sektora finansów publicznych i jednostki z nimi powiązane oraz inne podmioty, jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności:

● ponad 50 proc. wartości udzielanego przez nie zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez jednostki sektora finansów publicznych lub z nimi powiązane,

● wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty progów unijnych,

● przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Zasada uczciwej konkurencji

Jeżeli beneficjent nie kwalifikuje się do objęcia p.z.p. - zgodnie z zasadami określonymi w art. 3 tej ustawy - do zakupu towarów i usług w ramach projektu zastosowanie mają zapisy umowy o dofinansowanie. Wówczas beneficjent zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Zobowiązany jest też dołożyć wszelkich starań, by uniknąć konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji uczestnika projektu objętego umową o dofinansowanie w związku z jej realizacją.

Dla zdefiniowania pojęcia konfliktu interesów można posłużyć się wskazówką zawartą w art. 6c ust. 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (po jej nowelizacji z 5 stycznia 2011 r.). Zgodnie z ww. art. 6c ust. 1 - podmiot, który ubiega się o udzielenie wsparcia przeznaczonego na zakup towarów lub usług lub otrzymał od agencji takie wsparcie i nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, dokonuje wyboru wykonawcy z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji. Podmiot taki nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między tym podmiotem a wykonawcą polegające na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 proc. akcji;

3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) stosunkowo szeroko podchodzi do interpretacji powiązania pomiędzy beneficjentem a wykonawcą wskazanego w pkt 4, opartego na istnieniu stosunku prawnego lub faktycznego budzącego uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy. Przykładem owych wątpliwości co do bezstronności jest sytuacja zlecenia usługi lub zakupu u dostawcy, z którym beneficjent pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych przy jednoczesnym braku aktualnej w okresie realizacji projektu weryfikacji ofert innych wykonawców występujących na rynku i ich porównania z ofertą stałego dostawcy.

W takich przypadkach beneficjent winien ściśle zastosować się do treści umowy o dofinansowanie regulującej sposób wyłaniania wykonawcy usług lub dostawcy towarów w projekcie, w przypadku gdy nie podlega p.z.p. Zgodnie z tą umową w przypadku realizacji w ramach projektu zakupu jednego asortymentu od jednego dostawcy towarów lub usług, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty 14 000 euro, beneficjent dokonuje zakupu w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i przejrzystości. [przykład 1]

Co najmniej trzy oferty

W umowach o dofinansowanie pojawia się zapis, że na żądanie instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczącej lub instytucji wdrażającej lub Komisji Europejskiej beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia co najmniej trzech ofert złożonych przez potencjalnych dostawców towarów lub usług (o ile na rynku istnieje 3 potencjalnych dostawców lub wykonawców usług) w odpowiedzi na zapytanie ofertowane skierowane do nich przez beneficjenta. Zapytanie ofertowe zawierające opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny ofert oraz termin ich składania - beneficjent musi zamieścić na swojej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym. Jeżeli z ustaleń beneficjenta wynika, że na rynku nie występuje co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług, jest on zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia potwierdzającego ten fakt. [przykład 2]

W przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub wykonawców usług, beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, pod warunkiem udokumentowania przez beneficjenta skierowania do co najmniej trzech podmiotów zapytania ofertowego.

Przedstawione powyżej zasady skłaniają do wniosku, że każde postępowanie ofertowe realizowane w projekcie współfinansowanym ze środków unijnych zakończone zleceniem dostawy lub wykonaniem usługi powinno być przeprowadzone ze szczególna starannością i dbałością o zapewnienie zachowania zasady konkurencyjności oraz powinno być bardzo dobrze udokumentowane.

Surowe konsekwencje

Przypadki niezachowania przez beneficjentów zasad dokonywania zakupów dostaw i zlecania usług przedstawionych powyżej najczęściej ujawniane są w trakcie postępowania kontrolnego, które może być przeprowadzone przez instytucje: zarządzającą pośredniczącą, wdrażającą, audytową oraz inne uprawnione na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień instytucje, w okresie trwania projektu i po jego zakończeniu. Jeżeli na skutek przeprowadzonej kontroli zostaną ujawnione nieprawidłowości w wydatkowaniu środków pochodzących z dofinansowania, w tym także sposobu przeprowadzenia postępowania na wyłonienie dostawcy lub wykonawcy usług, beneficjent musi liczyć się z uznaniem wydatków na te dostawy lub usługi za wydatki niekwalifikowalne, a więc nieobjęte dofinansowaniem. W skrajnych przypadkach zakupu przeważającej części towarów i usług objętych projektem w sposób sprzeczny z umową, na dofinansowanie może ona zostać rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym.

PRZYKŁAD 1

Nieprawidłowy wybór wykonawcy usługi

Spółka A zajmująca się dystrybucją samochodowych części serwisowych w ramach POIG Działanie 8.2. wdraża projekt integracji systemu obsługi zamówień z systemami swoich dostawców. Zaprojektowanie i wdrożenie aktualnie stosowanego przez firmę systemu zamówień zastało z sukcesem zrealizowane przez zewnętrzną firmę X w 2007 roku, która co roku dokonuje audytu i aktualizacji stosowanych rozwiązań. Firmie tej powierzono zatem jako rzetelnemu i profesjonalnemu wykonawcy usługę zaprojektowania, wykonania i wdrożenia systemu integrującego system realizacji zamówień dla odbiorców z systemami zewnętrznych dostawców, na który to projekt Spółka A otrzymała dofinansowanie w ramach POIG 8.2. Usługa powierzona została w oparciu o wieloletnie doświadczenie we współpracy z kontrahentem X bez przeprowadzania konkursu ofert.

Postępowania takie należy uznać za nieprawidłowe w świetle okoliczności, że firm oferujących profesjonalne projektowanie systemów handlowych i ich integracje z innymi systemami jest na rynku bardzo wiele. Beneficjent winien ogłosić o prowadzonym postępowaniu i skierować zapytania ofertowe co najmniej do kilku potencjalnych dostawców. W zapytaniu ofertowym powinny być dokładnie określone warunki stawiane wykonawcom weryfikujące ich profesjonalizm i doświadczenie. Na podstawie złożonych ofert wykonawca winien dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, uwzględniając parametr ceny, doświadczenia i profesjonalizmu. Powierzenie realizacji projektu firmie X, z którą beneficjent realizował poprzedni projekt, które nie zostało poprzedzone analizą rynku usług integracji systemów IT i ofert złożonych przez innych wykonawców, naraża beneficjenta na zarzut nieprawidłowości przy dokonywaniu zakupu towarów i usług w projekcie, i w konsekwencji może doprowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

PRZYKŁAD 2

Istnieje tylko jeden oferent

Przedmiotem zakupu w projekcie POIG Działanie 8.2. jest usługa IT w zakresie audytu systemów partnerów specjalizujących się w profesjonalnej wysoce specjalistycznej usłudze badawczej. Z informacji uzyskanych od swoich partnerów beneficjent dowiedział się, że na rynku polskim istnieje tylko jeden ośrodek certyfikujący usługi tych partnerów mający doświadczenie także w audycie informatycznym. Beneficjent zwrócił się zatem do tego podmiotu o złożenie oświadczenia potwierdzającego ten fakt, a po jego otrzymaniu zwrócił się o złożenie oferty na audyt IT systemów partnerów objętych projektem. Mógł więc odstąpić od wyboru najkorzystniejszej oferty.

Uwaga

Jeżeli na skutek przeprowadzonej kontroli zostaną ujawnione nieprawidłowości w wydatkowaniu środków pochodzących z dofinansowania, beneficjent musi się liczyć z uznaniem wydatków na te dostawy lub usługi za wydatki niekwalifikowalne

@RY1@i02/2012/011/i02.2012.011.21500030b.803.jpg@RY2@

Kamila Grabowska prawnik, zajmuje się obsługą prawną podmiotów gospodarczych i zarządzaniem projektami

Kamila Grabowska

prawnik, zajmuje się obsługą prawną podmiotów gospodarczych i zarządzaniem projektami

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

Ustawa z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz.U. z 2007 r., nr 42, poz. 275 z późn. zm.).