Gdy cena oferty przekracza wartość dotacji

W praktyce udzielania zamówień publicznych zamawiający często zostają postawieni przed dylematem: czy można ogłosić przetarg, nie mając w pełni zabezpieczonych środków finansowych na zrealizowanie zamówienia.

Warunki unieważnienia

Zgodnie z postanowieniami art. 93 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający jest zobowiązany unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli:

1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3;

2) w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu;

3) w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej albo nie została złożona żadna oferta;

4) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;

5) w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;

6) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

7) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Z tego katalogu okoliczności zasadne jest rozważenie okoliczności wskazane w pkt 4.

Sfinansowanie zamówienia

Kwoty, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie należy w pełni utożsamiać z podawaną bezpośrednio przed otwarciem ofert kwotą, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 86 ust. 3). Powołany przepis nakłada na zamawiającego obowiązek podania bezpośrednio przed otwarciem ofert kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Ustawodawca celowo użył w tych przypadkach pojęcia ("zamierza przeznaczyć" - "może przeznaczyć"). Podana zgodnie z art. 86 ust. 3 kwota wiąże natomiast zamawiającego, w sytuacji gdy cena najkorzystniejszej oferty jej nie przekracza. Wówczas unieważnienie postępowania na podstawie przesłanki zawartej w art. 93 ust. 1 pkt 4 jest niemożliwe, chyba że zamawiający udowodni, iż od momentu podania kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, do wyboru najkorzystniejszej oferty zaszły nieprzewidywalne okoliczności, które zasadniczo zmieniły jego możliwości finansowe.

Kwota podana zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy p.z.p. nie wiąże natomiast zamawiającego w sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty ją przekracza. Wówczas, jeśli po dokonaniu odpowiednich korekt w budżecie zamawiający zabezpieczy wyższe środki na finansowanie zamówienia, nie będzie zobowiązany do unieważnienia postępowania. W przypadku gdy wysokość dofinansowania jest mniejsza niż cena najkorzystniejszej oferty, zamawiający może sfinansować zakup z własnych środków.

Jeśli np. zamawiający otrzymał dofinansowanie w wysokości 150 tys. zł. brutto, a wysokość wynagrodzenia wykonawcy ustalona w złożonej ofercie przekracza kwotę dofinansowania, konieczne jest zapewnienie brakujących środków lub unieważnienie przetargu.

Zwiększenie budżetu

Przed podjęciem decyzji o zwiększeniu budżetu należy również rozważyć, czy wysokość dofinansowania nie stanowiła górnej granicy wydatku, jaką jednostka finansująca uznała za możliwą do poniesienia z tytułu zakupu przedmiotu zamówienia.

Jeżeli zamawiający zdecyduje, że korzystne jest poniesienie wydatku w kwocie, na jaką opiewa złożona oferta, możliwe będzie rozstrzygnięcie przetargu po zapewnieniu brakujących środków. Zbudowanie finansowania jest uzależnione od formy prawnej, w jakiej działa zamawiający. Jeżeli zamawiającym jest zakład budżetowy, możliwe jest sfinansowanie zakupu z odzyskanego podatku VAT. Pamiętać jednak należy, że odliczenie nastąpi w okresie późniejszym w stosunku do terminu płatności za dostarczenie przedmiotu zamówienia. W konsekwencji zamawiający musi posiadać wolne środki na uprzednie uregulowanie zobowiązań wobec wykonawcy zamówienia.

Oczywiście jeżeli zakład budżetowy uzyska zwiększenie kwoty dotacji do wartości, na jaką opiewa najkorzystniejsza oferta, możliwe będzie rozstrzygnięcie przetargu bez potrzeby finansowania zakupu z własnych środków zamawiającego lub z odliczenia podatku VAT.

Marek Okniński