Zakup usług notarialnych wymaga zastosowania trybu przetargowego

Jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, są podmiotami zobowiązanymi do stosowania przepisów tej ustawy, a tym samym stają się zamawiającym w rozumieniu tej ustawy.

Usługi nie priorytetowe

Odnosząc się do przedmiotu zamówienia obejmującego zakup usług notarialnych wskazać należy, że jako usługi prawnicze, należą do katalogu usług nie priorytetowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b Ustawy Pzp, a ściślej w Załączniku nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym (Dz. U. z 2010 r., Nr 12, poz. 68). Usługi prawnicze sklasyfikowano wg Wspólnego Słownika Zamówień w dziale oznaczonym kodem 79100000-5, obejmującym m. in. usługi w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji, doradztwa w zakresie patentów i praw autorskich, usługi w zakresie dokumentów oraz uwierzytelniania, czy doradztwo prawne i informacyjne. W konsekwencji jednostki samorządu terytorialnego zobowiązane są stosować procedury przewidziane w ustawie PZP, chcąc zapewnić obsługę w zakresie usług notarialnych. Obowiązek ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący.

Wskazać należy, iż ustawa z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t. j. Dz. U. z 2008 r., Nr 189 poz. 1158 ze zm.) nie zawiera regulacji wyłączających stosowania Ustawy Pzp w odniesieniu do nabywania usług notarialnych przez zamawiających zobowiązanych stosować tę ustawę. Biorąc pod uwagę stanowisko zgłaszane przez środowisko notariuszy, iż nie mogą uczestniczyć w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdyż świadczone usługi nie podlegają przepisom o zamówieniach publicznych, wskazać należy na wyrok Sądu Najwyższego z 26 lutego 2004 r. (III SZ 4/03, OSNP 2004/23/411), w którym SN uchylił uchwałę Krajowej Rady Notarialnej z 25 kwietnia 2003 r. w sprawie zakazu uczestnictwa przez notariuszy w przetargach lub konkursach na czynności notarialne, wskazując jednoznacznie, iż czynności notarialne jako usługi prawnicze w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych co do zasady podlegają przepisom tej ustawy, o ile świadczone są na rzecz podmiotu zobowiązanego do jej stosowania. Wyrok ten pomimo, że został wydany w 2004 r. nadal pozostaje aktualny w obecnie obowiązującym stanie prawnym.

Tryby poza przetargowe

Ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje w art. 5 ust. 1, iż do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze nie priorytetowym (czyli między innymi usługi prawnicze i usługi notariuszy), nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.

W związku z tym stwierdzić należy, iż możliwość nie stosowania przepisów dotyczących przesłanek wyboru trybów postępowania innych niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony w odniesieniu do m. in. usług prawniczych, nie jest nieograniczona, ale obwarowana pewnymi warunkami.

W przypadku usług o charakterze nie priorytetowym określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b Ustawy Pzp, w tym również usług notarialnych, zamawiający może odstąpić od stosowania przepisów dotyczących tylko: terminów składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy, a także przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.

Nie ma zatem możliwości udzielenia zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest świadczenie usług notarialnych w trybie z wolnej ręki - chyba, że zamawiający wykaże w sposób jednoznaczny zaistnienie co najmniej jednej z przesłanek określonych w art. 67 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Odnosząc się do możliwości wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego w zakresie usług notarialnych wskazać należy, że stosownie do postanowień art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych dla usług o charakterze nie priorytetowym, w tym usług notarialnych, zamawiający może zastosować tryb negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki w przypadku zajścia okoliczności innych niż wymienione w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 Ustawy Pzp, ale tylko wtedy, gdy te okoliczności są odpowiednio uzasadnione. Okoliczności takie powinny uzasadniać odstąpienie od stosowania trybów konkurencyjnych i pozostawać w związku z postępowaniem, z uwzględnieniem zasad, jakimi należy kierować się przy udzielaniu zamówień publicznych. Ponadto, należy wówczas wykazać, iż zastosowanie innych przesłanek dla w/w trybów mogłoby skutkować niekorzystnymi dla zamawiającego następstwami, których jedynie przykładowy katalog wymienia się w przedmiotowym przepisie.

Wartość zamówienia

W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są usługi notarialne zamawiający zobowiązany jest do oszacowania ich wartości zgodnie z art. 32 i następne ustawy PZP. W konsekwencji zamawiający powinien oszacować (zaplanować) z należytą starannością całkowite wynagrodzenie jakie planuje zapłacić wykonawcy w związku z zamawianymi usługami notarialnymi w okresie 12 miesięcy. Wskazać należy, że użyte w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 237) stawki taks notarialnych mogą stanowić jedynie podstawę obliczenia wartości zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich planowanych przez zamawiającego do zlecenia czynności notarialnych.

Zamawiający powinien oszacować z należytą starannością całkowite wynagrodzenie jakie planuje zapłacić wykonawcy w związku z zamawianymi usługami notarialnymi w okresie 12 miesięcy

Paulina Bielewicz