Potwierdzenie własnoręczności podpisu przez notariusza to za mało

Jeśli w kraju, z którego pochodzi wykonawca, nie wydaje się urzędowych dokumentów potwierdzających, że członkowie zarządu nie zostali skazani za określone przestępstwa, to można je zastąpić oświadczeniem złożonym przed notariuszem. Chodzi jednak o oświadczenie potwierdzające fakty, a nie jedynie własnoręczność podpisu.

W skład konsorcjum startującego w dużym przetargu na budowę elektrowni weszła m.in. spółka z Japonii. Sprawdzając kompletność dokumentów, zamawiający doszedł do wniosku, że nie potwierdzają one braku przesłanek do wykluczenia. Chodziło o potwierdzenie, iż nie otwarto likwidacji spółki ani nie ogłoszono jej upadłości, a także o zaświadczenie dotyczące niekaralności członków jej zarządu za niektóre przestępstwa.

Zamawiający wezwał firmę do uzupełnienia braków. Ta przedstawiła oświadczenia złożone przed japońskim notariuszem wraz z ich tłumaczeniami na język polski. Organizator przetargu doszedł jednak do wniosku, że ich również nie może zaakceptować. Wynikało z nich bowiem, że uprawniony przedstawiciel firmy złożył oświadczenie jedynie co do własnoręczności podpisu osoby, która je wystawiła, a która nie była obecna u notariusza. Nie dotyczyło ono zaś treści samego dokumentu.

Konsorcjum zostało wykluczone z przetargu. W odwołaniu złożonym do Krajowej Izby Odwoławczej tłumaczyło, że doszło do nieporozumienia. Powołując się na różnice w japońskim prawie, zapewniało, że uczyniło zadość wymaganiom zamawiającego.

KIO oddaliła odwołanie. Wyrok oparto na przepisach rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r. nr 226, poz. 1817), gdyż to ono obowiązywało w trakcie ogłaszania tego przetargu. Obecnie zastąpiło je nowe rozporządzenie o tym samym tytule (Dz.U. z 2013 r. poz. 231), niemniej jednak wymagania dotyczące dokumentów składanych przez zagraniczne firmy pozostały bez zmian.

Zgodnie z par. 4 ust. 1 pierwszego z rozporządzeń wykonawca powinien złożyć dokumenty wystawione w swoim kraju, które potwierdzają, że nie została otwarta jego likwidacja lub upadłość. Z kolei jeśli chodzi o potwierdzenie niekaralności członków zarządu, to powinien je wydać rejestr będący odpowiednikiem polskiego Krajowego Rejestru Karnego. Ponieważ jednak w wielu krajach nie ma takich instytucji, ustawodawca przewidział rozwiązanie alternatywne. Określono je w par. 4 ust. 3 rozporządzenia. Zgodnie z nim jeżeli "w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 1, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego".

Skład orzekający (poszerzony ze względu na istotę problemu) przyznał, że porządki różnych krajów mogą różnić się, ale wymóg wynikający z naszego rozporządzenia jest jednoznaczny. Przepisy bezwzględnie wymagają złożenia oświadczenia o tym, że nie otwarto likwidacji i nie ogłoszono upadłości, oraz o tym, że członkowie zarządu nie zostali skazani za pewne przestępstwa. Uzupełnione po wezwaniu zamawiającego dokumenty nie mają takiego charakteru. Notariusz odebrał bowiem jedynie oświadczenie, że widniejący pod nimi podpis został własnoręcznie złożony przez nieobecną u niego osobę. Niezależnie od odmienności porządków prawnych polskiego i japońskiego nie można uznać, że złożenie przed notariuszem oświadczenia o własnoręczności podpisu stanowi merytoryczne oświadczenie, o jakim mowa w polskim rozporządzeniu.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 marca 2013 r., sygn. akt KIO 466/13

Opracował Sławomir Wikariak