Upływ terminu związania ofertą nie oznacza zakazu zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego

Wykonawcy przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są związani złożoną ofertą przez ilość dni, którą określa art. 85 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepis ten uzależnia długość terminu związania ofertą od wartości zamówienia.

Długość terminu

W przypadku zamówień o wartości:

a) nie przekraczającej kwot określonych w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych termin związania ofertą wynosi 30 dni,

b) wyższej niż 20 mln euro (dotyczy robót budowlanych) lub 10 mln euro (dotyczy dostaw lub usług) termin związania ofertą wynosi 90 dni,

c) dla zamówień, o wartości wyższej niż kwoty wskazane w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 a niższym niż kwoty wskazane w pkt. b) powyżej, termin związania ofertą wynosi 60 dni.

Bieg terminu związania ofertą bez względu na wartość zamówienia rozpoczyna się od upływu terminu składania ofert.. Dla ustalenia daty, w której upływa termin związania ofertą należy stosować przepisy Kodeksu Cywilnego zawarte w art. 110 - 115.

Szczególnie istotne znaczenie dla obliczenia terminu związania ofertą ma art. 115 KC, który stanowi, że "jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień ustawowo uznany za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego". Ma to szczególne znaczenie w przypadku gdy wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. Termin ważności gwarancji określany jest poprzez wskazanie w jej treści konkretnej daty, po przekroczeniu której upływa zobowiązanie gwaranta. Zatem jeżeli wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji a termin związania ofertą ustalony zgodnie z art. 85 ust. 1 Prawa zamówień publicznych upływa w dniu ustawowo wolnym od pracy (np. niedziela) termin ważności gwarancji powinien obejmować dzień następny. W przeciwnym przypadku należy uznać, że oferta nie jest zabezpieczona należnym wadium, co w konsekwencji powinno skutkować podjęciem decyzji o wykluczeniu wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Znaczenie związania ofertą

Termin związania ofertą ma przede wszystkim zobowiązać wykonawcę do podtrzymania warunków realizacji zamówienia przez określoną przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych ilość dni kalendarzowych.

W okresie związania ofertą zamawiający może żądać od wykonawcy zawarcia umowy na warunkach określonych w złożonej ofercie. Sankcją za niedotrzymanie warunków zawartych w złożonej ofercie i odmowę podpisania umowy przez wykonawcę wybranego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o zamówienie publiczne jest zatrzymanie wadium.

Upływ terminu związania ofertą zmienia odpowiedzialność wykonawcy z tytułu odmowy podpisania umowy. Upływ terminu związania ofertą powoduje, że zamawiający nie ma wobec wykonawcy żadnych roszczeń z tytułu odmowy podpisania umowy. Z tego powodu zamawiający powinien w okresie związania ofertą przeprowadzić wszystkie czynności związane z wyborem oferty tak aby przed upływem terminu związania ofertą podpisać umowę z wybranym wykonawcą.

Termin związania ofertą ma również za zadanie dyscyplinowanie zamawiającego, tak aby bez zbędnej zwłoki rozstrzygał prowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

Termin związania ofertą ma zapobiegać opieszałości zamawiających w wyborze najkorzystniejszej oferty.

Termin instrukcyjny

Biorąc pod uwagę przedstawione znaczenie terminu związania ofertą dla stron postępowania o udzielenie zamówienia publicznego można stwierdzić, że ma on charakter instrukcyjny dla wykonawcy zaś wiążący dla zamawiającego. Wiążąca rola terminu związania ofertą wynika z faktu, że po jego upływie zamawiający nie może zmusić wykonawcy do podpisania umowy na warunkach zawartych w złożonej uprzednio ofercie.

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie zabraniają podpisania umowy po upływie terminu związania ofertą jeżeli zarówno wykonawca jak i zamawiający wykazują taką wolę. Warunki realizacji przedmiotu umowy muszą być jednak tożsame z warunkami realizacji zamówienia przedstawionym w ofercie na podstawie której doszło do wyboru wykonawcy.

Z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nie wynika sankcja nieważności umowy, w wypadku jej zawarcia przez zamawiającego po upływie terminu związania ofertą.

Zawarcie umowy po terminie związania ofertą nie może stanowić podstawy do jej unieważnienia.

W mojej ocenie nie ma racjonalnych podstaw do obrony formalno - prawnego stanowiska, iż nie jest możliwe zawarcie umowy po upływie terminu związania ofertą. Wskazać należy, że termin związania ofertą ma na celu ochronę interesu wykonawcy a nie zamawiającego i że dany wykonawca, jeśli wyrazi wolę zawarcia umowy ma prawo do jej podpisania.

Podobnie zamawiający nie powinien obawiać się podpisania umowy, po terminie związania ofertą również w odniesieniu do postępowań o zamówienie publiczne prowadzonych z wykorzystaniem środków unijnych. Zamawiający nie powinien się uchylać od zawarcia umowy po upływie terminu związania ofertą, ponieważ nie taki był cel wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Celem tym było wyłonienie wykonawcy, który złoży ofertę najkorzystniejszą w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych. Skoro taki wykonawca został zgodnie z procedurą wyłoniony i wyraża wolę zawarcia umowy to zamawiający powinien taką umowę zawrzeć.

Termin związania ofertą ma również za zadanie dyscyplinowanie zamawiającego, tak aby bez zbędnej zwłoki rozstrzygał prowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego

Edyta Partyn