Zakup różnych rodzajów mebli nie uzasadnia podziału zamówienia

Przepis art. 4 pkt 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), ustala wartość progową, od której uzależnione jest stosowanie przepisów tejże ustawy. Zgodnie z treścią tego przepisu z obowiązku stosowania ustawy wyłączone są te zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro. Oznacza to, że w przypadku zamówień o wartości poniżej tego progu, zamawiający przy ich udzielaniu nie jest zobowiązany stosować procedur w niej przewidzianych.

Wartość zamówienia

Stosownie do treści art. 32 ust. 1 ustawy podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Z przepisu tego wynika zatem obowiązek dołożenia przez zamawiającego należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia.

Jednocześnie w myśl art. 32 ust. 2 ustawy zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

Sens normatywny tego przepisu sprowadza się do ustalenia, iż zamawiający nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów ustawy, czy też z drugiej strony do nieuprawnionego stosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu.

Wynika z tego, że nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej, bądź też taki podział, którego skutkiem będzie brak stosowania przepisów ustawy w ogóle. Znajduje to swoje odzwierciedlenie w treści art. 32 ust. 4 ustawy, w myśl którego jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytuacji, gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W konsekwencji przy udzieleniu każdej z części zamówienia zamawiający będzie zobowiązany do stosowania przepisów ustawy PZP właściwych dla łącznej wartości zamówienia. Takie działanie zamawiającego nie narusza art. 32 ust. 2 ustawy PZP. Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach powinno być jednak w każdym przypadku poprzedzone ustaleniem wcześniejszego planu przez zamawiającego.

Analiza przypadku

Niemniej jednak w kontekście tych uwarunkowań istotne jest w pierwszej kolejności ustalenie czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami. Dla prawidłowej oceny konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak: tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i tożsamość podmiotowa, tj. możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy. W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy można założyć, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Pomocnym, ale nie wiążącym wskaźnikiem umożliwiającym prawidłową ocenę zamówień pod kątem ich tożsamości, mogą być również kody CPV i dokonywana przy ich zastosowaniu agregacja dostaw lub usług według kategorii. Niemniej jednak stosowanie tego wskaźnika nie jest wymagane ustawowo i powinno mieć charakter jedynie poboczny, albowiem Rozporządzenie w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) służy przede wszystkim opisaniu (oznaczeniu) przedmiotu zamówienia a nie ustalaniu wartości zamówień.

W celu dokonania tych ustaleń, istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający przystępując do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować oraz ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo, w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Podmiotem zobowiązanym do rozstrzygnięcia o tym, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem publicznym dotyczącym tego samego przedmiotu zamówienia, czy też zamówieniami odrębnymi jest zamawiający, który w oparciu o posiadaną wiedzę oraz doświadczenie w zakresie prowadzonej działalności, najlepiej zna specyfikę danego zamówienia. Zamawiający kierując się powyższymi wskazówkami, w każdym przypadku zobowiązany jest ustalić przedmiot zamówienia oraz jego zakres.

Kryteria tożsamości

Odnosząc powyższe uwarunkowania przeniesione na grunt zakupu mebli biurowych i krzeseł biurowych (każde zamówienie o wartości poniżej 14 tys. euro, ale ich suma przekracza wskazaną kwotę) należy rozstrzygnąć czy udzielone zamówienia rzeczywiście miały odrębny charakter, czy też były to zamówienia tego samego lub podobnego rodzaju. Jak już wyżej wskazano w tym celu należy stosować kryteria tożsamości przedmiotowej, czasowej oraz podmiotowej.

Z tożsamością czasową będziemy mieli do czynienia w przypadku gdy zamawiający udzielał zamówień w tym samym czasie albo gdy był świadom konieczności zrealizowania drugiego z zakupów w momencie podejmowania decyzji (wszczęcia postępowania) o zakupie pierwszego rodzaju mebli.

O wiele bardziej problematyczne jest jednoznaczne rozstrzygnięcie pozostałych kryteriów, a mianowicie tożsamości przedmiotowej i podmiotowej udzielonych zamówień. Tak jak wcześniej wspomniano tożsamość przedmiotowa zamówień wyraża się w tym, że ich przedmiot jest taki sam, bądź ze względów technologicznych, recepturowych posiadanych właściwości fizycznych, użytkowych lub przeznaczenia, przedmiot zamówienia należy uznać za tożsamy. Natomiast tożsamość podmiotowa (wykonawcza) zachodzi w sytuacji, gdy jeden i ten sam wykonawca może wykonać, wyprodukować lub dostarczyć określone przedmioty zamówienia.

Mając na względzie zamówienia, których przedmiotem jest dostawa krzeseł oraz mebli biurowych, co do zasady charakteryzuje pewna tożsamość użytkowa, funkcjonalna oraz ich przeznaczenie. Dostawy te mają bowiem na celu wyposażenie miejsca pracy w asortyment zapewniający odpowiednie warunki i organizację pracy biurowej (np. uwzględniające pracę przy komputerze, przechowywanie dokumentacji, druków i akt, spożywanie posiłków itp.) Zamówienia te zdają się być również nierozerwalnie ze sobą związane, albowiem trudno jest wyobrazić sobie zakup np. biurka komputerowego bez jednoczesnego doposażenia go w odpowiednie krzesło, umożliwiające wykonywanie przy nim pracy.

Pomiędzy dostawami zachodzi również tożsamość podmiotowa, albowiem opierając się na powszechnej wiedzy z zakresu handlu meblami biurowymi, można stwierdzić, iż wykonawca oferujący dostawę mebli biurowych może jednocześnie dostarczyć odpowiedni zestaw krzeseł. Istniejące realia rynkowe wskazują bowiem na fakt, iż typowe meble biurowe oraz krzesła są dostępne u tego samego kręgu wykonawców, zajmujących się profesjonalnie działalnością na rynku handlu meblami biurowymi.

Przedstawiona argumentacja świadczy o tym, że zamówienia na dostawę mebli biurowych oraz krzeseł cechuje przede wszystkim tożsamość przedmiotowa i tożsamość podmiotowa, zaś tożsamość czasowa uzależniona jest od konkretnych okoliczności danej sprawy. W związku z tym, co do zasady, zamawiający powinien traktować zakup mebli biurowych i krzeseł jako jedno zamówienie, którego wartość powinna być obliczona łącznie. W przeciwnym razie zamawiający udzielając w sposób oddzielny zamówienia na dostawę mebli biurowych oraz krzeseł narusza przepisy ustawy PZP - a w szczególności art. 32 ust. 2 tej ustawy.

Pomocnym, ale nie wiążącym wskaźnikiem umożliwiającym prawidłową ocenę zamówień pod kątem ich tożsamości, mogą być również kody CPV i dokonywana przy ich zastosowaniu agregacja dostaw lub usług według kategorii

Marek Okniński