Jak prawidłowo przeprowadzić dialog techniczny

Dialog techniczny to procedura (a nie tryb udzielenia zamówienia) szczególnie przydatna przy przygotowywaniu przetargu publicznego, na przykład na systemy komputerowe, skomplikowany sprzęt teleinformatyczny czy medyczny, a więc wszędzie tam, gdzie dla prawidłowego zorganizowania postępowania niezbędne jest posiadanie specjalistycznej wiedzy z określonej dziedziny. Dialog techniczny jako elastyczna forma konsultowania się z rynkiem znajduje również praktyczne zastosowanie w nowatorskich, proekologicznych, intelektualnych i często skomplikowanych pod względem technologicznym, finansowym lub prawnym projektach realizowanych w formie partnerstwa publiczno-prywatnego (podobnie Urząd Zamówień Publicznych w Informatorze nr 02/2013).

Kiedy warto stosować dialog techniczny

Ustawa Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego, aby informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz jego przedmiocie zamieszczał na swojej stronie internetowej. Ustawa - Prawo zamówień publicznych nie precyzuje terminów związanych z procedurą dialogu technicznego. Przyjąć należy, że gospodarzem procedury jest zamawiający i to on w treści ogłoszenia o dialogu określa informacje związane z procedurą prowadzenia dialogu technicznego (np. terminy prowadzenia dialogu, zasady porozumiewania się, zakres dialogu, wymogi, jakie należy spełnić, aby zostać dopuszczonym do dialogu).

Dialogiem technicznym mogą być objęte informacje niezbędne do:

● przygotowania opisu przedmiotu zamówienia (zarówno w zakresie dostaw, usług jak i robót budowlanych),

● opracowania zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. w zakresie innych niż cenowe kryteriów oceny ofert, warunków udziału w przetargu itp.),

● określenia zapisów zawartych we wzorze umowy - np. w zakresie określenia warunków płatności, odbioru przedmiotu umowy.

Ustawa Prawo zamówień publicznych nie ogranicza zamawiającego w zakresie możliwości korzystania z procedury dialogu technicznego ani przedmiotowo, ani wartościowo. Uprzednie przeprowadzenie dialogu technicznego pozostaje bez wpływu na przyszłą decyzję o trybie, w jakim zostanie udzielone zamówienie publiczne. Możliwe jest wręcz pozyskanie w wyniku prowadzonego dialogu racjonalnych przesłanek uzasadniających zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki.

Biorąc pod uwagę formalizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak i konieczność równego traktowania wykonawców uczestniczących w dialogu technicznym, co bezsprzecznie wymusza wydłużenie procedur jego prowadzenia, w mojej ocenie wykorzystywanie tej procedury zasadne jest przy zamówieniach o złożonym i mającym różnorodne sposoby wykonania przedmiocie zamówienia.

Procedura dialogu technicznego

W trakcie prowadzenia dialogu technicznego zamawiający nie może w różny sposób traktować wykonawców uczestniczących w procedurze. Na podstawie obowiązujących przepisów zamawiający nie może między innymi w różny sposób i w różnym zakresie przekazywać informacji odnośnie do własnych potrzeb lub oczekiwań.

Prowadzenie dialogu technicznego nie powinno mieć formy negocjacji, lecz raczej merytorycznej dyskusji i przedstawiania potrzeb zamawiającego w zakresie związanym z przedmiotem przyszłego zamówienia publicznego.

Dialog techniczny może być prowadzony na wspólnych spotkaniach zamawiającego i wykonawców. Biorąc jednak pod uwagę obiektywne czynniki związane z przekazywaniem istotnych informacji odnośnie do oferowanych produktów czy możliwości realizacji potrzeb zamawiającego, zasadne wydaje się prowadzenie dialogu odrębnie z każdym wykonawcą uczestniczącym w procedurze dialogu technicznego.

Uczestnicząc w dialogu technicznym, wykonawca może przedstawić rozwiązania, które w jego ocenie w sposób najlepszy spełniają potrzeby zamawiającego.

Ponieważ zamawiający zamieszcza informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na swojej stronie internetowej (co jest przejawem zasady równego traktowania wykonawców), racjonalne jest przyjęcie założenia, iż każdy zainteresowany wykonawca ma prawo wziąć udział w prowadzonym dialogu, przesyłając zamawiającemu zgłoszenie swojego zainteresowania udziałem w prowadzonej procedurze.

Zamawiający w odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie powinien zaprosić wykonawcę do udziału w dialogu technicznym. W celu usprawnienia procedury wydaje się zasadne, aby zamawiający w informacji o prowadzonym dialogu określali między innymi czas, w jakim wykonawcy mogą zgłaszać zainteresowanie udziałem w prowadzonej procedurze.

Wykonawcy, którzy uczestniczyli w dialogu technicznym, nie mogą z tego tytułu podlegać wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Gdzie szukać informacji o dialogu

Ustawa - Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego do zamieszczenia na swojej stronie internetowej informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego i o jego przedmiocie.

Pomimo obowiązku umieszczenia informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych nie dają podmiotom zainteresowanym udziałem w dialogu uprawnienia do formułowania żądania dopuszczenia do udziału w dialogu ani - z drugiej strony - nie kreują obowiązku zamawiającego dopuszczenia wszystkich zainteresowanych podmiotów do udziału w dialogu. Zgodnie bowiem z treścią art. 31a ustawy - Prawo zamówień publicznych, który wprost wskazuje, że to zamawiający "zwraca się" o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy, określenie kręgu podmiotów uczestniczących w dialogu technicznym należy wyłącznie do zamawiającego.

Warunki określone w ogłoszeniu

W związku z powyższym w ogłoszeniu o dialogu technicznym zamawiający ma prawo określić warunki udziału w dialogu technicznym. Ponieważ przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych nie formalizują procesu dialogu technicznego, zamawiający ma wyraźną swobodę w kształtowaniu procedur dialogu technicznego. Kompetencje zamawiającego nie są ograniczone ani w zakresie określenia sposobu komunikowania się z podmiotami, z którymi prowadzi dialog, ani terminu, do którego oczekuje na propozycje od wybranych podmiotów czy metody dokumentowania dialogu.

To zamawiający określa więc:

● z kim dialog techniczny będzie prowadził,

● co będzie przedmiotem dialogu,

● jak długo potrwa procedura dialogu technicznego.

Wobec powyższego za racjonalne i zgodne z wymogami obowiązującego stanu prawnego uznać należy zamieszczenie w treści ogłoszenia o dialogu technicznym informacji dotyczących:

● określenia przedmiotu (celu) prowadzenia dialogu,

● terminu i miejsca prowadzenia dialogu,

● warunków, jakie muszą spełniać firmy zainteresowane udziałem w dialogu (warunki mogą być określane bez uwzględniania trzy- i pięcioletnich okresów doświadczenia określonych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, Dz.U. z 2013 r. poz. 231),

● formy prowadzenia dialogu (np. poprzez podanie, że dialog będzie się odbywał poprzez prowadzenie spotkań zamawiającego odrębnie z każdą firmą zaproszoną do udziału w dialogu),

● terminu (zasady wyznaczania) spotkań z zaproszonymi do dialogu firmami,

● planowanego terminu zakończenia dialogu technicznego,

● miejsca składania informacji o zainteresowaniu wykonawcy udziałem w dialogu,

● żądanych dokumentów, jakie muszą dołączyć do wniosku firmy zainteresowane otrzymaniem zaproszenia do udziału w dialogu technicznym,

● sposobu porozumiewania się, języku sporządzania dokumentów i prowadzenia dialogu, potwierdzenia dokumentów i oświadczeń.

Ponieważ procedura dialogu technicznego poprzedza udzielnie zamówienia publicznego, należy uznać za możliwe zamieszczenie ogłoszenia na stronach internetowych poświęconych zamówieniom publicznym prowadzonym przez danego zamawiającego.

Ogłoszenie o dialogu technicznym warto jednak opublikować również w innych miejscach. Zamawiający może podjąć decyzję o jego szerszym upowszechnieniu, np. poprzez zamieszczenie informacji o dialogu technicznym w prasie codziennej.

Treść informacji o dialogu technicznym publikowana w prasie może być bardziej syntetyczna niż samo ogłoszenie zamieszczane na stronie internetowej, ważne, aby zawierało informację o adresie strony internetowej zamawiającego, na której zamieszono pełną treść ogłoszenia.

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.21100060b.802.jpg@RY2@

Marek Okniński