Kiedy data na pełnomocnictwie jest późniejsza niż termin składania ofert

A wynika to z tego, iż w świetle przepisu art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) stosowny dokument został w sposób prawidłowy uzupełniony, a upoważnienie osoby składającej ofertę zostało wykazane.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż udzielenie pełnomocnictwa (rozumianego jako umocowanie do podejmowania określonych czynności w imieniu i na rzecz mocodawcy) może co do zasady w powszechnym obrocie prawnym i gospodarczym nastąpić także w formie ustnej. Należy pamiętać, iż od udzielenia pełnomocnictwa odróżnić należy jego wykazanie przed zamawiającym, czemu mają służyć określone dokumenty potwierdzające tę okoliczność.

Pojęcie pełnomocnictwa, wbrew obiegowej opinii, nie ma jednego znaczenia. Po pierwsze, przez udzielenie pełnomocnictwa należy rozumieć złożenie oświadczenia woli przez mocodawcę. Na tej podstawie upoważnia on osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu i na jego rzecz czynności faktycznych oraz prawnych, określonych w treści pełnomocnictwa. W oparciu o tak udzielone umocowanie osoba będąca pełnomocnikiem jest upoważniona do reprezentowania wykonawcy będącego mocodawcą w zakresie określonym w treści pełnomocnictwa.

W powszechnie używanym znaczeniu pełnomocnictwo jest natomiast dokumentem stwierdzającym zakres tego umocowania. Przy czym od udzielenia pełnomocnictwa określonej osobie odróżnić należy jego wykazanie przed zamawiającym prowadzącym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Stanowi to jeden z wymogów skuteczności składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, w szczególności złożenia w jego imieniu oferty w prowadzonym postępowaniu. Obowiązek taki związany jest zresztą z ogólnie obowiązującą w procedurze udzielania zamówień publicznych zasadą pisemności postępowania.

Co istotne, sporządzony w formie pisemnej dokument pełnomocnictwa nie musi zawierać daty jego sporządzenia, ponieważ takiego rygoru nie przewidują zarówno przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych, jak również odpowiednio stosowane przepisy kodeksu cywilnego. Umieszczanie daty na pełnomocnictwie wynika z potrzeby wykazania daty umocowania w relacji pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem, przy czym z uwagi na dwoistość rozumienia dokumentu pełnomocnictwa nie musi pokrywać się z datą faktycznego udzielenia umocowania określonej osobie.

Na gruncie ustawy - Prawo zamówień publicznych, przyjmując za niedozwolone wykazywanie umocowania pełnomocnictwem w formie ustnej, powstał problem uzupełnienia braków formalnych w postaci pełnomocnictwa i daty, jaką powinno być ono opatrzone. Kwestia ta została rozstrzygnięta w praktyce orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej. Ta w wyroku z 16 kwietnia 2010 r., sygn. akt KIO/UZP 410/10, przyjęła, iż nie do przyjęcia jest stanowisko o obowiązku uzupełnienia pełnomocnictwa w taki sposób, że wystawienie pełnomocnictwa ma nastąpić z datą nie późniejszą niż upływ terminu składania ofert. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej przy takim stanowisku przepis art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p. nie miałby sensu, a wykonawcy zobowiązywani byliby do wystawiania dokumentów z datą wsteczną (dokumenty antydatowane), co w świetle powszechnie obowiązujących przepisów prawa jest niedozwolone i niemożliwe do spełnienia. A zatem w tym zakresie przepis art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych w przypadkach objętych jego regulacją jest unormowaniem szczególnym w stosunku do przepisów ogólnych.

Powyższe stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej zasługuje na aprobatę, bowiem pozostaje w zgodzie zarówno z zasadą pisemności prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, jak również uwzględnia stosowne przepisy kodeksu cywilnego oraz pozostaje logiczne i spójne z praktyką udzielania zamówień publicznych. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do zbytniego formalizmu udzielania zamówień publicznych. I trudno byłoby znaleźć dla niego faktyczne i prawne uzasadnienie.

Zatem pomimo istnienia pewnych wątpliwości interpretacyjnych oraz różnego podejścia w praktyce działania zamawiających wskazanie w dokumencie pełnomocnictwa późniejszej daty jego sporządzenia i podpisania niż data składania oferty, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie stanowi przesłanki do skutecznego odrzucenia oferty.

Łukasz Michał Mackiewicz

 radca prawny