Analiza pełnomocnictwa składanego w języku obcym

Coraz częściej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego do postępowania przystępują zagraniczni wykonawcy czy to występujący samodzielnie, czy tworząc rozmaite konsorcja przemysłowe, naukowe czy naukowo-badawcze. Bardzo istotne w takim wypadku jest dokonanie prawidłowej analizy złożonego wraz z ofertą pełnomocnictwa. Wykonawca, który dostarcza pełnomocnictwo w języku obcym, nie musi wraz z nim przedkładać w procedurze przetargowej jego tłumaczenia. Pełnomocnictwo może mieć formę kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z 19 sierpnia 2008 r., sygn. akt KIO/UZP/801/08). Jest pewne odstępstwo od zasad dotyczących potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Co do zasady podmiotami uprawnionymi do tej czynności są bez ograniczeń notariusz, a w postępowaniu sądowym czynności takiej mogą dokonać adwokat oraz radca prawny.

Powołane wyżej orzeczenie wynikało z sytuacji, w której zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia postawił wymóg, że – kopie pełnomocnictw muszą być podpisane przez osoby/podmioty udzielające takiego pełnomocnictwa. Wszystkie pozostałe dokumenty, o których mowa w niniejszym dziale, są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W odniesieniu do dokumentów składanych w języku obcym zamawiający wymagał ich złożenia wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez wykonawcę.

Zatem jeżeli zamawiającemu najkorzystniejszą ofertę przedłoży np. konsorcjum składające się ze spółek mających swe siedziby w różnych krajach, musiałyby one przedłożyć dokument pełnomocnictwa, który opatrzony zostałby klauzulą – za zgodność z oryginałem. Nie byłoby zatem obowiązku, aby dokument opatrzony został inną klauzulą, np. za zgodność z tłumaczeniem. Należy przy tym pamiętać, że kontroferenci mogliby, mając na celu przedłużenie postępowania, podnosić zarzuty:

● naruszenia zasady prowadzenia postępowania w języku polskim czy też,

● niewłaściwego wezwania konsorcjum do uzupełnienia wadliwego pełnomocnictwa.

Nie ma podstaw do tego, by żądać przedłożenia wraz z pełnomocnictwem oryginału jego tłumaczenia. Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, stanowi jasno, że dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Jest jeden wyjątek, kiedy zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. Chodzi o sytuacje, kiedy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości (par. 4 ust. 2 powołanego rozporządzenia).

Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. Pełnomocnictwo w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinno być udzielone w formie pisemnej, dla zachowania której wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Powinno być ono złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Kiedy udział w postępowaniu bierze spółka zagraniczna, pełnomocnictwo winno zostać udzielone w formie pisemnej i w formie oryginału w języku państwa, w którym spółka jest zarejestrowana.

Wystarczające jest zatem załączenie do dokumentów kopii pełnomocnictwa opatrzonego klauzulą – za zgodność z oryginałem – bez potrzeby załączania oryginalnego tłumaczenia konkretnego dokumentu.