Jak kontrolowane są zamówienia finansowane z funduszy europejskich

Udzielenie wsparcia finansowego przez instytucje Unii Europejskiej wiąże się z kontrolą ich prawidłowego wykorzystania. Ma to na celu przeciwdziałanie uchybieniom i optymalizację wydatkowania funduszy europejskich. Kontrola właściwego wydatkowania środków pozyskanych z funduszy strukturalnych spoczywa głównie na państwie członkowskim, w tym przede wszystkim na instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie poszczególnych programów. Zgodnie z przepisami instytucja zarządzająca programem operacyjnym (minister lub organ administracji publicznej) kontroluje prawidłowe jego wdrażanie. To ona przeprowadza kontrole, które może powierzyć również innym organom. W praktyce najczęściej występują kontrole wyrywkowe oraz wykonawcze. Pierwsze z nich może przeprowadzić np. Główny Inspektor Kontroli Skarbowej. Ich celem jest weryfikacja poniesionych przez beneficjentów wydatków. Z kolei kontrole wykonawcze przeprowadzane są przez instytucje UE oraz instytucje krajowe, które nie uczestniczą bezpośrednio we wdrażaniu funduszy strukturalnych. Mogą być przeprowadzone przez Komisję Europejską, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy. Podmiotami krajowymi uprawnionymi do kontroli są Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych oraz Najwyższa Izba Kontroli w zakresie gospodarowania środkami publicznymi. Dodatkowo państwo członkowskie zobowiązane jest do informowania Komisji Europejskiej - Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF o nieprawidłowościach związanych z niewłaściwym wydatkowaniem środków europejskich.

Stwierdzenie nieprawidłowości w wydatkowaniu przyznanych środków unijnych niesie daleko idące konsekwencje dla beneficjentów. Sankcją może być zwrot dotychczas otrzymanych środków oraz wykluczenie z dofinansowania. Najczęściej nieprawidłowości w wydatkowaniu środków unijnych dotyczą nadużyć finansowych. Występują one, gdy beneficjent przedstawia nieprawdziwe lub niepełne oświadczenia i dokumenty, w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków UE. Jako przestępstwa traktowane mogą być:

● przedłożenie podrobionego, przerobionego, poświadczającego nieprawdę albo nierzetelnego dokumentu lub nierzetelnego, pisemnego oświadczenia dotyczącego okoliczności o istotnym znaczeniu w celu uzyskania dotacji (także subwencji czy pożyczki) od banku lub jednostki organizacyjnej prowadzącej podobną działalność gospodarczą na podstawie ustawy albo od organu lub instytucji dysponujących środkami publicznymi;

● podrabianie lub przerabianie dokumentów lub używania ich jako autentycznych;

● doprowadzenie innej osoby do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd albo wykorzystania błędu lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Z kolei w tym przypadku zamówień publicznych błędy dotyczą najczęściej stosowania niewłaściwych trybów przetargowych. Przypomnieć zatem należy, że udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż tryb konkurencyjny jest możliwe i dopuszczalne, tylko gdy spełnione są ustawowe przesłanki. Skutki naruszenia trybu konkurencyjnego i udzielenie zamówienia, np. z wolnej ręki, prowadzi do nieważności umowy. W takim przypadku zamawiający będzie musiał zwrócić otrzymane środki wraz z odsetkami. Najczęściej popełniane błędy w procedurze zamówieniowej to:

● naruszenie zasady konkurencyjności poprzez niezamieszczenie informacji o wszczęciu procedury przetargowej;

● brak dokumentacji projektowej;

● wadliwe przygotowanie dokumentacji przetargowej;

● nieprzekazanie oferentom specyfikacji istotnych warunków zamówienia w określonym terminie;

● zawarcie umowy z oferentem, który nie spełnia wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia;

● wybór błędnego trybu postępowania lub skorzystanie z trybu, z którego w świetle obiektywnych przesłanek nie można skorzystać.

Kontrola zamówień publicznych może odbywać się w trakcie ich udzielania, jak również po zakończeniu całej procedury przetargowej. Pierwsza z nich ma za zadanie sprawdzenie kompletności dokumentacji i zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu. Dodatkowo kontrolowana jest prawidłowość ustalenia wartości i opisu przedmiotu zamówienia. Kontrolujący biorą również pod uwagę przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, prawidłowości wyboru trybu udzielenia zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu. Pod uwagę brane jest również zamieszczenie w treści ogłoszenia informacji o dofinansowaniu projektu ze środków europejskich.

Z kolei kontrola po zakończeniu procedury przetargowej polega na zbadaniu zgodności zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie. Ma ona również na celu ustalenie, czy realizowane są postanowienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeniu o zamówieniu, lub innych dokumentach przetargowych. Kontroli poddawany jest także przebieg procesu oceny wykonawców, kompletność dokumentacji, prawidłowość ustalenia wartości zamówienia i jego opis. Kontrolujący badają także prawidłowość wyboru trybu udzielenia zamówienia, zgodność umowy z warunkami określonymi w specyfikacji i treścią wybranej oferty.

Stwierdzone nieprawidłowości wiążą się najczęściej ze zwrotem otrzymanych środków. Sankcja ta jest stosowana zarówno w odniesieniu do projektów już zakończonych, jak i będących w trakcie realizacji. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w działaniach już zrefundowanych ze środków unijnych beneficjent zobowiązany jest do ich zwrotu. Odmowa zwrotu powoduje, że instytucja wypłacająca środki zastosuje inne konsekwencje. Będą one zależały od etapu realizacji projektu. Możliwe jest tutaj potrącenie środków z kolejnej transzy refundacji, gdy projekt jest w trakcie realizacji lub wszczęcia postępowania windykacyjnego w przypadku jego zakończenia. Potrącenie środków z kolejnej transzy refundacji z kolei wystąpi, gdy beneficjent nie dokonał jeszcze ostatecznego rozliczenia projektu. Odmowa refundacji będzie zastosowana, jeżeli nieprawidłowości zostaną wykryte w odniesieniu do wydatków beneficjenta, które nie zostały mu dotychczas zrefundowane.

● instytucje uczestniczące w procesie wdrażania programu

● Urząd Zamówień Publicznych

● Najwyższa Izba Kontroli

● Główny Inspektor Kontroli Skarbowej

● Komisja Europejska

● Europejski Trybunał Obrachunkowy

● Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

Dariusz Jagiełło

Kancelaria Radcy Prawnego Bartłomiej Jan Naróg

gp@infor.pl