Zasady kontaktu z zamawiającym określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Do obowiązków zamawiającego należy precyzyjne określenie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia informacji na temat sposobu porozumiewania się z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. Dodatkowo każdy podmiot organizujący postępowanie na podstawie ustawy - Prawo zamówień publicznych (dalej PZP) musi wskazać osoby uprawnione ze swojej strony do porozumiewania się z wykonawcami. Sama ustawa zamówieniowa nie precyzuje jednak zakresu owego porozumiewania się. Najczęściej będzie chodziło o formę korespondencji, jaka w toku każdego postępowania jest przekazywana pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Z kolei celem wskazania osób uprawnionych do kontaktu jest poinformowanie wykonawców o osobach uprawnionych ze strony zamawiającego do przyjmowania oświadczeń i zawiadomień.

Jedną z naczelnych zasad postępowania zamówieniowego jest zasada pisemności. Zgodnie z art. 9 PZP postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Tak jak w przypadku komunikowania się, ustawodawca nie definiuje tego pojęcia. Z pomocą przychodzi jednak art. 14 PZP. Zgodnie z nim do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). W rozumieniu prawa cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. W uchwale składu siedmiu sędziów z 30 grudnia 1993 r. (III CZP 146/93; OSNCP 1994/5 poz. 94) Sąd Najwyższy uznał, że podpis własnoręczny może złożyć tylko osoba umiejąca pisać i mogąca pisać. Zatem podpis musi być wytworem pisania, a mówiąc inaczej - podpisem jest wyłącznie znak napisany. Zdaniem Sądu Najwyższego wyrażonym w tej uchwale nie spełnia warunku podpisu własnoręcznego ani tuszowy odcisk palca, ani mechaniczne odtworzenie wzoru podpisu za pomocą odciśnięcia faksymile.

Za równoważne w skutkach z formą pisemną kodeks cywilny uznaje też oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Prawo zamówień publicznych dopuszcza również, aby w postępowaniach o udzielenie zamówienia, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje były przekazywane między stronami zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Najczęściej, z uwagi na szybkość postępowania, zamawiający dopuszczają alternatywnie każdą z powyższych możliwości komunikacji. Należy jednak pamiętać, że konsekwencją wyboru przez zamawiającego określonej formy porozumiewania się (np. faksem) jest to, że użycie innej możliwości przez wykonawcę (np. poczty elektronicznej) nie będzie skuteczne i nie wywoła żadnych skutków.

Poza tym zamawiający może wprowadzić różne sposoby porozumiewania się na różnych etapach postępowania, czy nawet w odniesieniu do ściśle określonych czynności. Wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może jednak ograniczać konkurencji. Zawsze też dopuszczalna jest forma pisemna. Dodatkowo, jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. W praktyce otrzymanie potwierdzenia ułatwia znacznie czynności dowodowe przed Krajową Izbą Odwoławczą czy w postępowaniu przed sądem. Zdarza się jednak, że mimo prośby jednej ze stron postępowania zamówieniowego nie dochodzi do potwierdzenia otrzymania pisma. Taka sytuacja nie oznacza jeszcze, że oświadczenie woli danej strony wysłane faksem czy pocztą elektroniczną nie trafiło do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią. Z art. 61 kodeksu cywilnego wynika, że oświadczenie woli skierowane do drugiej osoby uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przepisie tym nie chodzi więc o rzeczywiste zapoznanie się adresata ze skierowanym do niego oświadczeniem woli, lecz o to, czy miał on taką możliwość. Powyższa kwestia była przedmiotem wielu orzeczeń Sądu Najwyższego, z których jednoznacznie wynika, że przepisy prawa cywilnego nie wymagają, by adresat faktycznie zapoznał się z treścią oświadczenia woli. Dla skutecznego złożenia takiego oświadczenia jest bowiem istotna sama możliwość zapoznania się z jego treścią. W praktyce zatem brak dysponowania potwierdzeniem odbioru pisma, przykładowo kierowanego przez zamawiającego do wykonawcy, nie oznacza jeszcze, że daną czynność należy powtórzyć.

Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego (wprawdzie wydawanego nie bezpośrednio na gruncie prawa zamówieniowego, ale przy interpretowaniu przepisów prawa cywilnego) możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli ma również znaczenie przy ocenie skuteczności oświadczeń woli składanych na odległość za pomocą faksu (telefaksu).

W powszechnym znaczeniu faks jest urządzeniem, które umożliwia nadawanie lub odbieranie dokumentów papierowych przy wykorzystaniu linii telefonicznych. Zasada działania tego urządzenia jest prosta. Faks skanuje kartkę papieru, tworzy jej obraz w postaci cyfrowej, a następnie transmituje go do kompatybilnego urządzenia umożliwiającego odbiór takiej wiadomości. Najczęściej będzie to drugi faks bądź komputer z zainstalowanym właściwym oprogramowaniem. Niezależnie jednak od urządzenia, do którego jest wysyłany dany dokument, jego celem jest odbiór zapisu cyfrowego, jego rozkodowanie, a następnie odczytanie oryginalnego dokumentu (bądź jego wydruk). Nieodzowną cechą każdego urządzenia faksowego jest przy tym to, że osoba składająca oświadczenie woli za jego pomocą otrzymuje wydruk kontrolny, z którego wynika, że przesyłane oświadczenie zostało wysłane z jej aparatu nadawczego (wysyłającego) oraz odebrane przez aparat odbiorcy.

Najczęściej wydruk ten, oprócz numeru urządzenia, na które została wysłana wiadomość, zawiera datę wraz z godziną dokonania tej czynności oraz liczbę przesłanych stron. Zdaniem Sądu Najwyższego taki raport stwarza równocześnie domniemanie prawne, że oświadczenie doszło do adresata w sposób określony w art. 61 k.c., to znaczy w sposób pozwalający mu zapoznać się z treścią oświadczenia woli nadawcy (uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/2002, LexPolonica nr 357570). W orzeczeniu tym Sąd Najwyższy wyjaśnił, że "wydruk ten jest - podobnie jak recepis pocztowy - traktowany w doktrynie jako tzw. dowód prima facie, to znaczy dowód, który jest dowodem dojścia oświadczenia woli do adresata, dopóki adresat nie wykaże środkami przewidzianymi w przepisach postępowania cywilnego, że na przykład z powodu zakłóceń pracy aparatu odbiorczego nastąpiło takie zniekształcenie tekstu przesłanego oświadczenia, iż stało się ono niezrozumiałe. W takim też wypadku nie ma podstaw do uznania, że oświadczenie woli wysłane za pomocą telefaksu (faksu) doszło do adresata w znaczeniu przyjętym w art. 61 k.c. Poza jednak takimi sytuacjami, jak przykładowo wskazane, oświadczenie woli wysłane i odebrane za pomocą telefaksu należy uważać za złożone z chwilą, w której adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Chwilą tą jest chwila odbioru faksu przez aparat adresata".

W praktyce oznacza to zatem, że sam dowód nadania faksu w przypadku braku przeciwdowodu wystarczy do zachowania rygorów związanych z korespondencją pomiędzy wykonawcami a zamawiającym. W konsekwencji, jeżeli odwołujący się miał świadomość określonej przez zamawiającego drogi porozumiewania się, to nie może usprawiedliwiać go fakt uszkodzenia faksu. Zamawiający nie może bowiem ponosić skutków braku prawidłowego funkcjonowania urządzeń teletransmisyjnych w siedzibie odwołującego.

W toku postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający dopuścił faks jako jedną z form komunikacji w toku całego postępowania. Po upływie terminu składania ofert wezwał on za pomocą faksu jednego z wykonawców do uzupełnienia dokumentów złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Po upływie wyznaczonego terminu zamawiający wykluczył wykonawcę. Czynność ta została zakwestionowana. Zamawiający dysponował jedynie dowodem nadania faksu, z którego wynikało, że z urządzenia zamawiającego zostało wysłane pismo zawarte na jednej stronie oraz że pismo to zostało odebrane przez urządzenie, którego numer odpowiada numerowi faksu odwołującego się wykonawcy. W tym stanie Krajowa Izba Odwoławcza uznała, iż dowód ten rodzi domniemanie, że oświadczenie zamawiającego dotarło do odwołującego w takiej postaci, iż możliwe było zapoznanie się z jego treścią. Dodatkowo izba uznała, iż w rozpatrywanym przypadku zamawiający nie był zobowiązany powołać się na dowód pewny, o co postulował odwołujący. Byłby zobowiązany to zrobić jedynie wtedy, gdyby odwołujący wzruszył powołane domniemanie, czego nie dokonał. Nie przedstawił żadnych dowodów na potwierdzenie własnych twierdzeń, iż nie otrzymał za pośrednictwem faksu od zamawiającego wezwania do uzupełnienia dokumentów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 27 października 2010 r., KIO 2227/10, LexPolonica nr 2417144).

Łukasz Sobiech

lukasz.sobiech@infor.pl

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).