Audytorzy dokładnie sprawdzą prawidłowość rozliczeń

Zespół kontrolujący zweryfikuje m.in., czy oprócz zamieszczenia informacji na stronie internetowej i w swojej siedzibie beneficjent wysłał zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, a następnie wybrał najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.

Obowiązująca od 1 stycznia 2011 r. aktualizacja wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadziła wiele zmian dotyczących przejrzystości i konkurencyjności wydatków oraz zasady efektywnego zarządzania finansami w PO KL.

Konsekwencją tych zmian jest nowelizacja zasad kontroli w ramach PO KL. Część ze zmian była znana już wcześniej, ponieważ znajdowały się w umowach o dofinansowanie projektu. Przeniesienie tych zasad do wytycznych obowiązujących w całym PO KL zwiększa ich rangę, co w efekcie ma się przyczynić do konsekwentnego ich przestrzegania.

Na beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm., dalej: p.z.p.) dodatkowo został nałożony obowiązek stosowania "Zasad dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS" (są one dostępne na stronie www.efs.gov.pl).

Dokument ten zawiera wiele szczegółowych wytycznych w zakresie planowania, przeprowadzania postępowań oraz udzielania i wykonywania zamówień publicznych. Regulacje te dotyczą m.in. konieczności zapewnienia większej przejrzystości podczas stosowania przez beneficjentów trybów niekonkurencyjnych udzielania zamówienia (z wolnej ręki, zapytania o cenę). Nałożono na nich dodatkowy obowiązek upublicznienia informacji na temat zamówień publicznych i właściwego szacowania wartości zamówienia. Sprecyzowane zostały - niewynikające bezpośrednio z p.z.p. - zasady m.in. dotyczące dokumentowania wyboru trybu udzielenia zamówienia, planowania postępowania oraz poufności procesu udzielania zamówienia.

Nakazuje się też beneficjentowi opracować m.in. instrukcje (regulaminy, zasady) dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych, a także określające sposób postępowania przy wykonywaniu umów o zamówienie. Instrukcje mają być dostępne dla audytorów. Jeżeli zamawiający wybiera inny tryb udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony lub ograniczony, zobowiązany jest udowodnić, udokumentować oraz zarchiwizować wystąpienie przesłanek uzasadniających jego zastosowanie.

Gdy beneficjent nie jest zobligowany do stosowania p.z.p., a zamówienie w ramach projektu przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto, powinien stosować się do zasady konkurencyjności. Ponieważ zdarzało się w przeszłości, że wydatki na wiele usług przedstawiano jako koszt personelu, co prowadziło do niezasadnego omijania zasady konkurencyjności, przywrócono stosowanie tej zasady również wobec personelu projektu. Wyłączono jednak spod tego rygoru zamówienia dotyczące zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektem oraz przez osoby, z którymi beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

Jednocześnie należy pamiętać, że beneficjent może zostać zobowiązany podczas kontroli do wykazania współpracy z podmiotem wyłonionym do realizacji zamówienia bez przeprowadzenia procedury zgodnej z zasadą konkurencyjności.

Co ważne, aby spełnić przesłanki zasady konkurencyjności, beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (o ile na rynku istnieje tylu potencjalnych wykonawców danego zamówienia) oraz do zamieszczenia na swojej stronie internetowej i w swojej siedzibie zapytania ofertowego. Wybór najkorzystniejszej spośród złożonych ofert musi zostać dokonany na podstawie kryteriów oceny ustalone w zapytaniu ofertowym. Ponadto wymagane jest sporządzenie odpowiedniego protokołu.

Kontrola obejmuje w szczególności sprawdzenie, czy protokół zawiera co najmniej:

● informację, do których trzech potencjalnych wykonawców beneficjent wysłał zapytanie ofertowe, lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, wraz z uzasadnieniem;

● informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego;

● wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpływu oferty od beneficjenta oraz z podaniem danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert;

● wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;

● datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej.

W przypadku naruszenia przez beneficjenta zasady konkurencyjności instytucja kontrolująca zastosuje taryfikator korekt załączony do umowy o dofinansowanie projektu. Należy również pamiętać, że nie należy w celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

W przypadku gdy beneficjenci realizują zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 tys. euro netto oraz powyżej kwoty 20 tys. zł netto, przy dokonaniu zakupu usługi lub towaru muszą udokumentować proces rozeznania rynku. Powinni również na wypadek kontroli umieć wykazać, że cena towaru lub usługi to cena rynkowa. W wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dotyczących kwalifikowania wydatków nie zawarto definicji usług i towarów, więc określenia te należy rozumieć szeroko. Powyższa procedura będzie miała więc zastosowanie nader często. Samo rozeznanie rynku rozumiane jest jako porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców. W przypadku gdy beneficjent stwierdzi, że na rynku ma tylu potencjalnych oferentów, może zostać wezwany do uzasadnienia tego faktu. Ponadto przebieg procesu rozeznania rynku, w tym uzasadnienie, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, musi zostać udokumentowany. W razie wykazania błędów podczas kontroli konkretne wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowane.

Wprowadzone zostały również zmiany w zakresie samego trybu przeprowadzania kontroli na miejscu. Za skuteczne zawiadomienie o kontroli uznaje się np. zawiadomienie faksem. Czas trwania kontroli obecnie ustalany jest przez jednostkę kontrolującą (wcześniej musiała się mieścić w terminie od 1 do 4 dni, ale zgodnie z decyzją danej instytucji mogła trwać dłużej). Ponadto w kontrolach na miejscu projektów mogą brać udział eksperci zewnętrzni zapewniający odpowiednie wsparcie merytoryczne, np. z obszaru zamówień publicznych. Kontrolerzy zostali zobligowania do szerszego weryfikowania prawidłowości rozliczeń finansowych, a także kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu. Tym bardziej więc trzeba zwiększyć staranność i dokładność w przestrzeganiu wspomnianych wytycznych i odpowiednim dokumentowaniu tego faktu.

Trzeba pamiętać, że beneficjenci zobligowani są do przestrzegania nowych wytycznych i zasad kontroli w stosunku do wydatków poniesionych po 1 stycznia 2011 r. Szereg nowych obowiązków został więc nałożony nie tylko na beneficjentów przyszłych projektów w ramach PO KL, lecz także projektów będących już w toku, ponieważ wszyscy zobowiązani są do stosowania aktualnej wersji wytycznych. Koniecznością jest więc uwzględnienie nowych uregulowań (zwłaszcza w zakresie przejrzystości i konkurencyjności wydatków oraz rozpoznania rynku), a także dokładne dokumentowanie na bieżąco czynności dla celów przyszłej kontroli. Konsekwencjami niedopełnienia tych obowiązków może być zastosowanie przez kontrolującego taryfikatora korekt lub uznanie wydatku za niekwalifikowany, a nawet rozwiązanie umowy o dofinansowanie.

Wprowadzone zostały zmiany w zakresie trybu przeprowadzania kontroli na miejscu. Za skuteczne zawiadomienie o kontroli uznaje się np. zawiadomienie faksem

Beneficjenci zobligowani są do przestrzegania nowych wytycznych i zasad kontroli w stosunku do wydatków poniesionych po 1 stycznia 2011 r.

Patrycja Pakuła-Sielska

radca prawny

Maciej Wruk

prawnik z Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna

Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.