Dodruk programów teatralnych

Biorąc pod uwagę specyfikę produkcji teatralnej przewidzenie "z góry" jaka i kiedy ilość programów teatralnych będzie konieczna do wydrukowania jest w praktyce niemożliwe do wcześniejszego przewidzenia. Dodatkowo, każdy z programów teatralnych charakteryzuje inna szata graficzna, inne materiały użyte do jego wykonania a także, co jest de facto najistotniejsze, ich ostateczne opracowanie przez autorów odbywa się tuż przed premierą lub wznowieniem danego spektaklu. Wobec tego powstaje pytanie, czy konieczne jest organizowanie przetargu na usługi druku, której nie można opisać z wyprzedzeniem gdyż nie jest znany ostateczny kształt programu zarówno na płaszczyźnie merytorycznej jak i wymogów technicznych i jakościowych.

Należyta staranność

Rozpatrując kwestię sposobu zlecenia zamówienia na usługę druku należy zaznaczyć, iż ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) w art. 32 określa zasady szacowania zamówienia publicznego.

Zgodnie ze tą normą, zamawiający zobowiązany jest ustalić wartość szacunkową zamówienia publicznego z należytą starannością. Ustawa Prawo zamówień publicznych jednak nie precyzuje pojęcia należytej staranności. Opierając się na art. 355 Kodeksu Cywilnego, należytą staranność można zdefiniować jako staranność ogólnie rozumianą w stosunkach danego rodzaju.

W konsekwencji należyta staranność przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia publicznego powinna być oceniana w zależności od rodzaju przedmiotu zamówienia.

W przypadku usług druku ustalenia wartości szacunkowej zamówienia należy dokonać w oparciu o dotychczasowe koszty lub koszty planowane do poniesienia a ustalone w oparciu o dostępny zamawiającemu materiał porównawczy.

Uwzględniając stan faktyczny, z którego wynika że dany program każdorazowo ma charakter nieprzewidywalnego dzieła artystycznego, dopasowanego do charakteru danej premiery, możliwe jest przyjęcie za uzasadnione stanowiska, iż z powodu braku możliwości oszacowania wartości danego zamówienia oraz jego opisania zgodnie z art. 29 ust. 1 Pzp, nie jest możliwe uprzednie pogrupowanie zamówień i na tej podstawie ogłoszenie przetargu na wybór jednego wykonawcy, który będzie w stanie wycenić, na etapie składania ofert przetargowych, koszty zlecanych później materiałów poligraficznych - w tym przypadku programów teatralnych.

Ustalanie wartości

Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 32 - 35 określa podstawowe zasady ustalania wartości zamówienia z uwzględnieniem jego przedmiotu i terminu wszczęcia postępowania.

Ustawodawca w art. 6a ustawy Prawo zamówień publicznych przewidział również możliwość udzielania zamówienia publicznego w częściach.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy właściwe dla wartości tej części zamówienia, jeżeli:

● jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80 000 euro dla dostaw i usług oraz 1 000 000 euro dla robót budowlanych;

● łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20 proc. wartości zamówienia.

Stosownie do postanowień art. 32 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytuacji gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu zamawiającego.

Jeżeli określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie, należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej.

Bezwzględnie należy jednak przestrzegać zakazu zawartego w art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, który stanowi, że zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (w analizowanej sytuacji - programy teatralne), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę.

Biorąc pod uwagę fakt, że zamawiający z powodów od siebie niezależnych nie jest w stanie opisać potrzeb odnośnie ostatecznego kształtu zamawianych programów teatralnych nie jest możliwe uznanie, że zachodzi tożsamość przedmiotowa zamówienia - każdy program teatralny wymaga np. innej przygotowalni technicznej. Powoduje to uznanie za zasadne twierdzenie, iż zlecając odrębnie wykonanie programów teatralnych zamawiający nie dzieli zamówienia publicznego w rozumieniu art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Źródła finansowania

Dla przyjęcia tej oceny istotnego znaczenia nabiera ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Wskazać należy na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 9 maja 2008 r. sygn. akt: KIO/UZP 397/08, w którym Izba stwierdza, że "Zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych zobowiązany jest do wydatkowania środków zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych, bez względu na pochodzenie środków, którymi dysponuje. Dla określenia przedmiotu zamówienia (i w konsekwencji szacowania jego wartości) decydujące jest, co wchodzi w jego skład, a nie - skąd pochodzą środki na jego sfinansowanie"

W konsekwencji jeżeli zamawiający pozyska dodatkowe, np. pochodzące od sponsorów teatru środki finansowe przeznaczone na wykonanie programów teatralnych, środki te będą również podlegały zsumowaniu w ramach ustawy Pzp.

Natomiast jeżeli sponsor przekaże zamówione przez siebie programy, koszt ich wykonania nie będzie wliczany do kosztu usługi poligraficznych zlecanych przez zamawiającego (teatr).

Reasumując stwierdzić należy, że teatr (zamawiający) powinien każdorazowo zlecać wykonanie programów teatralnych w procedurze formalno - prawnej, której reżim będzie uzależniony od wartości udzielanego w danym czasie zamówienia.

Jeżeli zamawiający będzie w stanie określić w jednym czasie wymogi dotyczące więcej niż jednego programu teatralnego ich wartość powinna zostać zsumowana. W przeciwnym wypadku ze względu na brak tożsamości przedmiotu zamówienia i tożsamości czasowej każde z zamówień może być traktowane jako odrębne zamówienie o swojej indywidualnej przedmiotowej charakterystyce.

Marek Okniński