Warto przemyśleć, jaki numer kontaktowy podaje się w ofercie

Jeśli wykonawca wskazał w swojej ofercie dwa numery faksu, to zamawiający może wysyłać dokumenty na każdy z nich. To przedsiębiorca powinien zatroszczyć się o to, by informacja o tym nie zaginęła wśród innych. Zamawiający nie ma zaś obowiązku żądać od niego potwierdzenia trzymania dokumentów.

Firma startująca w przetargu na transmisję danych zgodnie z wymaganiami wskazanymi w specyfikacji w odpowiedniej części oferty wskazała osobę wyznaczoną do kontaktów z pracownikiem oraz numer faksu, na który można przesyłać jej informacje. Inny numer faksu (do ogólnego sekretariatu) podała jednak na pierwszej stronie oferty wśród danych identyfikacyjnych firmy.

W trakcie badania oferty okazało się, że została ona podpisana przez osobę, której uprawnień nie potwierdzał wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego też zamawiający wezwał do uzupełnienia pełnomocnictwa, z którego wynikałoby umocowanie tej osoby do reprezentowania spółki. Wezwanie przesłał faksem na numer wskazany na początku oferty, dlatego trafiło ono do sekretariatu ogólnego. W efekcie nie dotarło na czas do osoby pracującej nad tą ofertą i nie zdążyła ona uzupełnić pełnomocnictwa. To zaś spowodowało, że firmę wykluczono z przetargu.

W odwołaniu złożonym do Krajowej Izby Odwoławczej przedsiębiorca przekonywał, że formalnie nie został wezwany do uzupełnienia. Wszelka korespondencja powinna być bowiem przesłana na numer wskazany w odpowiedniej części oferty, w dedykowanej temu rubryce. To tam podano imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania spółki w przetargu oraz jej numer faksu. I na ten właśnie numer spodziewano się otrzymywać całą korespondencję.

Dodatkowo wykonawca powołał się na postanowienia specyfikacji, powtarzającej normę zawartą w art. 27 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.; dalej: p.z.p.). Zgodnie z nią każda ze stron na żądanie drugiej musi potwierdzić otrzymanie faksu. Jego zdaniem skoro takiego potwierdzenia nie było, to nie można uznać, że wezwanie w ogóle doręczono.

Skład orzekający nie uznał tej argumentacji i oddalił odwołanie. Jego zdaniem zamawiający mógł skorzystać z obydwu numerów faksów wskazanych w ofercie. Zarówno jeden, jak i drugi wpisano odręcznie. Ten ze strony pierwszej (ogólnego sekretariatu) znajdował się też na pieczątce firmowej i jest wskazany na stronie internetowej firmy.

Obydwa numery zostały świadomie wpisane przez przedsiębiorcę. Jeśli nie życzył on sobie, by jeden z nich był używany przez zamawiającego, to nie powinien go podawać w ofercie. Nie ma też żadnego znaczenia, że w osobnym punkcie formularza ofertowego wskazano numer faksu osoby wyznaczonej do kontaktów z zamawiających. To, że zamawiający oczekiwał wskazania takiej osoby, nie dyskwalifikuje oświadczenia wykonawcy zawartego na pierwszej stronie oferty, gdzie podał inny numer faksu. Tym bardziej że w specyfikacji wcale nie zaznaczono, by tylko numer faksu podany w określonym miejscu oferty miał być tym jedynie właściwym. Nie można też twierdzić, że numer faksu jest częścią oznaczenia przedsiębiorcy. Jego głównym celem jest bowiem umożliwienie kontaktu z przedsiębiorcą.

Izba nie zgodziła się też z rozumowaniem, że postanowienie specyfikacji, w którym powtórzono art. 27 ust. 2 p.z.p., oznaczało konieczność potwierdzania każdego przesłania dokumentu. Mówi on jedynie o tym, że jeśli jedna ze stron tego żąda, to druga jest zobowiązana przekazać takie potwierdzenie. Nie jest to jednak jedyny dowód na prawidłowe przesłanie faksu. W tej sprawie dowodem takim przedstawionym na rozprawie przez zamawiającego był raport z transmisji. Widnieje na nim liczba przesłanych stron. Jeśli wykonawca twierdzi, że faks ten do niego nie dotarł, to powinien obalić ten dowód. On jednak tego nawet nie próbował, skupiając się wyłącznie na podważaniu prawa do przesłania wezwania na drugi ze wskazanych numerów.

z 24 lipca 2012 r., sygn. akt KIO 1468/12.

Opracował Sławomir Wikariak