Pełnomocnictwo do przedłużenia terminu można uzupełniać

Ustawa Prawo zamówień publicznych określa terminy związania ofertą. Długość terminu związania ofertą uzależniona jest od wartości i przedmiotu zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 85 ust. 2 wskazanej ustawy wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

Stosowne upoważnienie

Ponieważ przedłużenie terminu związania ofertą stanowi oświadczenie woli składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jego złożenia musi dokonać osoba stosownie umocowana. Upoważnienie do złożenia oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą powinno wynikać z dokumentów załączonych do oferty lub z pełnomocnictwa stanowiącego załącznik do oświadczenia w sprawie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

W przypadku gdy zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą podpisana jest przez osobę, dla której stosowne upoważnienie nie wynika z dokumentów będących w posiadaniu zamawiającego, ten nie powinien wykluczyć wykonawcy z udziału w postępowaniu, bez uprzedniego wezwania go do złożenia w wymaganym terminie dokumentu pełnomocnictwa dla osoby składającej oświadczenie w sprawie przedłużenia terminu związania ofertą. Do tego działania obliguje zamawiającego przepis art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Obligatoryjny charakter

W świetle przepisu art. 26 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Przepis art. 26 ust. 3 ustawy Pzp ma charakter obligatoryjny na co wskazuje sformułowanie "wzywa", a nie "może wezwać" i obliguje zamawiającego do wezwania wykonawcy celem uzupełnienia pełnomocnictw w sytuacjach uregulowanych w tym przepisie, tj. w sytuacji niezłożenia pełnomocnictwa lub złożenia pełnomocnictwa wadliwego. Okolicznościami w których zamawiający uprawniony jest do zaniechania stosownego wezwania jest konieczność odrzucenia oferty wykonawcy lub unieważnienia postępowania. Z przywoływanego przepisu wynika, że jeżeli osoba występująca w imieniu wykonawcy nie złożyła pełnomocnictwa upoważniającego ją do reprezentowania tego wykonawcy, zamawiający powinien wezwać wykonawcę do złożenia takiego pełnomocnictwa w określonym terminie. Dopiero bezskuteczny upływ wyznaczonego terminu może powodować jakiekolwiek negatywne konsekwencje wynikające z nie złożenia pełnomocnictwa. Ratio legis przepisu art. 26 ust. 3 ustawy Pzp jest jasne. Postępowanie uzupełniające ma zapobiegać eliminowaniu z postępowania wykonawców, którzy popełnili drobne błędy i konieczności wyboru w takich sytuacjach mniej korzystnych ofert. Jednym z błędów który podlega uzupełnieniu w tym trybie jest nie złożenie pełnomocnictwa lub złożenie pełnomocnictwa wadliwego.

Norma zawarta w art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych znajduje zastosowanie do całego postępowania o udzielenie zamówienia i nie ma przy tym znaczenia, czy brak w zakresie pełnomocnictwa występuje przy pierwszej, czy kolejnej czynności podejmowanej przez wykonawcę w postępowaniu.

W konsekwencji okoliczność, iż wraz z ofertą zostało złożone pełnomocnictwo do reprezentowania odwołującego nie wpływa na obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia braku w zakresie pełnomocnictwa dla osoby składającej oświadczenie w trakcie procedur występujących po złożeniu oferty.

Ścisła interpretacja

Przepis art. 26 ust. 3 ustawy Pzp jako wyjątek od zasady składania wszystkich wymaganych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokumentów już wraz z ofertą należy interpretować ściśle. Tym niemniej wykładnia językowa tego przepisu nie pozostawia wątpliwości, że znajduje on zastosowanie w sytuacji niezłożenia pełnomocnictwa lub złożenia pełnomocnictwa wadliwego i dyspozycja tego przepisu nie ogranicza się w żaden sposób jedynie do pierwszej czynności podjętej przez wykonawcę w postępowaniu (patrz uzasadnienie do wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 04 stycznia 2012 r. sygn. akt: KIO 2754/11).

Norma ustawowa znajduje zastosowanie do całego postępowania o udzielenie zamówienia i nie ma przy tym znaczenia, czy brak w zakresie pełnomocnictwa występuje przy pierwszej, czy kolejnej czynności podejmowanej przez wykonawcę w postępowaniu

Marek Okniński