Jak przez internet walczyć o zamówienia publiczne

Od kilku już lat zamawiający może organizować licytacje elektroniczne dla wszystkich zamówień poniżej progów unijnych (patrz tabelka). W grę wchodzą więc zarówno dostawy, usługi, jak i roboty budowlane. Jednak skomplikowane zamówienia, nawet poniżej progów, nie powinny być udzielane w tym trybie. Powód jest prosty - nie ma w nim specyfikacji istotnych warunków ogłoszenia. Wszystkie informacje muszą znaleźć się w ogłoszeniu.

Zdecydowanie najwięcej e-licytacji ogłasza się na dostawy o określonych standardach. Są to zarówno dostawy artykułów biurowych, jak i sprzętu elektronicznego. Można jednak spotkać również e-licytacje na proste roboty budowlane (np. ocieplenie budynków) czy usługi (np. ochroniarskie).

W licytacji może wziąć udział każdy przedsiębiorca. Nie musi posiadać nawet bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystarczy sam dostęp do sieci. Nawet z kafejki internetowej.

Gdzie szukać informacji

Ogłoszenia o zamówieniach udzielanych w tym trybie, tak jak wszystkich innych poniżej progów unijnych, można znaleźć w Biuletynie Zamówień Publicznych (wejście przez www.uzp.gov.pl, zakładka BZP). Jeśli zamawiający (co zdarza się coraz częściej) korzysta z darmowej, udostępnianej przez Urząd Zamówień Publicznych, platformy do e-licytacji, to również na niej publikowane są ogłoszenia https://licytacje.uzp.gov.pl/. Niektórzy zamawiający (np. Urząd Miasta Stołecznego Warszawy) korzystają z własnych rozwiązań informatycznych. Także te zamówienia można znaleźć w BZP. Ponieważ ten tryb nie przewiduje publikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wszystkie informacje ważne dla przedsiębiorców chcących złożyć e-ofertę muszą znaleźć się w ogłoszeniu. Stąd też znajduje się w nich dużo bardziej obszerny niż przy innych trybach opis przedmiotu zamówienia. Poza nim ogłoszenie, zgodnie z art. 75 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, musi zawierać co najmniej:

wnazwę (firmę) i adres zamawiającego,

wokreślenie trybu zamówienia,

wwymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych,

wsposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w szczególności określenie minimalnych wysokości postąpień,

winformacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania,

wtermin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej,

wtermin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej,

wwarunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,

winformację o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu,

wtermin związania ofertą,

wtermin wykonania zamówienia,

wwymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

wistotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach,

wadres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna.

Co zrobić, by się zakwalifikować

Chociaż sama licytacja elektroniczna odbywa się na papierze, to jednak najpierw trzeba zostać do niej dopuszczonym. A na tym etapie wciąż obowiązują papierowe dokumenty. Przedsiębiorca chcący wziąć udział w licytacji musi więc złożyć zamawiającemu wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi, że spełnił wymagane warunki. Wykonawcom, którzy spełniają warunki, zamawiający przesyła następnie zaproszenie do udziału w licytacji. Wraz z nim przekazuje wszelkie niezbędne informacje do wzięcia w niej udziału.

Organizator e-licytacji ma prawo zażądać wniesienia wadium. Sam decyduje o terminie - nie może on być jednak późniejszy niż przed otwarciem licytacji.

Trzeba się zalogować

O tym, jak wygląda e-licytacja, przesądza platforma, na jakiej jest ona prowadzona. W każdej jednak przedsiębiorcy muszą rozpocząć od zalogowania się w systemie. Od tej chwili kontakt z zamawiającym jest możliwy wyłącznie przez internet.

Licytacja startuje w wybranym przez zamawiającego momencie. Od tej chwili przedsiębiorcy mogą składać tzw. postąpienia, czyli oferować coraz niższą cenę. Każdy z uczestników widzi, jaka kwota w danej chwili jest najniższa, i proponuje jeszcze korzystniejszą. Od decyzji zamawiającego zależy, jakiej wysokości mogą być postąpienia (określa to w ogłoszeniu). Zdarzają się e-licytacje, w których przebicie następuje zaledwie o 1 zł. Oferta przestaje wiązać, gdy inny przedsiębiorca złoży korzystniejszą.

Wykonawca składający kolejne postąpienia nie musi się martwić, czy są one takiej wysokości, jak wymagał tego zamawiający. System nie przyjmie bowiem mniejszych.

Kto zwycięża

Licytacja może być jedno- lub wieloetapowa. Zależy to od wyboru zamawiającego, który musi zadeklarować już w treści ogłoszenia. Licytacja jednoetapowa kończy się w określonym momencie. Może to być wyznaczona godzina. Możliwe jest też jednak określenie czasu, po którym licytacja się kończy, jeśli nie zostaną złożone kolejne postąpienia.

Od wyboru zamawiającego zależy, czy licytacja zakończy się od razu, czy też nie. Licytacja jednoetapowa kończy się w określonym momencie. Może to być wyznaczona godzina. Możliwe jest też jednak określenie czasu, po którym licytacja się kończy, jeśli nie zostaną złożone kolejne postąpienia. Dla przykładu: jeśli zamawiający wybrał opcję jednoetapową i określił w ogłoszeniu, że zakończy się, jeśli przez 10 minut żaden z uczestników nie złoży kolejnego postąpienia, to tyle właśnie czasu mają uczestnicy na przedstawienie kolejnej, tańszej oferty. Gdy czas ten upłynie, licytacja się kończy i zwycięża ten wykonawca, który jako ostatni złożył postąpienie. Nie warto czekać do ostatniej chwili, gdyż może się okazać, że z powodu opóźnienia "na łączach" złożona na chwilę przed zakończeniem licytacji oferta, nie zostanie odnotowana przez platformę, na której się odbywa.

Licytacja wieloetapowa toczy się niejako na raty. Po zakończeniu każdego z etapów eliminowani są z niego ci przedsiębiorcy, którzy nie złożyli kolejnych postąpień. Cała reszta przebiega tak jak w licytacji jednoetapowej.

Kiedy można podważyć wynik

Od przebiegu licytacji elektronicznej nie przysługuje odwołanie. Zgodnie z art. 180 ust. 2 p.z.p. odwołanie poniżej progów unijnych można złożyć tylko w kilku enumeratywnie wyliczonych w tym przepisie sytuacjach. Nie ma wśród nich przebiegu e-licytacji. A ten tryb jest stosowany wyłącznie poniżej progów unijnych.

Jedyna czynność, na którą można złożyć odwołanie, to wykluczenie z licytacji. Jeśli zamawiający uzna, że przedłożone przez przedsiębiorcę dokumenty nie potwierdzają spełnienia warunków w e-licytacji, ten może się odwołać od tej decyzji. Należy to zrobić w terminie 5 dni (jeżeli informację o wykluczeniu przesłano faksem lub e-mailem) lub 10 dni (jeżeli informację przesłano na piśmie). Warto tu przypomnieć, że decyduje data doręczenia odwołania do prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, a nie moment jego nadania na poczcie.

Progi unijne

Dostawy i usługi	Administracja centralna (np. ministerstwo)	130 000	522 548
	Sfera samorządowa (np. urząd gminy)	200 000	803 920
	Firmy sektorowe (np. kopalnie)	400 000	1 607 840
Roboty budowlane	Wszyscy zamawiający	5 000 000	20 098 000

Na odmiennych zasadach

W przeciwieństwie do e-licytacji, aukcja elektroniczna nie jest osobnym trybem udzielania zamówienia publicznego. Musi ją poprzedzić postępowanie w tradycyjnej papierowej formie, np. przetarg nieograniczony lub ograniczony. Jeśli zostaną w nim złożone co najmniej trzy ważne oferty, zamawiający przeprowadza swego rodzaju dogrywkę w internecie, podczas której przedsiębiorcy mogą proponować korzystniejsze (nie tylko cenowo) oferty. Do wzięcia udziału w aukcji elektronicznej konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 nr 113, poz. 759 z późn. zm.).