Potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem

Jeżeli wykonawca nie przedstawi dokumentów w formie oryginałów może przedstawić ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

Odrzucenie oferty

Zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie mogą wymagać od wykonawców aby kopie wielostronicowych dokumentów były potwierdzone na każdej stronie za zgodność z oryginałem. Tego rodzaju wymóg będzie miał jedynie charakter instrukcyjny, porządkowy tj. odnoszący się do formy przygotowania oferty a nie jej treści.

W przypadku gdy mimo określenia w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogu potwierdzenia "za zgodność z oryginałem" każdej strony kopii przedstawionego w ofercie dokumentu, wykonawca potwierdzi tylko pierwszą lub ostatnią stronę zamawiający nie będzie miał podstaw prawnych do odrzucenia oferty.

Wskazać należy, że odrzucenie oferty może nastąpić jedynie w przypadku gdy zaistnieje co najmniej jedna z okoliczności wskazanych w art. 89 ust. 1 pkt. 1 - 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Żadna z okoliczności zawartych w tym przepisie nie odnosi się do formy dokumentu załączanego do oferty. W konsekwencji zamawiający nie ma podstaw formalno - prawnych do uznania, że oferta w której dokumenty potwierdzają spełnianie warunków udziału w przetargu ale nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie podlega odrzuceniu.

Regulacje prawne

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym zamawiający ma prawo wymagać aby kopia dokumentu przedkładanego na potwierdzenie spełniania warunków udziału w przetargu była potwierdzona za zgodność z oryginałem. Wynika to z par. 6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226 poz. 1817).

Przepis ten stanowi, że dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawców. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zatem zarówno przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych jak i wskazanego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów nie upoważniają zamawiającego do określania w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogu aby każda strona kopii dokumentu była potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Warto zaznaczyć, iż zasady te nie dotyczą potwierdzania kopii pełnomocnictw.

W przypadku pełnomocnictw zastosowanie znajdują przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). Z jego przepisów można wywieść, że pełnomocnictwa powinny być przedkładane w formie oryginałów lub kopii poświadczonych notarialnie.

Zamawiający w odniesieniu do pełnomocnictwa może określić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogi aby wykonawcy startując w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dołączali do oferty oryginały pełnomocnictw lub ich kopie poświadczone notarialnie.

Zasadę tę potwierdza między innymi wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 31 stycznia 2007 r. sygn. akt Ca 85/07. Zdaniem Sądu za niedopuszczalne uznać należy uznawanie przez zamawiającego za ważnej kopii pełnomocnictwa poświadczonej przez wykonawcę startującego w przetargu.

Wskazać należy, że w odniesieniu do formy w jakiej należy przedkładać pełnomocnictwo załączane do oferty składanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie znajduje zastosowania wskazane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów.

Ważność potwierdzenia

Warto zaznaczyć, że dla ważności potwierdzenia kopii dokumentu nie jest wystarczający sam podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy - konieczne jest opatrzenie potwierdzanego dokumentu sformułowaniem "poświadczam za zgodność z oryginałem" lub co najmniej "za zgodność z oryginałem" plus podpis osoby potwierdzającej. Dla ważności potwierdzenia podpis nie musi być opatrzony pieczątką imienną, wystarczające jest aby umożliwiał identyfikację osoby podpisującej.

Jeżeli upoważnienie do potwierdzania dokumentów przedkładanych wraz z ofertą nie wynika z załączonego do oferty rejestru, dla osoby która potwierdza dokumenty "za zgodność z oryginałem" powinno zostać załączone do oferty odrębne pełnomocnictwo. W przypadku gdy pełnomocnictwo będzie przedkładane w formie kopii musi spełniać wymogi wynikające z omówionych zasad określonych przepisami kodeksu cywilnego.

@RY1@i02/2012/079/i02.2012.079.21100050l.802.jpg@RY2@

Edyta Partyn