1 marca mija termin złożenia sprawozdania z zamówień

Sprawozdanie należy przekazać prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) w nieprzekraczalnym terminie do 1 marca 2012 r. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z udzielonych zamówień dotyczy każdego zamawiającego, który udzielił w 2011 roku co najmniej jednego zamówienia publicznego (bez względu na tryb) o wartości szacunkowej wyższej niż równowartość 14 000 euro tj. ponad 53 746,00 zł netto.

Zakres umów

Za zamówienia udzielone należy przyjąć zamówienia, w których doszło do podpisania umowy najpóźniej w dniu 31 grudnia 2011 r. W sprawozdaniu uwzględnia się również umowy, które zostały zawarte w roku objętym sprawozdaniem ale ich realizacja została przewidziana na lata następne. W wartości udzielonych zamówień uwzględnia się kwoty, na jakie zostały zawarte umowy a nie rzeczywiste zaangażowanie zamawiającego. Przykładowo, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia (zawarł w 2011 r. umowę) na usługi ochrony świadczoną w latach 2012 - 2014 w sprawozdaniu należy wskazać kwotę realizacji całego zamówienia (wynikającą z zawartej umowy). Również w przypadku gdy umowa zawarta w 2011 r. realizowana jest w latach 2011 - 2012 należy w sprawozdaniu wskazać kwotę realizacji całego zamówienia a nie tylko wysokość faktur zapłaconych w roku 2011r.

W sprawozdaniu nie uwzględnia się postępowań unieważnionych oraz postępowań ogłoszonych w 2011 r. ale nie zakończonych podpisaniem umowy do dnia 31 grudnia 2011 r.

Zasady i formularze

Wzory formularzy sprawozdania z udzielonych zamówień określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 10 września 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówień, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2007 r. Nr 175 poz. 1226).

Wypełniając odpowiedni druk sprawozdania należy przestrzegać następujących wymogów:

● jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie,

● w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę,

● zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

● w przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej. W sprawozdaniu nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Termin sprawozdania

Z obowiązku sporządzenia sprawozdania wszyscy zamawiający muszą wywiązać się do 1 marca, każdego roku następującego po roku którego dotyczy sprawozdanie (zgodnie z art. 98 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych).

Wskazany termin jest terminem zawitym tzn. nie podlega przedłużeniu np. ze względu na dużą liczbę udzielonych zamówień lub inne powody po stronie podmiotów zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania.

Nie przekazanie sprawozdania w wymaganym terminie zostanie potraktowane przez jednostki kontrolujące zamawiającego jako naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zamawiający przesyła sporządzone sprawozdanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych jedynie w formie elektronicznej. Sprawozdanie wypełniane jest i przesyłane przy wykorzystaniu formularza zamieszczonego na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: www.portal.uzp.gov.pl  

Zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto określone w zawartych umowach.

Edyta Partyn

Dodatkowe informacje związane z zasadami sporządzania sprawozdań: www.uzp.gov.pl