Przetargi przechodzą do sieci, ale zbyt wolno

Statystyka Urzędu Zamówień Publicznych pokazuje, że w tym roku 0,23 proc. zamówień udzielono w trybie licytacji elektronicznej. To wciąż bardzo niewiele. Chociaż stopniowo grupa zamawiających, którzy korzystają z narzędzi elektronicznych, rośnie, to zdecydowana większość z nich nie korzysta z internetu. Co najwyżej publikują w nim ogłoszenia i specyfikacje istotnych warunków zamówienia, gdyż tego wprost wymagają przepisy. Ponieważ organizowanie licytacji i aukcji elektronicznych nie jest wymagane, to mało kto sięga po te przepisy.

Są jednak urzędy, w których sytuacja wygląda zgoła inaczej.

- Jeśli chodzi zarówno o zamówienia udzielone w trybie licytacji elektronicznej, jak i przetargu nieograniczonego zakończonego aukcją elektroniczną, to w tym roku stanowiły one ok. 23 proc. wszystkich naszych zamówień - mówi Małgorzata Sobolewska, naczelnik wydziału zamówień publicznych Urzędu Dzielnicy Mokotów w Warszawie.

W Warszawie sytuacja jest o tyle specyficzna, że prezydent Hanna Gronkiewicz-Waltz wydała zarządzenie, w którym wprost wskazała rodzaje zamówień, które muszą być udzielone z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych. Stolica, jako jeden z nielicznych zamawiających, dysponuje też własną platformą do organizowania licytacji i aukcji. Z drugiej jednak strony dostęp do darmowych narzędzi, które pozwalają na to samo, od kilku już lat zapewnia też Urząd Zamówień Publicznych. Infrastruktura nie jest więc barierą, która utrudniałaby nowoczesne podejście do udzielania zamówień.

Skąd zatem taka niechęć do nowych technologii?

- Obawiam się, że to wynik podejścia urzędników. Niestety w Polsce wciąż pokutuje przekonanie, że jeśli coś nie jest na papierze, nie ma podpisu i pieczątki, to nic nie znaczy - mówi Piotr Trębicki, radca prawny z kancelarii Czublun Trębicki.

Aukcje bez ofert

- Wbrew obiegowej opinii większość zamówień kwalifikuje się do udzielania ich w internecie. Barierą rzadko jest przedmiot zamówienia, a raczej ograniczone możliwości prawne i techniczne, zwłaszcza mała elastyczność trybów elektronicznych określonych w przepisach - ocenia Grzegorz Czaban, ekspert APEXnet.

- Tak jak do aukcji elektronicznej można polecić zdecydowaną większość zamówień, tak już w przypadku trybu licytacji elektronicznej rekomendowałbym tylko dostawy, i to takie, których przedmiot jest opisany jednoznacznie i wyczerpująco (np. materiały biurowe, standardowy sprzęt komputerowy). Zalecenie takie wynika jednak bardziej z dostrzeżonych ułomności krajowych procedur niż z faktu, że inne zamówienia nie nadają się do licytacji - dodaje.

Procedura licytacji nie przewiduje specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wszystko, co istotne, musi się znaleźć w ogłoszeniu publikowanym w internecie. Bardziej skomplikowane zamówienia czasem trudno jest w nim opisać, dlatego część zamawiających woli sięgnąć po tryb przetargu nieograniczonego. Tym bardziej że paradoksalnie okazuje się on być nieco krótszy od licytacji. Trwa bowiem przeciętnie 31 dni, podczas gdy e-licytacja, w związku z poprzedzającą ją procedurą papierową, o jeden dzień dłużej.

- Licytacji nie polecałbym przy zamówieniach, które dla celów osiągnięcia najlepszych efektów z danych nakładów warto udzielać po zastosowaniu niewymiernych kryteriów oceny ofert, jak np. jakość lub funkcjonalność. W szczególności w przypadku zamówień w dziedzinach działalności twórczej i naukowej. Jeszcze nie we wszystkich sferach komputer może zastąpić człowieka - doradza Grzegorz Czaban.

Aukcją elektroniczną można zakończyć w zasadzie każdy przetarg. To bowiem swego rodzaju dogrywka, przeprowadzana po złożeniu i ocenie ofert. Wykonawcy mogą zaproponować korzystniejsze warunki, zazwyczaj zejść z ceny.

- Z niepokojem obserwuję jednak, że ostatnimi czasy nie chcą składać postąpień w aukcjach. Tak było w trzech przeprowadzonych przez nas dogrywkach, które zakończyły się cenami dokładnie takimi, jakie zaproponowano w papierowych ofertach. Owszem, przedsiębiorcy zalogowali się, ale żaden nie złożył żadnego postąpienia - mówi Małgorzata Sobolewska.

Dlaczego?

- Albo coś niepokojącego dzieje się na rynku, albo też organizowanie aukcji w przetargach, gdzie jedynym kryterium jest cena, traci sens. Być może firmy oferują najniższe z możliwych cen już podczas przetargu. Na pewno będzie to wymagało analizy - zauważa urzędniczka.

Unia chce postępu

Zarówno jednak zamawiający, jak i przedsiębiorcy chcący dalej ubiegać się o publiczne zlecenia muszą powoli zacząć przyzwyczajać się do internetu. Zgodnie z przyjętą przez Komisję Europejską strategią na rzecz e-zamówień do połowy 2016 r. we wszystkich państwach członkowskich przetargi mają całkowicie przejść do internetu. To ambitny plan, zważywszy na to, że na razie warunek ten spełnia w pełni jedynie Portugalia, a w skali całej UE jedynie od 5 do 10 proc. zamówień jest udzielanych drogą elektroniczną.

- Mamy nadzieję, że zachętę dla polskich zamawiających będzie stanowić przygotowana właśnie przez UZP publikacja "Elektroniczne zamówienia publiczne w wybranych krajach Unii Europejskiej". Pokazujemy w niej doświadczenia płynące z innych państw - zachęca Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz UZP.

Głównym argumentem przemawiającym za informatyzacją zamówień jest redukcja kosztów. Portugalskie szpitale dzięki e-zamówieniom uzyskały zmniejszenie cen kontraktów o 18 proc. Z kolei francuska centralna jednostka zakupująca oszacowała, że stopniowe przejście na e-zamówienia zredukowało obciążenia administracyjne dla kupujących o 10 proc. i o kolejne 10 proc. dla służb prawnych.

Korzyści ekonomiczne to jednak nie wszystko. KE podkreśla również aspekt środowiskowy, chociażby mniejsze zużycie papieru. Liczą się również likwidacja barier geograficznych pomiędzy wykonawcą a zamawiającym oraz zwiększenie konkurencyjności i ograniczenie kosztów udziału przedsiębiorców w przetargach.

- Informatyzacja to nieuchronna konieczność. Zamówienia publiczne muszą przejść do internetu, taka jest logika postępu - zwraca uwagę Grzegorz Czaban.

Nasz rząd, nie czekając na unijne regulacje, również zmierza ku pełnej informatyzacji. Zgodnie z przyjętym w 2012 r. "planem informatyzacji zamówień publicznych" ma powstać system informatyczny, który umożliwi prowadzenie postępowań od początku do końca w sieci. Ma on współdziałać z platformą e-PUAP. Dzięki profilowi zaufanemu zarówno wykonawcy, jak i zamawiający mogliby się uwiarygodniać bez konieczności stosowania bezpiecznego e-podpisu. Wymagałoby to jednak zmian w funkcjonowaniu e-PUAP-u, który dzisiaj pozwala zakładać profile zaufane jedynie osobom fizycznym, a spółkom czy instytucjom już nie.

Ostatnim etapem ma być zmiana prawa w taki sposób, tak by wymagało ono prowadzenia wszystkich przetargów w sieci.

@RY1@i02/2013/218/i02.2013.218.18300040b.803.jpg@RY2@

Informatyzacja zamówień publicznych

Wciąż pokutuje u nas przekonanie, że jeśli coś nie jest na papierze, to nic nie znaczy

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl