Czy można żądać apostille w zamówieniach publicznych

Apostille jest rodzajem zaświadczenia, na podstawie którego dokumenty urzędowe (dokumenty sądowe, dokumenty administracyjne, dokumenty poświadczone notarialne, zaświadczenia urzędowe) wydane na terytorium danego państwa będącego stroną międzynarodowej konwencji są respektowane na terytorium innego państwa także będącego jej stroną. Przedmiotem konwencji jest zniesienie legalizacji dokumentów urzędowych wymaganych w sytuacji, gdy dokument sporządzony w jednym kraju jest używany w innym.

Międzynarodowa konwencja sporządzona w Hadze 5 października 1961 r. i znosząca obowiązek legalizacji dokumentów usprawnia obieg dokumentów urzędowych wydanych na terytorium danego państwa - strony konwencji, które mają zostać uznane na terytorium innego państwa - strony konwencji. Konwencja ta pozwala uniknąć uciążliwego i często kosztownego procesu pełnej legalizacji poprzez zastąpienie go wydaniem tzw. apostille.

Apostille może zostać wydane jedynie przez upoważnione do tego organy państwa, na którego terytorium dany dokument urzędowy został wydany. Pełna lista instytucji wydających apostille znajduje się na stronie: http://www.hcch.net/ (Apostille Section).

Praktyczne znaczenie wskazanej powyżej konwencji polega z jednej strony na zniesieniu wymogu legalizacji polskich dokumentów urzędowych przez urzędy konsularne państwa, na którego terenie dokument będzie przeznaczony do wykorzystania, z drugiej zaś, z dniem wejścia w życie konwencji polscy konsulowie urzędujący w krajach będących stronami konwencji zaprzestali legalizacji zagranicznych dokumentów przeznaczonych do wykorzystania w Polsce.

W miejsce legalizacji dokumentów dokonywanej do tej pory przez konsulów konwencja przewiduje jedynie opatrzenie dokumentu specjalnym poświadczeniem. Za dokumenty urzędowe uważa się dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Konwencja nie obejmuje swoim zakresem dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, jak również dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Apostille jest umieszczona na samym dokumencie lub może być do niego dołączona.

Ustawa - Prawo zamówień publicznych nie zawiera zakazu udziału wykonawców zagranicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a wręcz zakazuje preferowania wykonawców krajowych.

Wydane na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy p.z.p. rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r poz. 231), określa między innymi katalog dokumentów, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy zagranicznego. Stosownie do postanowień wyżej wskazanego rozporządzenia dokumenty sporządzane w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę.

Przepisy rozporządzenia nie nakładają na zamawiającego wymogu żądania od wykonawców zagranicznych przedkładania dokumentów potwierdzonych apostille.

W konsekwencji stwierdzić należy, że w świetle obowiązujących przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wyżej wskazanego rozporządzenia prezesa Rady Ministrów wykonawcy zagraniczni nie mają obowiązku przedkładania dokumentów opatrzonych apostille.

Edyta Partyn