Opisu przedmiotu zamówienia nie można zastąpić wizją lokalną

Opis przedmiotu zamówienia to zidentyfikowanie potrzeb zamawiającego umożliwiające potencjalnym wykonawcom zapoznanie się z istotą zamawianej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Dokonanie opisu przedmiotu zamówienia to jeden z podstawowych obowiązków spoczywających na zamawiającym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Opis przedmiotu zamówienia stanowi kluczowy element dokumentacji przygotowywanej przez zamawiającego oraz jest obligatoryjnym elementem specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych).

Opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty, jest obowiązkiem zamawiającego. To konieczne do poprawnego przeprowadzenia postępowania. Opis przedmiotu zamówienia nie może być ogólny, szacunkowy i niedookreślony ani przenosić na składających oferty wykonawców ciężaru jego dookreślenia przy jednoczesnym niczym nieograniczonym prawie dokonywania zmian w realizacji zamówienia przez zamawiającego (patrz wyrok KIO z dnia 16 listopada 2010 r., sygn. akt KIO 2376/10).

Powyższe wymogi dotyczące opisu przedmiotu zamówienia nie mogą zostać zastąpione poprzez zobowiązanie wykonawców do udziału w wizji lokalnej miejsca (terenu) realizacji przedmiotu udzielanego zamówienia publicznego. Zamawiający poprzez określenie obowiązku udziału w wizji lokalnej miejsca realizacji przedmiotu zamówienia nie może przenieść na wykonawców obowiązku zapoznania się z warunkami realizacji zamówienia.

Powyższa teza oparta jest na orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Przykładowo wskazać można na argumentację użytą w wyroku z 4 grudnia 2015 r. (sygn. akt: KIO 2546/15). Wydając wskazany wyrok, skład orzekający w uzasadnieniu podkreślił, że wizja lokalna może co najwyżej mieć dla wykonawców charakter pomocniczy.

Obowiązkiem zamawiającego jest udostępnienie informacji niezbędnej do ustalenia zakresu świadczenia leżącego po stronie wykonawcy, który będzie realizował usługę. Inną kwestią jest ocena potrzeb wykonawcy, która nie obciąża zamawiającego, ale aby ta ocena mogła zostać przeprowadzona, wykonawca musi wiedzieć, co zostanie mu przekazane. Jest to informacja istotna, gdyż na tej podstawie wykonawcy mogą oszacować koszty dodatkowe związane z realizacją udzielanego zamówienia. Przeniesienie na wykonawców obowiązku ustalenia stanu istniejącego stoi w rażącej sprzeczności z obowiązkiem precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia.

Biorąc pod uwagę przedmiot zamówienia, którego dotyczyła wizja lokalna wymagana przez zamawiającego, izba wskazała w uzasadnieniu wyroku, że przedmiotem zamówienia w prowadzonym postępowaniu przetargowym nie jest tylko świadczenie usługi żywienia, lecz również przyjęcie przez wykonawcę obowiązku doposażenia kuchni w stopniu koniecznym do należytego wykonania świadczenia zasadniczego. Opisu nie można utożsamiać ze wskazaniem na możliwość zapoznania się z wyposażeniem na miejscu u zamawiającego. Nie jest to po pierwsze opis przedmiotu zamówienia, a po drugie może to znacząco utrudnić części wykonawców (niemających siedziby w pobliżu zamawiającego) właściwe przygotowanie oferty, prowadząc do naruszenia zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Zamawiający powinien sporządzić co najmniej wykaz urządzeń, które posiada, z informacją o tym, czy są one sprawne technicznie, i uzupełnić o te informacje opis przedmiotu zamówienia. Brak dokumentacji technicznej nie stanowi uzasadnienia odstąpienia od wskazania rodzaju urządzeń, z jakich obecnie korzysta zamawiający.

Marek Okniński