W sobotę upływa termin na przedstawienie sprawozdania z wykonania budżetu jednostki za ubiegły rok

Do 31 marca organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (j.s.t.) - w gminie wójt, burmistrz czy prezydent miasta - powinien wywiązać się z obowiązku sprawozdawczego. Chodzi o przedstawienie zarówno organowi stanowiącemu (rada, sejmik), jak i regionalnej izbie obrachunkowej sprawozdania rocznego z wykonania budżetu jednostki, ze stanu mienia samorządowego i z wykonania planu finansowego samorządowych osób prawnych - publicznych zakładów opieki zdrowotnej, samorządowych instytucji kultury i innych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.

Niemal co roku regionalne izby obrachunkowe przypominają samorządom, by nie ograniczały się do wykazywania różnic między zaplanowanymi w uchwale budżetowej dochodami i wydatkami a faktycznie uzyskanymi dochodami i wydatkami. Samo wskazanie rozbieżności jest cenne, ale bez opisu wyjaśniającego przyczyny zaistniałych różnic są one niezrozumiałe. W konsekwencji mogą stać się nawet podstawą wydania przez regionalną izbę obrachunkową opinii negatywnej do sprawozdania.

Zgodnie z ustawą

Zasady i tryb sporządzania oraz zatwierdzania tego rodzaju sprawozdania określa ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa). Istotny jest tu zwłaszcza jej art. 267. Zgodnie z art. 267 ust. 2 ustawy, do sprawozdania należy też dołączyć wykaz jednostek budżetowych prowadzących działalność na podstawie ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn.zm.).

Regionalne izby obrachunkowe informują, że wciąż nie brakuje samorządów, które składają do swoich organów stanowiących i do regionalnych izb obrachunkowych jedynie sprawozdanie z wykonania budżetu. Tymczasem z ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) wynika, że do zadań izb należy nie tylko wydawanie opinii o przedkładanych przez zarząd j.s.t. sprawozdaniach z wykonania budżetu, ale także opiniowanie informacji o stanie mienia komunalnego wraz z objaśnieniami (uzasadnieniem). Oznacza to, że do regionalnej izby obrachunkowej należy przesłać - do 31 marca - nie tylko uzasadnione sprawozdanie z wykonania budżetu, ale także pozostałe wymagane prawem informacje, które są wymienione w art. 267 ust. 1 i 2 ustawy.

Informacja publiczna

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zarząd j.s.t. ma również obowiązek sprawozdawczy w zakresie informacji publicznej. W ciągu miesiąca po zakończeniu pierwszego kwartału następującego po roku budżetowym powinien podać do publicznej wiadomości sprawozdanie z wykonania budżetu za poprzedni rok budżetowy. Informacja taka powinna obejmować:

1) zestawienie odzwierciedlające wykonanie budżetu j.s.t. w poprzednim roku budżetowym, w tym kwotę deficytu lub nadwyżki,

2) podanie kwot dotacji udzielonych z budżetu j.s.t. - szczególnie innym podmiotom niż zakłady budżetowe samorządu oraz kwot dotacji otrzymanych przez samorząd z budżetu państwa lub z funduszy Unii Europejskiej,

3) podanie kwoty wymagalnych zobowiązań, o których mowa w art. 72 ust. 1 pkt 4 ustawy.

W praktyce oznacza to przygotowanie wymaganej publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej lub w wojewódzkim dzienniku urzędowym.

Niezbędne dane

Sprawozdanie roczne powinno być sporządzane w szczegółowości nie mniejszej niż w uchwale budżetowej. Może mieć różną formę, lecz musi uwzględniać wszystkie elementy wynikające z uchwały budżetowej. Oznacza to, że w prezentacji dochodów samorządu należy szczegółowo wykazać źródła pochodzenia dochodów. Trzeba tu uwzględnić wielkości dochodów planowanych w uchwale budżetowej oraz wielkości dochodów faktycznie osiągniętych. Przy prezentowaniu poszczególnych źródeł dochodów należy wskazać ewentualne rozbieżności między planem a realizacją oraz opisać zwięźle przyczyny rozbieżności. W sprawozdaniu budżetowym trzeba też zawrzeć informacje o działaniach podjętych w celu ściągnięcia należności, a także wykazać wielkości nieściągniętych należności i podać dane dotyczące umorzeń niespłaconych należności.

Bieżące i majątkowe

Wydatki budżetowe muszą być zaprezentowane w rozbiciu na wydatki bieżące i wydatki majątkowe. Wydatkami bieżącymi są wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń (np. premie), dotacje udzielone przez samorząd, wydatki na obsługę długu zaciągniętego przez j.s.t., wydatki na spłatę zobowiązań kontraktowych przypadających na dany rok budżetowy zgodnie z zawartymi umowami oraz wydatki z tytułu poręczeń i gwarancji udzielonych przez samorząd. Z kolei wydatki majątkowe to sumy wydatkowane na podstawie planów wynikających z uchwały budżetowej. W sprawozdaniu prezentującym wydatki konieczne jest również podanie danych o wysokości zobowiązań niewymagalnych i wymagalnych wraz ze wskazaniem tytułów, z jakich te zobowiązania wynikają. W przypadku zobowiązań wymagalnych należy również wskazać powody ich powstania. W przypadku przekroczenia założonych w budżecie wydatków trzeba opisać przyczyny nadmiernego wydatkowania środków. Dobrą praktyką jest wskazanie działań, jakie zarząd j.s.t. podjął, by zminimalizować nieplanowane wydatki.

Dane w sprawozdaniach wykazuje się:

1) w zakresie planu - w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych;

2) w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego lub, w przypadkach określonych w sprawozdaniach, według stanu na określony dzień.

Przydatne formularze

Pomocą dla sprawozdawczości budżetowej samorządów są formularze zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103). Użycie tych gotowych szablonów wraz z łatwo dostępnymi instrukcjami wskazującymi, jak je wypełniać, pomaga dobrze wykonać obowiązek sprawozdawczy.

Absolutorium dla zarządu

Sprawozdanie budżetowe nie jest wyłączną podstawą do udzielania zarządowi j.s.t. absolutorium. Ustawa o finansach publicznych z 2009 r. wprowadziła zmiany w procedurze jego udzielania zarządowi. Ustanowiła m.in. katalog dokumentów, z którymi radni muszą się zapoznać przed podjęciem decyzji o udzieleniu zarządowi absolutorium. Potrzebne jest im sprawozdanie budżetowe, ale też sprawozdanie finansowe, które zarząd j.s.t. ma obowiązek przedłożyć organowi stanowiącemu do 31 maja roku następującego po roku budżetowym. Absolutorium udziela się także w sytuacji, gdy funkcję organu wykonawczego j.s.t. wykonuje osoba wyznaczona przez prezesa Rady Ministrów.

Radni analizują sprawozdanie finansowe w postępowaniu absolutoryjnym. Jednak decyzja dotycząca zatwierdzenia tego dokumentu powinna być wyrażona w odrębnej od absolutorium uchwale organu stanowiącego j.s.t. (rady gminy). Zgodnie z art. 270 ust. 4 ustawy w terminie do 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym organ stanowiący j.s.t. rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie finansowe samorządu wraz ze sprawozdaniem z wykonania budżetu. Decyzja ta jest niezależna od decyzji w sprawie absolutorium dla zarządu. Inne są kryteria tych decyzji. Absolutorium związane jest z oceną wykonania budżetu przez zarząd j.s.t., formułowaną na podstawie takich kryteriów jak zgodność z prawem, rzetelności, celowości i gospodarności. Nie jest oceną dokumentu, choć decyzja ta jest podejmowana na podstawie analizy wielu dokumentów, w tym sprawozdania z wykonania budżetu i sprawozdania finansowego. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego związane jest z oceną tego dokumentu oraz jego formalnej kompletności, poprawności i rzetelności. Celem sprawozdania finansowego jest rzetelne (zgodne ze stanem faktycznym) zaprezentowanie sytuacji finansowej i majątkowej j.s.t. Jeżeli czyni ono zadość wspomnianym kryteriom, powinno zostać zatwierdzone przez organ stanowiący j.s.t. W przeciwnym razie uchwała może mieć wymowę negatywną - o niezatwierdzeniu sprawozdania. Zatwierdzenie lub nie sprawozdania finansowego nie przesądza natomiast o udzieleniu lub nie absolutorium. Decyzja absolutoryjna dotyczy bowiem innej materii i podejmowana jest na podstawie innych kryteriów oceny.

Dwa różne zestawienia

Rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861) definiuje, co powinno zawierać sprawozdanie finansowe j.s.t. Zgodnie z przepisami www.rozporządzenia nie może tam zabraknąć:

1) bilansu z wykonania budżetu j.s.t.,

2) łącznego bilansu obejmującego dane z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

3) łącznego rachunku zysków i strat obejmującego dane z rachunków zysków i start samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

4) łącznego zestawienia zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

W jednostkach samorządowych, w których liczba mieszkańców ustalona przez Główny Urząd Statystyczny na 31 grudnia roku, za który sporządza się sprawozdanie finansowe, przekracza 150 tys., sprawozdanie to powinno być zaopiniowane przez biegłego rewidenta.

Jak widać, sprawozdanie finansowe ma szerszy zakres od sprawozdania budżetowego, które jest tylko jednym ze źródeł dla przygotowania go.

Wymagane dokumenty

● sprawozdanie roczne z wykonania budżetu jednostki, które powinno zawierać zestawienie dochodów i wydatków wynikające z zamknięć rachunków budżetu j.s.t., w szczegółowości nie mniejszej niż w uchwale budżetowej;

● sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego jednostki, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym;

● wykaz samorządowych jednostek budżetowych, o których mowa w art. 223 ustawy o firmach publicznych;

● informację o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego, zawierającą:

- dane dotyczące przysługujących j.s.t. praw własności,

- dane dotyczące innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności dotyczące ograniczonych praw rzeczowych, użytkowania wieczystego, wierzytelności, udziałów w spółkach, akcji,

- dane o zmianach w stanie mienia komunalnego, w zakresie od dnia złożenia poprzedniej informacji,

- dane o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz z wykonywania posiadania,

- inne dane i informacje o zdarzeniach mających wpływ na stan mienia jednostki.

Co trzeba wyszczególnić

1) z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez j.s.t. oraz pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz j.s.t.;

2) dochodów jednostek budżetowych;

3) z udziałów j.s.t. we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych, przekazanych z centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa na rachunek budżetu j.s.t.;

4) z dotacji celowych i subwencji ogólnej otrzymanych z budżetu państwa;

5) dotacji celowych z funduszy celowych oraz dotacji celowych na zadania realizowane przez j.s.t. na podstawie porozumień pomiędzy samorządami.

Podmioty zobowiązane

1) przewodniczący zarządów j.s.t.,

2) kierownicy jednostek organizacyjnych podległych j.s.t.,

3) naczelnicy urzędów skarbowych, jako organy podatkowe w zakresie podatków i opłat stanowiących dochody budżetów j.s.t. i udziałów j.s.t. w dochodach budżetu państwa,

4) kierownicy samorządowych zakładów budżetowych,

5) kierownicy samorządowych jednostek budżetowych (dysponujących wydzielonym rachunkiem) prowadzących działalność określoną w ustawie z 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).