Trzeba się rozliczać z realizacji projektu i być przygotowanym na kontrole

Na poziomie projektu funkcję sprawozdawczą pełni druk Wniosek o płatność wraz z załącznikami. Szczegółowe informacje dotyczące jego przygotowania wraz z instrukcją zwarte są w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Do wniosku o płatność należy załączyć szczegółowe informacje o zrealizowanych wydatkach projektu (załącznik nr 1) oraz szczegółową charakterystykę udzielonego wsparcia (załącznik nr 2).

Co kwartał

Terminy sprawozdawcze określone są najczęściej w umowie o dofinansowanie realizacji projektu. Co do zasady jednak nie powinno to następować rzadziej niż raz na trzy miesiące. Sytuacja złożenia w trakcie trwania kwartału dodatkowego wniosku o płatność może się pojawić w razie wykorzystania przez beneficjenta ponad 70 proc. środków przekazanych mu na poczet realizacji projektu w formie zaliczek.

Dokumenty sprawozdawcze beneficjenci przekazują do instytucji nadrzędnych zarówno w formie papierowej (wydruk wraz z podpisami uprawnionych w jednostce osób), jak i elektronicznej (najczęściej wersja xml na płycie CD). Informacje sprawozdawcze beneficjent przekazuje do Instytucji Pośredniczącej (IP) lub do Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP2).

Wniosek o płatność to dokument łączący informacje o wydatkach poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Część sprawozdawczości merytorycznej to również informacja o wskaźnikach realizacji projektu za dany okres rozliczeniowy, a także ich ujęcie narastające. Należy pamiętać, że podajemy wszystkie wskaźniki określone przez nas we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, z uwzględnieniem mierzalnych wskaźników miękkich.

W załączniku nr 1 do wniosku o płatność wykazujemy wydatki poniesione na realizację projektu w danym okresie sprawozdawczym, niezależnie od źródła ich finansowania (tzn. zarówno wydatki finansowane z dotacji, jak i stanowiące wkład własny w realizację projektu - o ile takowy w projekcie występuje). W sytuacji prefinansowania wydatków projektu ze środków własnych instytucji (oczekiwanie na zaliczkę) wydatki w ten sposób opłacane są również wykazywane we wniosku o płatność z chwilą ich poniesienia.

Szczegóły zapisu

Istnieją różne praktyki prezentowania wydatków w załączniku nr 1 do wniosku w zależności od preferencji danej IP, a czasami również poszczególnych osób rozliczających w IP dany projekt. Niektóre z nich wymagają np., by koszt wynagrodzenia podawać sumarycznie w jednym wierszu: kwota brutto wraz ze składkami ZUS pracodawcy. Inne IP proszą, by podawać oddzielnie w jednym wierszu kwoty netto z wynagrodzenia, w kolejnym wierszu wartość podatku dochodowego od danego wynagrodzenia, a w jeszcze kolejnym składki ZUS. Spotkałam się również z podejściem jednej z IP, by rozbijać w różnych wierszach nie tylko rodzaje wydatków na wynagrodzenia (tj. oddzielnie netto, podatek dochodowy oraz składki ZUS), lecz także część finansowaną ze środków EFS oraz część stanowiącą wkład własny w realizację projektu.

Takie rozdrobnienie powoduje, iż jedno wynagrodzenie może zostać prezentowane nawet w 6 kolejnych po sobie wierszach. Przygotowanie takiego wniosku o płatność w przypadku, gdy projekt przewiduje wiele wynagrodzeń, jest bardzo czasochłonne dla beneficjenta. Dlatego warto przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność dla nowego projektu uzgodnić z IP oczekiwaną formę prezentacji wydatków, szczególnie tych dotyczących wynagrodzeń i ich składowych.

Instytucje nadrzędne weryfikują sprawozdania beneficjentów pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym na podstawie listy kontrolnej. Następnie powiadamiają beneficjenta o zatwierdzeniu wniosku o płatność. Zatwierdzone dokumenty nie podlegają zmianie. Gdyby się okazało, że beneficjent popełnił błąd, jego skorygowanie następuje we wniosku o płatność za kolejny okres sprawozdawczy.

Instytucje weryfikujące wnioski o płatność mają możliwość korygowania oczywistych błędów formalnych beneficjentów (np. nazwa działania, priorytetu) oraz rachunkowych - takich, co do których nie mają żadnych wątpliwości. W takiej sytuacji IP w dokumencie Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność powiadamia beneficjenta o dokonanych poprawkach, a beneficjent ma obowiązek skorygować te informacje, jeśli uzna, że poprawki zostały wprowadzone błędnie.

Nie lekceważyć trudności

Wniosek o płatność to narzędzie nie tylko sprawozdawcze, lecz także prognostyczne - zarówno w odniesieniu do postępu rzeczowego (planowany zakres prac na kolejny okres sprawozdawczy), jak i finansowego (harmonogram płatności). Ponadto w jednym z punktów wniosku o płatność beneficjenci mają możliwość prezentowania trudności, jakie występują w trakcie realizacji projektu.

Realizujący projekty często nie są pewni, czy powinni w tym miejscu sygnalizować o określonych kłopotach przy realizacji projektu, np. z zachowaniem płynności finansowej czy z realizacją założonych wskaźników. Zachęcam jednak, by nie pomijać tej części wniosku. W sytuacji gdy pojawiają się chociażby tylko zwiastuny przyszłych większych trudności w realizacji projektu, warto o nich ostrzegać na bieżąco. Informacje te mogą mieć znaczenie np. w sytuacji kontroli projektu lub konieczności zastosowania wobec beneficjenta reguły proporcjonalności z tytułu niezrealizowania założonej liczby wskaźników. Jeśli instytucja kontrolna zaobserwuje w późniejszym okresie zagrożenie realizacji wskaźnika, beneficjent, który sygnalizował taką trudność i wskazywał, jakie podejmuje działania zaradcze, jest w lepszej sytuacji niż taki, który problem bagatelizował i nie ujawniał go w dokumentach sprawozdawczych.

Przekazując wniosek o płatność, należy sprawdzić zgodność sumy kontrolnej na wydrukowanej wersji papierowej z sumą kontrolną dokumentu w wersji elektronicznej. Niezgodność w tym zakresie powoduje, iż wniosek o płatność nie zostanie przyjęty przez IP i beneficjent będzie zobowiązany do przesłania nowej wersji wniosku o płatność z jednakowymi sumami kontrolnymi w wersji papierowej i elektronicznej.

Szczegółowe informacje, np. dotyczące określenia statusu osób będących wskaźnikami realizacji projektu w załączniku nr 2 do wniosku, zostały opisane w dokumencie Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (wersja obecnie obowiązująca od 1 stycznia 2013 r.). Szczegółowe wytyczne dotyczące wypełnienia wniosku o płatność oraz informacji prezentowanych w załączniku nr 1 (wydatki projektu) znajdują się w dokumencie Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja obowiązująca od 1 stycznia 2013 r.).

Dokumenty w instytucji

Sprawozdawczość z realizacji projektu to również wewnętrzna dokumentacja w instytucji beneficjenta, udowadniająca prawidłowy jej przebieg zgodny z zapisami wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Warto zadbać o odpowiednie udokumentowanie przebiegu szkoleń, kursów, konferencji, zarówno w formie papierowej (np. listy obecności z podpisami, program wraz z godzinami zajęć i miejscem ich odbywania, protokoły z przebiegu konferencji, ankiety wypełnione przez uczestników, pokazowy komplet materiałów szkoleniowych/konferencyjnych), jak i w formie dokumentacji fotograficznej (zdjęcia z ważniejszych wydarzeń w trakcie projektu).

Z kolei wydatki prezentowane we wnioskach o płatność powinny zostać uzasadnione w instytucji realizującej projekt dodatkową dokumentacją, np. w postaci umów z wykonawcami, CV trenerów prezentującymi ich doświadczenie, dokumentów odbioru technicznego nabywanych w ramach projektu środków trwałych, protokołów odbioru w przypadku nabywania usług etapowo (np. specjalistycznego oprogramowania dla projektu), pokazowe egzemplarze drukowanych w ramach projektu broszur, publikacji itp.

O okazanie powyższych dowodów możemy zostać poproszeni przez jednostkę nadzorującą podczas przeprowadzanej na miejscu kontroli, która ma stwierdzić prawidłowości realizacji projektu.

PRZYKŁAD

Kurs zrealizowany, ale bez zapłaty

Jeśli został zrealizowany kurs zaplanowany w danym zadaniu, ale nie zapłacono jeszcze faktury za jego przeprowadzenie, to w postępie rzeczowym tego zadania informujemy o przeprowadzeniu kursu, ale nie wykazujemy wydatku za jego przeprowadzenie w załączniku nr 1 do wniosku. Wydatek ten zostanie zaprezentowany dopiero w kolejnym wniosku o płatność składanym w następnym okresie sprawozdawczym.

@RY1@i02/2013/112/i02.2013.112.088001000.802.jpg@RY2@

Ewa Nowińska pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Ocen Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

Ewa Nowińska

pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Ocen Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju