Jak wprowadzić instrukcję obiegu i kontroli dokumentów

kierownik finansowy, długoletni główny księgowy

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów jednostki budżetowej głównie powinny być zawarte zasady: sporządzania i rejestrowania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych, korygowania błędów w dokumentach, dokonywania operacji wewnętrznych na podstawie niektórych dokumentów, archiwizacji dokumentów księgowych. Taka instrukcja powinna zawierać przede wszystkim: opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy, rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce, zasady obiegu i dekretacji dokumentów, wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych, wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Każda instrukcja stanowi element regulacji wewnętrznych, które ściśle dopasowane są do warunków i organizacji, w jakich funkcjonuje dana jednostka budżetowa. Tak więc instrukcje regulujące ten sam zakres problemowy (np. instrukcje obiegu i kontroli dokumentów) będą się między sobą różnić.

Najważniejsze czynności, jakie należy przeprowadzić, aby opracować i wdrożyć procedury dotyczące obiegu i kontroli dokumentów, to m.in.: analiza zdarzeń gospodarczych występujących w danej jednostce budżetowej i sposobów ich dokumentowania, w celu ustalenia stosowanych dokumentów, analiza schematu organizacyjnego pod kątem ustalenia drogi obiegu poszczególnych dokumentów w jednostce, wybór sposobu przedstawienia obiegu dokumentów w instrukcji (schemat, tabela, opis), określenie stosowanych rodzajów kontroli dokumentów, ustalenie sposobów jej dokumentowania, ustalenie wzorów adnotacji i pieczęci, wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje kontroli dokumentów oraz inne czynności z nimi związane.

MS

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).