Praktykanci i wolontariusze pomogą administracji, zazwyczaj nieodpłatnie, w prostszych zadaniach

Wolontariat najczęściej jest kojarzony z działaniem organizacji pozarządowych. Tymczasem coraz częściej wolontariusze pojawiają się w urzędach administracji publicznej, wspierając realizację ich statutowych zadań.

Zgodnie z ustawą

Jak wynika z ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej ustawa), wolontariusze mogą wykonywać świadczenia na rzecz organów administracji publicznej oraz jednostek organizacyjnych podległych im lub przez nie nadzorowanych. Jest jednak wyłączenie, które dotyczy prowadzonej przez te podmioty działalności gospodarczej - do takich celów wolontariusza wykorzystywać nie wolno.

Rekrutacja

Wolontariusz nie jest pracownikiem, nie mają więc do niego zastosowania wymogi, jakie stawiane są kandydatom do zatrudnienia w poszczególnych sektorach administracji. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie precyzuje wymagań odnośnie do podjęcia tego rodzaju działalności w jednostkach administracji. Reguły te ustala jednostka przeprowadzająca rekrutację. Ważne jest, aby zasady poszukiwania i przyjmowania wolontariuszy były zgodne z polityką prowadzoną przez określoną instytucję oraz obowiązującymi przepisami. Do wykonywania świadczeń polegających na pomocy i wspieraniu pracowników w ich codziennych obowiązkach wolontariusze nie muszą posiadać specjalnych kwalifikacji. Należy jednak pamiętać, że korzystający odpowiada zarówno za bezpieczeństwo wolontariuszy, jak również jakość wykonywanej przez nich pracy, dlatego musi mieć pewność, że powierza to zadanie osobie odpowiedzialnej i godnej zaufania. W tym celu warto dokładnie sprawdzić predyspozycje kandydata.

Istnieją jednak pewne ograniczenia w zakresie przyjmowania wolontariuszy. Jeżeli specyfika powierzonych wolontariuszowi czynności będzie wymagała posiadania specjalistycznych kwalifikacji niezbędne jest sprawdzenie, czy wolontariusz takie kwalifikacje posiada i spełnia wymagania odpowiednie do rodzaju i zakresu wykonywanych świadczeń.

Ustnie lub na piśmie

Podstawą współpracy między wolontariuszem a korzystającym jest porozumienie. Określa ono zakres, sposób wykonywania świadczeń oraz czas, na jaki zostało zawarte. Porozumienie powinno zawierać także postanowienie o możliwości jego rozwiązania. W sytuacji gdy świadczenie wolontariusza w administracji publicznej wykonywane jest dłużej niż przez 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Na żądanie wolontariusza jednostka administracji jest obowiązana potwierdzić na piśmie treść porozumienia o współpracy zawartego na okres krótszy, jak również wydać pisemne zaświadczenie o wykonaniu świadczeń. Wolontariusz może także prosić korzystającego o przedłożenie pisemnej opinii o wykonywaniu przez niego świadczeń.

Uprawnienia

Obowiązki urzędów administracji publicznej korzystających ze świadczeń wolontariuszy są ściśle powiązane z prawami samych wolontariuszy. Podstawowym obowiązkiem korzystającego jest poinformowanie wolontariusza o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnienie dostępności tych informacji (art. 47 ustawy).

Ponadto wolontariusz ma prawo do:

● informacji o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami oraz przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach (art. 45 ust. 1 pkt. 1 ustawy);

● bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania świadczeń w tym - w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z ich wykonywaniem - odpowiednich środków ochrony indywidualnej (ubiór, obuwie itp.), (art. 45 ust. 1 pkt 2 ustawy);

● ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (w przypadku wykonywania świadczeń przez okres nie dłuższy niż 30 dni), (art. 46 ust 2 i 3 ustawy);

● zwrot, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, kosztów podróży służbowych i diet, o ile wolontariusz nie zwolni korzystającego w zawartym porozumieniu w całości lub części (art. 45 ust. 1 pkt 3, art. 45 ust. 4 ustawy).

Fakultatywnie korzystający z pomocy takich osób może:

● pokrywać koszty szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu (art. 45 ust. 3 ustawy);

● pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach także inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego (koszty przejazdów, telefonu itp.) (art. 45 ust. 2 ustawy);

● zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, w zakresie wykonywanych świadczeń (art. 46 ust. 6. ustawy).

Ubezpieczenie

Wykonując świadczenia na rzecz korzystającego wolontariusz może ulec wypadkowi. Ustawodawca przewidział taką możliwość i określił sytuacje, w których korzystający ma obowiązek zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. W myśl ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie korzystający zobowiązany jest zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, jeżeli wykonuje on świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni.

Natomiast, jeśli porozumienie zawarte zostało na dłużej niż 30 dni, wolontariuszowi przysługuje zaopatrzenie z tytułu wypadków przy wykonywaniu świadczeń na podstawie ustawy z 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach. Wolontariusz wykonujący świadczenie na rzecz korzystającego z jego pomocy przez dłużej niż 30 dni jest objęty tym zaopatrzeniem od momentu zawarcia porozumienia z korzystającym, a korzystający nie ma obowiązku zapewnienia wolontariuszowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków przez pierwsze 30 dni. Ubezpieczenie to jest finansowane z budżetu państwa.

Dla studentów...

Praktyki studenckie również mogą być doskonałym sposobem na wsparcie pracy urzędu. Ich realizacja odbywa się na podstawie ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym

Praktyki mogą być bezpłatne albo płatne. Z reguły jednak studenci odbywający nie otrzymują z tego tytułu żadnego wynagrodzenia. Przy praktykach bezpłatnych urząd powinien zawrzeć z uczelnią umowę o zorganizowanie studenckiej praktyki zawodowej. Urzędy często zamieszczają na swoich stronach internetowych informację o organizacji praktyk i sposobie składania dokumentów przez zainteresowanych studentów. Nie ma też przeszkód, aby decyzję o przyjęciu poprzedzała rozmowa z kandydatem.

Istotne bowiem jest, aby praktyka przyniosła wymierne korzyści obu stronom - studentowi pozwoliła na praktyczną weryfikację swojej wiedzy i umiejętności, a dla pracodawcy była wsparciem w realizacji zadań, a nie ich dezorganizacją.

Urząd, w którym praktyka się odbywa, ma obowiązek wyznaczyć opiekuna praktyki, zapewnić studentowi odpowiednie stanowisko pracy, narzędzia i materiały zgodne z programem, a także zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Student ze swej strony powinien przestrzegać programu i przepisów bhp. Studenci odbywają praktyki zgodnie z regulaminem i programem. W ich trakcie są zobowiązani do przestrzegania ustaleń i wskazówek opiekunów w instytucjach, w których praktyka jest odbywana. Po zakończeniu uzyskują opinię i zaliczenie od opiekuna w instytucji, w której odbywają praktykę.

...i absolwentów

Jeśli pracodawca chce uniknąć nadmiaru formalności, które związane są z zatrudnieniem stażysty lub gdy urząd pracy nie dysponuje już środkami na sfinansowanie stażu, można zdecydować się na zorganizowanie w urzędzie praktyki absolwenckiej. Praktykantem może zostać osoba, która ukończyła co najmniej gimnazjum i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30. roku życia.

Umowa o praktykę

Praktykę absolwencką odbywa się na podstawie umowy zawieranej pomiędzy praktykantem a osobą przyjmującą na praktykę. Taka umowa powinna określać:

1. Rodzaj pracy, w ramach której praktykant ma uzyskiwać doświadczenie i nabywać umiejętności praktyczne;

2. Okres odbywania praktyki;

3. Tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach praktyki;

4. Wysokość świadczenia pieniężnego, jeżeli praktyka ma być odbywana odpłatnie.

Umowa nie może być zawarta na okres dłuższy niż 3 miesiące. Nie ma przeszkód aby strony zawarły kolejną umowę o praktykę, jednak jest to możliwe tylko pod warunkiem, że łączny okres trwania praktyki nie przekroczy 3 miesięcy.

Umowa o praktykę nieodpłatną może być rozwiązana przez strony w każdym czasie. W przypadku umowy o praktykę odpłatną strony obowiązuje siedmiodniowy okres wypowiedzenia. W obu przypadkach rozwiązanie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej.

Jakie regulacje

Do praktyki absolwenckiej nie mają zastosowania przepisy prawa pracy z wyjątkiem:

● art. 18^3a-18^3e ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm. - dalej k.p.) czyli przepisów gwarantujących równe traktowanie w zatrudnieniu;

● art. 129 par. 1 K.p. - określających dobową i tygodniową normę czasu pracy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym);

● art. 131 par. 1 K.p. - określający tygodniowy czas pracy (tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym);

● art. 132 par. 1 i art. 133 par. 1 K.p. - określających dobowy i tygodniowy odpoczynek (pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.);

● art. 134 K.p. - przerwy w pracy (jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.);

● art. 151⁷ - regulującego pracę w porze nocnej.

Urząd przyjmujący na praktykę ma obowiązek zapewnić praktykantowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym środki ochrony indywidualnej - w takim samym zakresie, w jakim obowiązek ten spoczywa na pracodawcy w stosunku do pracowników.

Po zakończeniu praktyki, na wniosek praktykanta, urząd jest obowiązany wystawić na piśmie zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie nauki. Zaświadczenie to, ze względu na zindywidualizowaną treść, nie musi spełniać żadnych określonych wymogów formalnych.

Ważne

Należy pamiętać, że pojęcie administracja publiczna (państwowa) nie ogranicza się jedynie do ministerstw. Szeroko pojęta administracja to m.in. rzecznicy interesu publicznego (rzecznik praw dziecka, rzecznik praw obywatelskich) oraz administracja na szczeblu samorządowym

Ważne

Korzystający nie ma obowiązku opłacania składek za tych wolontariuszy, z którymi zawarto porozumienie na dłużej niż 30 dni. Jeśli podpisano je na krótszy okres, to przyjmujący wolontariusza ma obowiązek wykupić mu polisę od nieszczęśliwych wypadków u komercyjnego ubezpieczyciela. W praktyce organizacje wolą więc przyjmować wolontariuszy na dłuższe okresy, aby nie ponosić dodatkowych kosztów

Ważne

Sporadyczna pomoc wolontariusza nie wymaga spisywania porozumienia o współpracy w formie pisemnej. Wystarczy porozumienie ustne. Jeżeli wolontariusz chciałby świadczyć pomoc systematycznie i dłużej (ponad 30 dni), to porozumienie z wolontariuszem po 30. dniu jego współpracy z organizacją musi mieć formę pisemną

Ważne

Wolontariusz za wykonywane przez siebie świadczenia nie może otrzymywać żadnej płacy

Ważne

W odróżnieniu od stażu praktyka może być odpłatna lub nieodpłatna. Jeśli jest płatna, to wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego nie może przekraczać dwukrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę

Ważne

Obowiązek informowania o zagrożeniach związanych z wykonywaniem pracy przez wolontariusza nie oznacza, że korzystający musi przeprowadzić szkolenie bhp w takim zakresie, jak pracodawca. Wystarczające jest powiadomienie wolontariusza, w dowolnej formie, o ryzyku związanym z wykonywaniem przez niego świadczeń wolontarystycznych. Może się to odbyć przez rozmowę korzystającego z wolontariuszem lub poprzez wręczenie mu ulotki informacyjnej

Ewa Łukasik

prawnik, pracownik organów administracji rządowej

Podstawa prawna

Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). Ustawa z 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach (Dz.U. nr 199, poz. 1674 z późn. zm.). Ustawa z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz 572, z późn. zm). Ustawa z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (DzU. nr 127, poz. 1052).