Poradnia rachunkowa

— Jak klasyfikować wynagrodzenia pedagogów szkolnych

— Jak postępować w przypadku braku niektórych pomocy dydaktycznych

— Jaki kod na zakup lodówki w DPS

— Pracodawca kupuje dla swoich pracowników kartę Multisport. Część finansuje ze środków obrotowych. Jak operację zakupu i wydania tych świadczeń ująć w księgach rachunkowych?

wiceprezes ECDDP Audyt Sp. z o.o

Zakup przez pracodawcę kart Multisport finansowany może być z trzech źródeł. Pierwszym źródłem są środki zgromadzone na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚŚ), drugim środki obrotowe jednostki a trzecim środki własne pracowników. W praktyce może się zdarzyć również tak, że finansowanie zakupu kart Multisport odbywać się może z co najmniej z dwóch źródeł jednocześnie. Przykładowo: część zakupu finansowana jest ze środków obrotowych pracodawcy, a część ze środków ZFŚŚ, lub też część zakupu finansowana jest ze środków obrotowych pracodawcy, a część ze środków własnych pracowników i ostatnia możliwość część zakupu finansowana ze środków ZFŚŚ, a część ze środków własnych pracowników korzystających z karty Multisport .

Źródło finansowania zakupu karty Multisport determinuje sposób ujęcia tego zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych.

Zajmijmy się przypadkiem pierwszym, a zatem gdy zakup kart Multisport finansowany jest w części ze środków ZFŚS a w części ze środków obrotowych jednostki.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego. Przez działalność socjalną rozumie się między innymi wszelką działalność sportowo-rekreacyjną. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu określa pracodawca w regulaminie wynagradzania. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż wartość przyznawanych świadczeń i usług finansowanych z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Cechą charakterystyczną ZFŚS jest fakt, iż kosztem finansowym są odpisy na ZFSŚ, a nie zakupy finansowane ze środków zgromadzonych na tym funduszu. Koszt finansowy stanowić będzie zatem tylko ta część ceny zakupu karty Multisport, która finansowa jest ze środków obrotowych jednostki gospodarczej.

W praktyce sama płatność za zakup kart Multisport może być dokonana albo w całości ze środków ZFŚS, a następnie część finansowana ze środków obrotowych zwracana jest na rachunek bankowy ZFŚS lub też płatność dokonywana jest z dwóch źródeł jednocześnie, tj. odpowiednia część z rachunku bankowego ZFŚS, a część z rachunku bankowego lub kasy działalności operacyjnej jednostki.

Ewidencja zakupu kart Multisport przedstawia się następująco:

Wariant I

1. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 10 000 zł: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

2. Faktura za zakup kart Multisport

wwartość netto 100 zł: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

wVAT 23 proc. 23 zł: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego

wwartość brutto 123 zł: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami

3. Uregulowanie zobowiązania ze środków ZFŚŚ 123 zł: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS

4. Zwrot 50 proc. środków na rachunek ZFŚŚ (finansowanie ze środków obrotowych) 61,50 zł: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy

5. Koszt zakupu kart MultiSport w części sfinansowanej ze środków obrotowych 50 zł: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Wariant II

1. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 10 000 zł: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

2. Faktura za zakup kart Multisport

wwartość netto: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (50 zł), strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (50 zł)

wVAT 23 proc. 23 zł: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego

wwartość brutto 123 zł: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami

3. Uregulowanie zobowiązania w 50 proc. ze środków ZFŚŚ 61,50 zł: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS

4. Uregulowanie zobowiązania w 50 proc. ze środków obrotowych 61,50 zł: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.).

— W naszej placówce oświatowej zatrudniamy pedagogów szkolnych. Czy wydatki poniesione na ich wynagrodzenia są wydatkami strukturalnymi? Jak należy je klasyfikować?

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

Tak. Wydatki poniesione na wynagrodzenie pedagogów szkolnych stanowią wydatki strukturalne. Należy ująć je w obszarze XII. Poprawa jakości kapitału ludzkiego, w kodzie 73. Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności poprzez przedsięwzięcia na rzecz ograniczenia przedwczesnej rezygnacji z dalszej nauki w szkole, minimalizowania dyskryminacji ze wzglądu na płeć oraz poprawy jakości i dostępu do kształcenia na poziomie podstawowym, gimnazjalnym i ponadgimnazjalnym oraz kształcenia i szkoleń na poziomie wyższym. W kodzie 73. należy ujmować wydatki poniesione na zatrudnienie pedagoga i psychologa w ramach programów rozwojowych szkół i placówek oświatowych prowadzących kształcenie ogólne oraz zawodowe, ukierunkowane na wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów i zmniejszenie dysproporcji w ich osiągnięciach edukacyjnych oraz podnoszenie jakości procesu kształcenia, obejmujące:

wdoradztwo i opiekę pedagogiczno-psychologiczną dla uczniów wykazujących problemy w nauce lub z innych przyczyn zagrożonych przedwczesnym wypadnięciem z systemu oświaty (np. wsparcie dla uczniów z obszarów wiejskich, wsparcie dla uczniów niepełnosprawnych, przeciwdziałanie uzależnieniom, programy prewencyjne, przeciwdziałanie patologiom społecznym)

wdoradztwo edukacyjno-zawodowe,

a także wydatki poniesione poza takimi programami, ale w ramach wykonywania tych samych zadań (doradztwo, w tym edukacyjno-zawodowe i opieka pedagogiczno-psychologiczna).

Jeśli pedagodzy i psycholodzy szkolni (lub doradcy edukacyjno-zawodowi) poza doradztwem i opieką, o której mowa wcześniej, wykonują inne obowiązki na rzecz uczniów, bądź szkoły (np. organizacyjne) - ich wynagrodzenie będzie stanowiło wydatek strukturalny w takim stopniu, w jakim odpowiada wymiarowi godzin pracy w zakresie doradztwa i opieki pedagogicznej (proporcjonalna część wynagrodzenia odpowiadającego liczbie godzin przepracowanych w ramach zadań ściśle związanych z doradztwem i opieką). Wydatkami strukturalnymi będą także wydatki ponoszone przez szkołę lub placówkę oświatową finansującą doradztwo i opiekę pedagogiczno-psychologiczną dla uczniów wykazujących problemy w nauce lub z innych przyczyn zagrożonych przedwczesnym wypadnięciem z systemu oświaty, prowadzoną przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne (lub inne do tego powołane).

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Warszawa, 1 lipca 2012 r.

— Jesteśmy oświatową jednostką budżetową - gimnazjum. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono brak niektórych pomocy dydaktycznych. Po szczegółowym wyjaśnieniu sprawy okazało się, że były one całkowicie zużyte i zostały za zgodą dyrektora szkoły przekazane do utylizacji i likwidacji, tyle że osoby wyznaczone przez dyrektora do tych czynności nie sporządziły stosownych dokumentów tj. protokołów likwidacyjnych, przez co nie zostały one zdjęte z ewidencji. Czy można te protokoły sporządzić teraz, na ich podstawie wyksięgować pomoce i uznać, że nie ma różnic inwentaryzacyjnych, czy też należy stwierdzić i zaksięgować różnice. Jeśli tak, to proszę o przykład prawidłowego księgowania.

kierownik finansowy, długoletni główny księgowy

Celem inwentaryzacji jest stwierdzenie faktycznego stanu majątku jednostki, porównanie go ze stanem wykazanym w ewidencji, stwierdzeniem ewentualnych różnic oraz naniesienie tych różnic w ewidencji, tak aby ostatecznie stan ewidencyjny majątku jednostki odpowiadał rzeczywistości.

W jednostce nastąpiły określone zdarzenia, które wywołały określone skutki w stanie mienia. Nie można więc teraz sporządzać protokołów likwidacyjnych ani zaksięgować likwidacji tych pomocy dydaktycznych, ponieważ w toku przeprowadzonej inwentaryzacji, po porównaniu danych wynikających z arkuszy spisu z natury z danymi w księgach inwentarzowych stwierdzono ich niedobór.

Tak więc w księgach rachunkowych należy ująć różnice inwentaryzacyjne oraz ich rozliczenie. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego stwierdzono, że nikt nie ponosi materialnej odpowiedzialności za brakujące pomoce dydaktyczne, będą to więc niedobory niezawinione.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (z uwględnieniem zmian z 16 lutego 2012 r.) pomoce dydaktyczne ewidencjonuje się na koncie 013 - Pozostałe środki trwałe, natomiast kontem właściwym do księgowania różnic inwentaryzacyjnych jest konto 240 - Pozostałe rozrachunki.

Ewidencja powyższych operacji gospodarczych będzie następująca:

1. Stwierdzony niedobór pomocy dydaktycznych: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki, strona Ma konta 013 - Pozostałe środki trwałe

2. Wyksięgowanie umorzenia uznanych za niedobory pomocy dydaktycznych: strona Wn konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.).

— Dom pomocy społecznej dokonał zakupu nowej energooszczędnej lodówki. Czy wydatek ten zalicza się do wydatków strukturalnych i w którym kodzie należy go wykazać?

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

Nie. Zakup pojedynczej, energooszczędnej lodówki nie stanowi wydatku strukturalnego i nie należy ujmować go w sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zakup lodówki dokonywany jest w ramach realizacji działania polegającego na budowie, przebudowie, modernizacji obiektów pozostałej infrastruktury społecznej, m.in. w szczególności obiektów świadczących usługi w zakresie pomocy społecznej (np. domy pomocy społecznej, hospicja, centra pomocy rodzinie, ośrodki pobytu dziennego, noclegownie dla bezdomnych, inne ośrodki wsparcia) łącznie z zakupem niezbędnego wyposażenia.

Całkowite koszty poniesione na realizację tego typu działania (wraz z kosztem zakupionej w projekcie lodówki) należy ująć w obszarze XIII. Inwestycje w infrastrukturę społeczną, w kodzie 79. Pozostała infrastruktura społeczna.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Materiał pomocniczy "Przykłady typów projektów według kodów klasyfikacji i obszarów tematycznych dla nowej klasyfikacji wydatków strukturalnych" (www.mf.gov.pl -> Finanse Publiczne -> Budżet państwa -> Klasyfikacja wydatków strukturalnych).