Wyłącznie kierownik odpowiada za spis

Kierownik jednostki budżetowej nie może scedować odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę, np. na głównego księgowego, ponieważ to wyłącznie kierownik odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. Ta odpowiedzialność za inwentaryzację jest doprecyzowana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przepis ten wskazuje, że kierownik jednostki nie może przekazać odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury innej osobie, nawet gdyby osoba ta wyraziła na to zgodę na piśmie. Zazwyczaj za spis bezpośrednią odpowiedzialność ponoszą członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Jednak jest to tylko odpowiedzialność za rzetelne przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury, natomiast kierownik odpowiedzialny jest za inwentaryzację jako całość.

Taką interpretacje przepisów potwierdza teza orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej z 23 lutego 2012 r. (BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76), zgodnie z którą za inwentaryzację przeprowadzoną drogą spisu z natury od początku do końca odpowiada kierownik jednostki. Jak czytamy w uzasadnieniu: "Pomimo skutecznego przekazania odpowiedzialności innej osobie, kierownik nadal w każdym takim przypadku w dalszym ciągu ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, ale z tytułu nadzoru, a nie odpowiedzialności bezpośredniej. Ustawa o rachunkowości przewiduje jeden wyjątek, kiedy kierownik nie może przekazać odpowiedzialności innej osobie za jej zgodą - dotyczy on odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Ta forma inwentaryzacji wymaga bowiem podjęcia stosownych decyzji, do których upoważniony jest wyłącznie kierownik, m.in.: powołania komisji, ustalenia daty spisu, wyznaczenia osób przeprowadzających spis, przygotowania terenu objętego spisem, zapewnienia obecności przy spisie osób odpowiedzialnych za poszczególne składniki aktywów. Obwiniony nie mógł więc przekazać i nie przekazał odpowiedzialności w zakresie prowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury innej osobie".

Kierownik nie może skutecznie przekazać odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Na mocy zarządzenia wewnętrznego decyduje on o roli głównego księgowego i innego personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych. Dokonanie takiego podziału kompetencji poszczególnych osób zapewnia sprawniejsze przeprowadzenie inwentaryzacji, sprzyja osiągnięciu pełnych i właściwych jej celów. Ułatwia także nadzór, kontrolę oraz egzekwowanie obowiązków od określonych pracowników.

Kompetencje organów zajmujących się inwentaryzacją nie wynikają z reguły z żadnego konkretnego przepisu. Stanowią przykład zwyczajowego stosowania sprawdzonych zasad, które w poprzednich okresach stanowiły obowiązujące przepisy (np. zarządzenie ministra finansów z 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej).

Główny księgowy, który przyjął pisemną odpowiedzialność za obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury. Kierownik ponosi wtedy wspólną odpowiedzialność wraz z nim za prawidłowy przebieg tych czynności, ponieważ odpowiada (w tym z tytułu nadzoru) za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości (a więc i za inwentaryzację).

Główny księgowy może sprawować nadzór nad przeprowadzeniem spisu z natury, rozliczeniem powstałych różnic w toku inwentaryzacji (pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). Zwykle na wniosek głównego księgowego powoływane są organy do przeprowadzenia inwentaryzacji, a zwłaszcza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, eksperci przewidziani do czynności szczególnych itp. Dopiero po zaopiniowaniu przez głównego księgowego kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza (lub nie) wnioski komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Magdalena Sobczak

 magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

EKSPERT RADZI

Szkolenia to wydatek strukturalny

@RY1@i02/2013/204/i02.2013.204.00800030d.803.jpg@RY2@

Agata Piłat specjalista z Ministerstwa Finansów

Do wydatków strukturalnych należy zaliczyć wydatki poniesione na szkolenia pracowników i koszty z nimi związane (delegacje itp.). Wydatki należy ująć w obszarze XV. Wzmacnianie zdolności instytucjonalnych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, w kodzie 81. Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów.

Pozostałe wymienione w pytaniu wydatki nie stanowią wydatków strukturalnych, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy stanowią element zadania, projektu lub działania, który mógłby być finansowany środkami unijnymi.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255).