Jak prawidłowo korygować błędy w dokumentacji księgowej

Zaistniałe w zapisach ksiąg rachunkowych błędy należy poprawić. Dokonuje się tego niezwłocznie po ich stwierdzeniu, przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, zachowując czytelność błędnego zapisu. Niedozwolone jest wymazywanie i przerabianie zapisów. Należy też pamiętać, że stosuje się inne zasady poprawiania błędów w przypadku dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych.

Prowadzenie

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Należy je prowadzić w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący.

Prowadzone księgi rachunkowe, powinny być:

wtrwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

wwyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;

wprzechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny się składać z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Dokonywanie zapisów

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, nie pozostawiając miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

wdatę dokonania operacji gospodarczej;

wokreślenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

wzrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;

wkwotę i datę zapisu;

woznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Z kolei zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dozwolone sposoby

Stwierdzone w zapisach księgowych błędy należy poprawić. Dokonuje się tego przez:

wskreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub

wwprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

W przypadku wykrycia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dozwolone są korekty dokonane tylko w powyższy sposób.

Sporządzanie

Podstawą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające realizację określonej operacji. Dowody księgowe powinny być rzetelne, a więc zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Ponadto powinny być kompletne, co oznacza, że powinny zawierać co najmniej:

wokreślenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

wokreślenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

wopis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

wdatę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

wpodpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

wstwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Różne zasady

Dowody księgowe powinny być wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Z kolei błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. [przykład]

W przypadku gdy jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki powinien ustalić sposób postępowania z każdym z nich i wskazać, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

PRZYKŁAD

Wnioski pokontrolne

Organ kontrolny przeprowadzający czynności sprawdzające w jednostce budżetowej zakwestionował użycie korektora, polegające na zamazaniu zapisu w księdze rachunkowej i wpisaniu nowej treści. Użycie korektora w celu poprawienia błędu w zapisie księgowym narusza art. 25 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

@RY1@i02/2013/096/i02.2013.096.0080004ac.802.jpg@RY2@

dr Anna Ryl specjalista w zakresie finansów publicznych, praktyk kontroli

dr Anna Ryl

specjalista w zakresie finansów publicznych, praktyk kontroli

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330).