Jak księgować VAT w jednostkach sektora finansów publicznych

W praktyce występują trzy sposoby ewidencji rozliczeń z tytułu podatku VAT, tj.:

1. Dochody i wydatki ujmowane są w kwotach netto, natomiast VAT należny i naliczony ujmowany jest na kontach bez klasyfikacji budżetowej. Ten sposób ewidencji może być stosowany w jednostkach, które rozliczają się kasowo, gdyż umożliwia on ewidencjonowanie rozliczeń z tytułu VAT w sytuacji, gdy wszystkie należności wobec jednostki regulowane są terminowo i moment powstania obowiązku podatkowego jest równy momentowi wpłaty. Sposób ten jest stosowany najczęściej przez jednostki budżetowe, mimo iż sytuacja taka występuje bardzo rzadko.

2. Dochody i wydatki ujmowane są w kwotach brutto, a na koniec każdego miesiąca następuje wyksięgowanie podatku z konta dochodów i wydatków. Przelew VAT do urzędu skarbowego stanowi więc wydatek.

3. Sposób proponowany przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Kielcach (pismo z 6 kwietnia 2011 r., sygn. WI/WK-44/1550/2011), w którym dochody wykazywane są w kwotach faktycznie zrealizowanych. Sposób ten wymaga jednak prowadzenia kont analitycznych, umożliwiających analizę terminów wpływu należności do jednostki.

Moim zdaniem sposób ten należy uznać za najlepszy kierunek księgowania zdarzeń gospodarczych związanych z rozliczaniem jednostkach sektora finansów publicznych (dalej: JSFP) z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości do ewidencji podatku VAT służy konto 225 - Rozrachunki z budżetami.

Ewidencja analityczna prowadzona do konta 225 powinna zapewniać możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań z tytułu podatku VAT.

Zgodnie z pismem RIO

1. Wystawienie faktury VAT dotyczącej sprzedaży opodatkowanej:

strona Wn konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych" (kwota brutto),

strona Ma konta 720 - "Przychody z tytułu dochodów budżetowych" (kwota netto),

strona Ma konta 225 - " Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT należny);

2. Wpływ należności (kwota brutto):

strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto dochodów),

strona Ma konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych";

3. Wpływ faktury VAT dotyczącej zakupów lub kosztów, zawierającej podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu od VAT należnego:

strona Wn konta 225 - " Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT naliczony),

strona Wn konta kosztów rodzajowych 401-409 lub konto 080,

strona Ma konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" (kwota brutto);

4. Zapłata za fakturę VAT dotyczącą zakupów lub kosztów (kwota brutto):

strona Wn konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami",

strona Ma konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto wydatków);

5. Przekazanie do urzędu skarbowego podatku VAT (w przypadku gdy VAT należny jest wyższy niż VAT naliczony):

strona Wn konta 225 - " Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: Rozrachunki z US z tytułu VAT),

strona Ma konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto wydatków);

5a) Jednocześnie ujemny zapis techniczny służący zmniejszeniu kwoty poniesionych wydatków i uzyskanych dochodów: strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto dochodów), strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto wydatków),

6. Wpływ zwrotu podatku VAT z US:

strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto dochodów),

strona Ma konta 225 - " Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: Rozrachunki z US z tytułu VAT);

6a) Jednocześnie ujemny zapis techniczny służący zmniejszeniu kwoty poniesionych wydatków i uzyskanych dochodów: strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto dochodów), strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto wydatków).

Stosowane w praktyce

W praktyce jednak najczęściej stosowana w jednostkach budżetowych ewidencja podatku VAT przebiega następująco:

1. Wpływ faktury VAT dostawcy za zakupu usług:

1a ) kwota netto: strona Wn konta 402 - "Usługi obce", strona Ma konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami";

1b) podatek VAT naliczony: strona Wn konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT naliczony), strona Ma konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami";

2. Faktura VAT sprzedaży za usługi:

2a) kwota netto: strona Wn konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych", strona Ma konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT należny);

2b) podatek VAT należny: strona Wn konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych", strona Ma konta 720 - "Przychody z tytułu dochodów budżetowych";

3. Zapłata za wykonaną usługę:

3a) kwota netto: strona Wn konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami", strona Ma konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto wydatków);

3b) podatek VAT naliczony: strona Wn konta 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami", strona Ma konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto podatku VAT);

4. Wpływ dochodów:

4a) kwota netto: strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto dochodów), strona Ma konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych";

4b) podatek VAT należny: strona Wn konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto podatku VAT), strona Ma konta 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych";

5. Przeksięgowanie podatku VAT za miesiąc:

5a) po datek VAT należny: strona Wn konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT należny), strona Ma konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: Rozliczenie z tytułu podatku VAT),

5b) podatek VAT naliczony: strona Wn konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: Rozliczenie z tytułu podatku VAT), strona M a konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: VAT naliczony);

6. Zapłata podatku VAT do ZUS:

strona Wn konta 225 - "Rozrachunki z budżetami" (analitycznie: Rozliczenie z tytułu podatku VAT),

stron a Ma konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki" (subkonto podatku VAT).

Małgorzata Pelc

specjalista z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 289). Pismo Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 6 kwietnia 2011 r., sygn. WI/WK-44/1550/2011.