Jak skutecznie znaleźć pracę w urzędzie

w O przyjęciu do pracy w administracji decyduje ostatecznie rozmowa z kandydatami, która może być poprzedzona testem wiedzy

w Osoba, która poprawnie rozwiązała test i pomyślnie przeszła przez rozmowę, może nie dostać etatu, gdy zażąda wygórowanej pensji

Największym pracodawcą w administracji państwowej są samorządy, a następnie korpus służby cywilnej. Dodatkowo istnieje kilkanaście urzędów państwowych, np. Kancelaria Sejmu lub Senatu. W przypadku tych ostatnich o przyjęciu do pracy decydują wewnętrze zasady, które są określane w regulaminach. Z kolei do pozostałych stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące o służbie cywilnej i pracownikach samorządowych. Wszystkie jednak urzędy państwowe podczas naboru na wolne stanowiska najczęściej przeprowadzają z kandydatem rozmowę kwalifikacyjną. Test wiedzy stosowany jest zazwyczaj w przypadku dużej liczby zainteresowanych.

O etat w administracji może ubiegać się każdy, kto spełnia wymogi określone w ustawie o służbie cywilnej lub o pracownikach samorządowych oraz wymagania dotyczące stanowiska wskazanego w ogłoszeniu o naborze. Kandydat, które spełnia wszystkie warunki, w tym też dodatkowe, ma bardzo duże szanse na zatrudnienie w urzędzie.

Tylko dla wzorowych

W służbie cywilnej (SC) może być zatrudniona osoba, która jest obywatelem polskim, korzysta z pełni praw publicznych, nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe i cieszy się nieposzlakowaną opinią oraz posiada wymagane kwalifikacje na określone stanowisko. O pracę na niektórych stanowiskach w administracji państwowej mogą też ubiegać się cudzoziemcy.

Nabór na wszystkie stanowiska w SC jest otwarty i konkurencyjny. Dyrektor generalny organizuje rekrutację do korpusu służby cywilnej, do którego należą zarówno pracownicy, jak i urzędnicy SC. Ma on obowiązek upowszechnić informacje o wolnych stanowiskach w siedzibie i biuletynie informacji publicznej urzędu oraz w biuletynie informacji publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Takie ogłoszenie musi zawierać nazwę i adres jednostki, określenie stanowiska pracy, jego wymagania i opis. Podobne zasady obowiązują wobec kandydatów do zatrudnienia w gminie lub powiecie. Tam o ogłoszeniu konkursu decyduje np. wójt lub sekretarz.

Warunki formalne

Kandydaci do pracy w administracji powinni dokładnie czytać ogłoszenia i krok po kroku sprawdzać stawiane im wymagania. Nie ma sensu przystępować do konkursu, jeśli nie spełnia się np. warunku odpowiedniego stażu lub wykształcenia. Dlatego określone w ogłoszeniu wymagania dzieli się na konieczne i pożądane. Brak spełnienia wymagań koniecznych już na wstępie dyskwalifikuje kandydata na określone stanowisko.

W ogłoszeniu o naborze zamieszczana jest też informacja o zakresie zadań wykonywanych na danym stanowisku, wymaganych dokumentach i terminie oraz miejscu ich składania. Dodatkowym atutem jest spełnienie przez kandydata wymagań i umiejętności uznanych w ogłoszeniu za pożądane. Najczęściej są nimi: doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, odporność na stres, sumienność, odpowiedzialność, umiejętność pracy w zespole i znajomość języków obcych.

Z kolei do najczęściej wymaganych dokumentów zalicza się:

● kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,

● kopię dowodu osobistego lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,

● oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych,

● oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie,

● oświadczenie o niekaralności za przestępstwo skarbowe popełnione umyślnie,

● oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,

● życiorys,

● list motywacyjny.

Zainteresowana osoba, jeśli wybierze dla siebie właściwe ogłoszenie i skompletuje dokumenty, powinna pamiętać o terminie na ich dostarczenie do urzędu podawanym w ogłoszeniu. Jest on liczony od dnia publikacji ogłoszenia w biuletynie kancelarii premiera.

Wolne etaty w internecie

Osoby zainteresowane pracą w administracji mogą wyszukiwać oferty na stronie internetowej kancelarii premiera według określonych kryteriów. Można sprawdzać ogłoszenia z wybranego urzędu, województwa lub miasta, a także według kryterium wykształcenia (od średniego do wyższego). W przypadku ofert pracy w samorządzie informacje takie są dostępne na stronie internetowej lub tablicy ogłoszeń urzędu.

Kandydaci, którzy zakwalifikowali się do kolejnego etapu rekrutacji, są informowani telefonicznie lub drogą elektroniczną o terminie spotkania.

Najczęściej rozmowa

Rekrutacja na stanowisko urzędnicze może składać się z dwóch części: testu wiedzy i rozmowy kwalifikacyjnej. W zależności od liczby osób spełniających warunki formalne, przeprowadzane są one w tym samym dniu. Najczęściej jednak prowadzi się wyłącznie samą rozmowę.

Stosowane przez poszczególne urzędy metody i techniki naboru są dowolne. Na przykład test wiedzy dla kandydatów do pracy w departamencie prawnym jednostki składać się może z pytań dotyczących znajomości konstytucji, funkcjonowania administracji państwowej, kodeksu postępowania administracyjnego oraz zasad techniki prawodawczej. Urzędy stosują testy wiedzy najczęściej, gdy liczba kandydatów jest duża lub gdy będzie on niezbędny do sprawdzenia wymagań na określone stanowisko. Bardzo często takie testy badają też umiejętności analizy i syntezy informacji. Z kandydatami, którzy otrzymają określoną przez komisję egzaminacyjną liczbę punktów, przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna.

Praca tylko dla najlepszych

Dyrektor generalny urzędu (w przypadku służby cywilnej) lub wójt gminy niezwłocznie po przeprowadzeniu naboru podaje jego wyniki do publicznej informacji. Muszą być one dostępne w siedzibie urzędu i na jego stronie internetowej. Jeżeli w ciągu trzech miesięcy od momentu zatrudnienia pracownika wystąpi konieczność ponownego zatrudnienia na to stanowisko, dyrektor generalny może zatrudnić kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wykazanych w protokole naboru.

Osoby, które nie zgadzają się z wynikami rekrutacji, mogą od decyzji dyrektora generalnego odwołać się do sądu pracy. Takie prawo jednak jest zastrzeżone tylko dla kandydatów, którzy ubiegają się o pracę w administracji rządowej, czyli służbie cywilnej.

Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej krok po kroku

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej kandydat może zostać zapytany o:

● przyczynę ubiegania się o stanowisko urzędnicze,

● dotychczasowe doświadczenie zawodowe,

● znajomość języka obcego i obsługi komputera,

● znajomość funkcjonowania administracji publicznej i struktury urzędu lub poproszony sporządzenie krótkiego pisma na podstawie określonych dokumentów.

Etapy rekrutacji do pracy w administracji

● przeglądanie stron internetowych urzędu gminy lub biuletynu KPRM, w którym publikowane są ogłoszenia o wolnych stanowiskach,

● wybranie ogłoszeń, co do których kandydat spełnia co najmniej warunki konieczne i wymagane na tym stanowisku,

● wysłanie aplikacji dokumentów na adres urzędu w terminie przewidzianym w ogłoszeniu,

● powiadomienie przez urząd (telefonicznie lub elektronicznie) kandydata o terminie rekrutacji,

● przystąpienie kandydata do rozmowy kwalifikacyjnej lub testu wiedzy,

● ogłoszenie przez dyrektora pięciu najlepszych kandydatów wyłonionych przez komisję przeprowadzającą nabór,

● uzasadnienie wyboru najlepszego kandydata,

● zatrudnienie.

Artur Radwan

artur.radwan@infor.pl

Podstawa prawna Art. 4, 5, art. 9 ust. 2, art. 26-33 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.). Art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).

TRZY PYTANIA DO EKSPERTA

Nie trzeba składać ofert na wszystkie wolne stanowiska

@RY1@i02/2013/029/i02.2013.029.183001400.802.jpg@RY2@

Kamil Mroczka, kierownik oddziału zarządzania kadrami Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego

Jak kandydat do pracy w administracji powinien sporządzić CV i list motywacyjny, aby zainteresował dyrektora urzędu?

Dokumenty aplikacyjne raczej powinny odpowiadać regułom oficjalnej korespondencji. Urząd to nie agencja reklamowa, gdzie atrakcyjna forma może być zaletą. Najistotniejsza jest sama treść, a przede wszystkim doświadczenie - i to nieograniczające się do wyliczenia stanowisk, na jakich autor listu pracował, ale też dotyczące realizowanych zadań i projektów. Interesująca jest również działalność dodatkowa kandydata, bo ta część CV może dostarczyć istotnych informacji. Konstruując CV i list motywacyjny, należy pamiętać również o fundamentalnej zasadzie - jeśli już umieszczamy jakąś informację w dokumentach aplikacyjnych, to musi być ona prawdziwa. Nie jest też wskazane wysyłanie takich samych dokumentów na różne postępowania konkursowe. Doświadczony HR-owiec bez trudu to zauważy. Co więcej, taka praktyka dowodzi, że aplikujący nie jest tak naprawdę zainteresowany konkretnym stanowiskiem i szuka jakiejkolwiek pracy. Nie ma również sensu rozsyłanie dokumentów aplikacyjnych do jednostek administracji publicznej, jeśli nie jest prowadzony konkretny nabór. Procedura aplikacyjna jest bowiem sformalizowana i nie ma możliwości wykorzystania w naborze aplikacji, która wpłynęła poza nim, nawet jeśli kompetencje aplikującego odpowiadają idealnie wymogom stanowiska. Poza tym problematyczne w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych jest przechowywanie dokumentów złożonych poza konkretną procedurą naboru, zwłaszcza gdy nie zawierają klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w postępowaniach rekrutacyjnych.

Czy przed rozmową kwalifikacyjną kandydat może umówić się np. z naczelnikiem, aby uzyskać informację np. o specyfice pracy?

Ogłoszenie o pracę powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje. Powinno precyzyjnie określać zadania, które ma wykonywać poszukiwany pracownik, i wymagania wobec kandydatów. W Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie nie są praktykowane spotkania z kandydatami w trakcie procedury naboru. Taka praktyka wręcz nie może mieć miejsca, bo naruszałaby zasadę równości w postępowaniu rekrutacyjnym. Oczywiście, jeśli kandydat ma jakiekolwiek wątpliwości, wskazany jest kontakt telefoniczny z osobą odpowiedzialną za postępowanie rekrutacyjne. Przeważnie dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych za organizację naborów podawane są w ogłoszeniu.

Na jakie pytania powinien przygotować się kandydat w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Musi liczyć się z pytaniami związanymi z wykształceniem, doświadczeniem, dodatkową działalnością, hobby, a także z jego preferencjami i oczekiwaniami związanymi z miejscem pracy. Rekrutujący nie mogą natomiast pytać o sytuację osobistą, poglądy czy wyznanie. Jeśli takie pytanie padnie - kandydat ma prawo odmówić na nie odpowiedzi. Co więcej, taka odmowa nie może wpłynąć na ocenę kandydata. Może paść również pytanie o wynagrodzenie - i to zarówno ze strony kandydata, jak i rekrutującego. Już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej pozwala ono skonfrontować oczekiwania potencjalnego pracownika i pracodawcy. Coraz częściej stosowaną w administracji publicznej praktyką jest zamieszczanie w ogłoszeniu informacji o proponowanym wynagrodzeniu na danym stanowisku. Informacja ta pozwala kandydatowi ocenić, czy oferowany poziom wynagrodzenia spełnia jego oczekiwania. Często zdarzało się bowiem, że rozbieżność oczekiwań i możliwości ujawniała się na ostatnim etapie naboru, tym samym powodując nieskuteczność całego procesu i konieczność powtórzenia postępowania.

Rozmawiał Artur Radwan