Zasady przeprowadzania kontroli dokumentów i operacji księgowych

Kontrola wewnętrzna odgrywa szczególną rolę w zarządzaniu finansami publicznymi i w procesie administrowania jednostek sektora finansów publicznych. Dla kierownika jednostki, jako osoby odpowiedzialnej za gospodarkę finansową, istotne znaczenie ma właściwe działanie tego systemu, a w szczególności jej podsystemu – wewnętrzna kontrola finansowa.

W jednostkach sektora finansów publicznych szczególne znaczenie ma kontrola finansowa, której zasady określają polskie standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, załącznik nr 1).

Standardy, o których mowa, przedstawione zostały w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej, tj.: środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena.

Funkcjonowanie kontroli

System kontroli finansowej powinien być wbudowany w strukturę jednostki. Skuteczność kontroli finansowej wymaga, aby zadania z nią związane dotyczyły bieżącej działalności jednostki, tj. stanowiły część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych. System kontroli finansowej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli finansowej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane.

Kontrola w księgowości

Jak wspomniano wyżej, najważniejszym rodzajem kontroli wewnętrznej (finansowej) jest kontrola procesów księgowych. Kontrola ta obejmuje działania zmierzające do sprawdzenia i zweryfikowania dotychczasowej pracy danej komórki. Czynności kontrolne w księgowości polegają przede wszystkim na przeglądzie dokumentów i ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, jak również ich kontroli przeprowadzanej stosownie do obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości oraz uregulowań w zakresie gospodarowania środkami publicznymi.

Właściwe wykonywanie funkcji kontrolnych uwarunkowane jest opracowaniem dostosowanych do potrzeb jednostki: zakładowego planu kont, systemu obiegu dokumentów księgowych oraz instrukcji inwentaryzacyjnej, a także odpowiednią organizacją pracy służb finansowo-księgowych.

Kierownik jednostki powinien wprowadzić takie środki kontroli, aby na bieżąco mógł sprawdzić, czy system działa w sposób zgodny z zamierzeniami, a w przypadku stwierdzenia zakłóceń mógł podjąć skuteczne działania naprawcze. Szczególną uwagę należy poświęcić tym sferom, które narażone są na najwyższe ryzyko, tj. operacjom gotówkowym, zamówieniom publicznym, zmianom na stanowiskach pracy oraz zmianom przepisów prawnych.

Obowiązki księgowego

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej.

Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej, odpowiada za:

● prowadzenie rachunkowości jednostki,

● wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

● dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

● dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Główny księgowy pełni szczególną funkcję, gdyż przeprowadza lub nadzoruje przeprowadzanie kontroli merytorycznej i formalno -rachunkowej dokumentów księgowych, wskazuje na jej prawidłowość, celowość i zasadność.

Dowodem na dokonanie przez głównego księgowego kontroli wstępnej jest jego podpis, złożony na dokumencie dotyczącym danej operacji.

Poprzez złożenie podpisu główny księgowy potwierdza, że:

● nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem,

● nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

● zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki, który może operację wstrzymać albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

Główny księgowy ma prawo:

● żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielenia w formie ustanej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,

● wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej – art.45 ust.6 ustawy o finansach publicznych.