Przygotowanie dokumentacji w audycie wewnętrznym

Audyt wewnętrzny również w jednostkach sektora finansów publicznych wymaga odpowiedniej dokumentacji.

Doktor Agnieszka Bryl, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young, wyjaśnia, że powinna ona dokumentować wszystkie istotne informacje służące do poparcia wniosków z prowadzonych prac. Należy pamiętać, że w praktyce dokumentacja robocza, zarówno wytworzona przez audytorów, jak i otrzymana w trakcie audytu powinna popierać ustalenia o charakterze neutralnym i pozytywnym, jak i ustalenia wskazujące na istniejące nieprawidłowości lub słabości w systemie kontroli wewnętrznej. Z uwagi jednak na praktyczne konsekwencje dla audytorów, w przypadku gdy dokonają oni ustaleń o charakterze negatywnym (np. nieefektywność procedury kontrolnej czy też nieprzestrzeganie procedury), należy przygotować się na konieczność ich udowodnienia. Należy to uczynić nie tylko w postaci opisów ustaleń, ale także poprzez możliwość okazania kopii dokumentów lub innych nośników, dokumentujących kwestionowaną procedurę lub operację.

- Często audytorzy wewnętrzni stosują standardowe wzory dokumentacji roboczej. Pomagają one uwzględnić w dokumentacji roboczej wszystkie niezbędne zagadnienia w jednolitej formie - twierdzi nasza rozmówczyni.

Ekspert wyjaśnia, że dokumentacja robocza wytworzona przez audytorów podczas zadania audytowego podlega przeglądowi przez kierownika komórki audytu wewnętrznego lub osoby nadzorującej pracę danego audytora. Przegląd ten powinien odbywać się pod kątem istotności opracowanej dokumentacji dla celów zadania audytowego, jej prawidłowości oraz kompletności.

Według Agnieszki Bryl wykonywany przegląd powinien być dokumentowany, np. poprzez adnotację o akceptacji, podpis i datę osoby przeglądającej, lub poprzez składanie oświadczeń o dokonaniu przeglądu dokumentacji i wynikach tego przeglądu. W praktyce stosuje się dwa podejścia do dokumentowania procesu uzupełniania dokumentacji roboczej. Pierwszy z nich polega na tym, że w dokumentacji roboczej zachowuje się wszelkie dowody na postawione podczas przeglądu pytania oraz udzielone odpowiedzi, drugi zakłada, że postawione pytania zostały przeanalizowane, a dokumentacja robocza została poprawiona, zaś potwierdzeniem, że osoba dokonująca przeglądu nie ma więcej wątpliwości i zastrzeżeń, jest jej podpis na dokumentacji roboczej. Trzeba pamiętać, że dokumentacja robocza może być także przeglądana przez osoby trzecie.

Również międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego wymagają przygotowania dokumentacji roboczej. Katarzyna Włodarska, menedżer i wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, wyjaśnia, że istnieją dwa podstawowe rodzaje dokumentacji: stała i bieżąca. Dokumentacja stała zawiera to wszystko, co może być wykorzystane podczas więcej niż jednego zadania, np. schemat organizacyjny, długoterminowe umowy i harmonogramy, regulaminy i instrukcje, sprawozdania finansowe z poprzednich lat itd.

- W dokumentacji bieżącej powinny się znaleźć wszystkie dane, analizy i informacje dotyczące konkretnego zadania, na wszystkich jego etapach: od planowania aż po sprawozdawczość i ewentualne czynności sprawdzające - twierdzi nasza rozmówczyni.

Dodaje, że taka dokumentacja stanowi dowód przeprowadzenia audytu oraz podstawę ustaleń i zaleceń, zamieszczonych w sprawozdaniu z zadania.

Zebrane informacje mogą być udokumentowane w różny sposób: w postaci notatek własnych audytora, kopii przeglądanych dokumentów, korespondencji czy zdjęć. Jeśli dokumentacja jest przechowywana w formie innej niż papierowa, należy pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych.

Katarzyna Włodarska podkreśla również, że dokumentacja powinna być ułożona w logiczny i jednolity sposób, najlepiej zgodnie z programem zadania. Zamiast numerować strony po kolei, lepiej podzielić dokumentację na sekcje i wymyślić taki system indeksowania, który będzie łatwy do stosowania i rozbudowania. Przykładowo, poszczególne sekcje można oznaczyć literami, a dokumenty robocze w każdej sekcji - cyframi arabskimi.

- Dobry system indeksowania ułatwia tworzenie dokumentacji na bieżąco jednocześnie przez wszystkich członków zespołu audytowego - twierdzi ekspert. Nie trzeba wówczas poświęcać dodatkowego czasu na uporządkowanie dokumentacji po zakończeniu zadania.

Omawiane zagadnienia mogą się pojawić na egzaminach przeprowadzanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA.

Jednak Angelika Rokicka-Buczek, wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, przyznaje, że na drugiej części egzaminu CIA pytań dotyczących dokumentacji roboczej jest niewiele. Pierwsza grupa pytań z tego obszaru dotyczy funkcji pełnionej przez dokumentację. I tu pojawiają się pytania o głównego odbiorcę dokumentacji roboczej, o jej główne cechy lub np. co świadczy o tym, że jest ona kompletna.

Kolejna grupa pytań dotyczy zawartości dokumentacji.

- Tutaj zdarzają się ciekawe scenariusze, jak choćby ten, w którym mamy zidentyfikować element zbędny w dokumentacji roboczej dotyczącej kosztów konserwacji - twierdzi nasza rozmówczyni.

Należy zdecydować, czy będzie to parafka zarządzającego audytem wewnętrznym na dokumencie przygotowanym przez innego pracownika, czy może łączny koszt nabycia rzeczowych aktywów trwałych za poprzedni miesiąc. Inne pytania z tego obszaru mogą dotyczyć celu indeksowania dokumentacji lub przygotowywania streszczeń w dokumentacji roboczej.

Ekspert wyjaśnia, że pytania dotyczące procesu przeglądu dokumentacji odnoszą się głównie do poradnika 2340-1 (Nadzorowanie zadania) i dotyczą tego, kto i w jaki sposób powinien tego przeglądu dokonywać. Mogą się tu również pojawiać pytania o bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym takie kwestie, jak np. czy zabranie dokumentacji roboczej do hotelu na noc stanowi naruszenie zasady poufności? A może jest nim zezwolenie na skopiowanie części dokumentacji roboczej przez audytora zewnętrznego? Tutaj uwaga. Poradnik 2330.A1.1 wyraźnie stwierdza, że powszechnie stosowaną praktyką jest wzajemne udostępnianie sobie informacji przez audytorów wewnętrznych i zewnętrznych. W naszych warunkach nie jest to chyba zbyt częste zjawisko, więc w pytaniach z tego zakresu należy kierować się poradnikiem, a nie doświadczeniem.

Jak twierdzi Angelika Rokicka-Buczek ostatnim z egzaminowanych obszarów w ramach dokumentacji roboczej jest jej archiwizacja. Tutaj mogą pojawić się pytania o zasady przechowywania dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podsumowując, rzeczywistość amerykańska w kwestii dokumentacji roboczej nie odbiega od polskich standardów, więc dla praktyka odpowiedzi na pytania niejako nasuwają się same.