W jaki sposób należy przeprowadzić nabór na wolne stanowisko urzędnicze

Procedurą naboru są objęte jedynie te stanowiska urzędnicze i kierownicze, w których podstawą nawiązania stosunku pracy jest umowa o pracę. Nie dotyczy to więc pracowników zatrudnionych na podstawie powołania (zastępcy wójta, burmistrza, prezydenta miasta, skarbnika gminy, powiatu, województwa) i wyboru (wójta, burmistrza, prezydenta miasta; starosty, wicestarosty, marszałka województwa, wicemarszałka).

Zakres pracowników samorządowych objętych przepisami o naborze jest podwójnie ograniczony. Po pierwsze, dotyczy on stanowisk pracowników samorządowych zatrudnianych wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Po drugie, chodzi tylko o stanowiska urzędnicze (w tym kierownicze). Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.) dzieli stanowiska pracownicze w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich na sześć grup:

● kierownicze stanowiska urzędnicze,

● stanowiska urzędnicze,

● doradcy,

● asystenci,

● stanowiska pomocnicze,

● stanowiska obsługi.

Do 29 października 2008 r. kierownik urzędu stanu cywilnego oraz jego zastępca powoływani byli przez radę gminy. Wywoływało to wiele wątpliwości, zarówno co do podstawy nawiązania ich stosunku pracy oraz konieczności przeprowadzenia naboru. Obecnie wobec zmiany przepisów ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego (por. art. 1 ustawy z 19 września 2008 r. o zmianie ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej, Dz.U. nr 182, poz. 1121) nie ma już wątpliwości, że kierownik urzędu stanu cywilnego, inny niż wójt, oraz jego zastępcy są zatrudniani przez wójta w drodze naboru. Wynika to bowiem wprost z art. 6 ust. 3-5 i ust. 6 lit. c ustawy z 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688).

Obowiązek zachowania omawianej procedury odnosi się także do powiatowego rzecznika konsumentów, który jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę. W myśl art. 40 ust. 1 i 5 ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. nr 50, poz. 331 z późn. zm.), z rzecznikiem konsumentów stosunek pracy nawiązuje starosta. W miastach na prawach powiatu - prezydent miasta. W zakresie nieuregulowanym powyższym aktem prawnym stosuje się przepisy ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (u.p.s.). Podobnie jest z dyrektorem domu pomocy społecznej. Zatrudniany jest on bowiem na umowę o pracę (por. wyrok WSA w Łodzi z 27 marca 2008 r., III SA/Łd 48/08, LexPolonica nr 2065278).

Przepisy dotyczące naboru obejmują także pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 5d ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) status prawny tych pracowników określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Omawiane wymagania muszą być przestrzegane w sytuacji zatrudniania pracowników w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej (por. art. 123 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, Dz.U. z 2009 r. nr 175, poz. 1362 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 11 ust. 1 u.p.s. nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na stanowiska kierownicze, jest otwarty i konkurencyjny. Na podstawie analizy wszystkich przepisów dotyczących tego zakresu w literaturze formułuje się ponadto zasadę jawności i równego dostępu do służby publicznej.

Zasada otwartości oznacza, że wszyscy zainteresowani mogą, bez żadnych wstępnych warunków, zgłosić swoją chęć zatrudnienia i przystąpić do procedury kwalifikacyjnej. Ustawa nie określa żadnego limitu osób, które mogą wziąć udział w naborze. Gwarancją zapewniającą realizację tej zasady jest art. 13 ust. 1 u.p.s. Przepis ten nakazuje umieszczenie ogłoszenia o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), a także na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest on prowadzony. Ponadto termin do składania dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania. W celu zapewnienia przestrzegania zasady otwartości ustawodawca sformułował obowiązek upowszechnienia informacji o wyniku naboru w BIP przez okres minimum trzech miesięcy oraz na tablicy informacyjnej jednostki organizującej nabór.

Zasada konkurencyjności oznacza, że w służbie powinni być zatrudniani kandydaci najzdolniejsi, najlepiej przygotowani, którzy w konfrontacji z innymi kandydatami w większym stopniu będą odpowiadać stawianym warunkom. Osoby zatrudnione powinny charakteryzować się, w założeniu ustawodawcy, najwyższym poziomem kwalifikacji, fachowości i doświadczeniem zawodowym, z pominięciem kryteriów związanych z powiązaniami rodzinnymi, biznesowymi, towarzyskimi czy politycznymi.

Prawną gwarancję realizacji powyższej zasady stanowi, podobnie jak przy zasadzie otwartości naboru, brak wprowadzenia przez ustawodawcę jakiegokolwiek limitu osób, które mogą zgłosić swój udział w naborze. W literaturze wskazuje się, że formalnym wyrazem spełnienia zasady konkurencyjności jest protokół z naboru. Zachowanie tej zasady gwarantuje również obowiązek upowszechnienia informacji o wyniku naboru w BIP przez okres minimum trzech miesięcy oraz na tablicy informacyjnej jednostki organizującej nabór.

Zasada równego dostępu do służby publicznej jest zasadą konstytucyjną. Wynika ona z art. 60 Konstytucji RP. Przepis ten stanowi, że obywatele polscy korzystający z pełni praw publicznych mają prawo dostępu do służby publicznej na jednakowych zasadach. Oznacza to możliwość ubiegania się przez obywateli polskich korzystających z pełni praw publicznych o zatrudnienie według jednakowych praw, bez różnicowania reguł i wymagań dla jakichkolwiek osób lub grup. Natomiast nie wynika z tego, że każda osoba spełniająca warunki ma roszczenie prawne o zatrudnienie (por. wyrok TK z 9 czerwca 1998 r., K 28/97, OTK 1998/4/50).

Zasada jawności naboru oznacza stworzenie możliwości dotarcia informacji o naborze, jego przebiegu i wyniku do szerokiego kręgu zainteresowanych, upublicznienie jej. Stworzenie potencjalnych możliwości przystąpienia do procedury kwalifikacyjnej dla nieograniczonego kręgu osób (otwartość) i następnie wybór z tej grupy najlepszego kandydata (konkurencyjność) nie byłoby możliwe bez upublicznienia chociażby informacji o naborze wraz z danymi tam zawartymi, dotyczącymi stanowiska, na które przeprowadzany jest nabór, wymagań kwalifikacyjnych itp.

Pojęcie "wolne stanowisko urzędnicze" zostało zdefiniowane w ustawie od strony negatywnej. W poprzednio obowiązującej ustawie o pracownikach samorządowych brak było definicji. Powodowało to wiele wątpliwości. W ten sposób ustawodawca jednoznacznie wskazał na możliwość dokonywania wewnętrznego awansu, a także zastępowania pracownika. W uzasadnieniu do projektu ustawy o pracownikach samorządowych podkreślono, że zdefiniowanie wolnego stanowiska pracy umożliwia w pierwszej kolejności zagospodarowanie własnych kadr jednostki, czyli przeniesienie pracownika w drodze porozumienia z pracodawcą na inne, w tym wyższe, stanowisko albo innych doświadczonych pracowników z innych jednostek samorządowych. Przeniesienie pracownika samorządowego danej jednostki nie zostało ograniczone warunkiem, by był to pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym). Taki wymóg dotyczy jedynie pracowników samorządowych przenoszonych z innych jednostek samorządowych. Trudno rozstrzygnąć, czy jest to niedopatrzenie ustawodawcy, czy jego wola, by pracownik samorządowy, zatrudniony na stanowisku nieurzędniczym w danej jednostce, mógł następnie awansować na stanowisko urzędnicze, bez konieczności przeprowadzania naboru (oczywiście pod warunkiem spełniania przez niego warunków koniecznych).

W literaturze wskazuje się, że na stanowisku urzędniczym bez obowiązku naboru może być zatrudniony doradca, asystent, a nawet pracownik gospodarczy czy pomocniczy, jeśli wcześniej był zatrudniony w tej jednostce. Natomiast przeniesienie pracownika samorządowego innej jednostki zostało ograniczone następującymi warunkami: ma on być pracownikiem zatrudnionym na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym) oraz mieć kwalifikacje wymagane na stanowisku, na które jest przenoszony.

Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w BIP, o którym stanowi ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) oraz na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest prowadzony nabór.

W literaturze podnosi się, że ogłoszenia o naborze nie można kwalifikować ani jako oferty (bo musiałoby zawierać istotne postanowienia umowy i być skierowane do konkretnie oznaczonej osoby), ani jako przyrzeczenia publicznego. Natomiast może być kwalifikowane jako zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 k.c. Ponadto zwraca się uwagę, że już samo użycie przez ustawodawcę pojęcia "nabór" (a nie "konkurs") oznacza, że postępowanie to niekoniecznie musi się zakończyć wyłonieniem zwycięzcy. Na to wskazuje treść art. 15 ust. 2 pkt 4 u.p.s., który określa, że w informacji z przeprowadzonego naboru powinno się znaleźć również uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko. Skutkiem tego może być m.in. niedokonanie wyboru zwycięskiego kandydata.

Wymagania związane ze stanowiskiem urzędniczym, na które przeprowadzany jest nabór, i jakie jednocześnie należy zamieścić w ogłoszeniu o naborze, ustawodawca podzielił na niezbędne (konieczne) i dodatkowe. W ogłoszeniu więc należy wskazać, do której grupy dane wymagania się zaliczają. Wśród wymagań koniecznych wymienia się posiadanie kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Kwalifikacje zawodowe wynikają z rozporządzenia płacowego. Dotyczą one w zasadzie dwóch aspektów: wykształcenia oraz stażu pracy. Niekiedy rozporządzenie w zakresie tych warunków odsyła do przepisów odrębnych (przez użycie sformułowania "według odrębnych przepisów"). Wtedy w uregulowaniach szczególnych należy szukać określenia kwalifikacji.

Do wymagań dodatkowych, stawianych kandydatom, można przykładowo zaliczyć: znajomość obsługi komputera, przepisów prawa czy języków obcych, odbyte szkolenia, doświadczenie w pracy na podobnych, czy takich samych stanowiskach, czy w danej specjalności, uzyskane przez pracownika oceny okresowe, udokumentowane osiągnięcia zawodowe.

Wymagania te nie mogą być jednak sprzeczne z prawem. Chodzi w szczególności o zakaz dyskryminacji pracowników ze względu na płeć, wiek, wyznanie, rasę, przekonania polityczne, niepełnosprawność, orientację seksualną. Dotyczy to także obowiązku zachowania zasady równego dostępu do służby publicznej. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy stawia się dodatkowe wymaganie zamieszkiwania na określonym obszarze - gminy lub powiatu. W świetle powyższej zasady jest to niedopuszczalne. Niespełnienie wymagań dodatkowych nie może stanowić podstawy przyjęcia niespełnienia wymagań formalnych w rozumieniu art. 14 ust. 2 pkt 2 u.p.s. Fakt spełnienia wymogów dodatkowych jest natomiast "dodatkowym atutem", który zwiększa szansę na zwycięstwo w postępowaniu kwalifikacyjnym.

Obecnie, w porównaniu z ustawą z 1990 r., zrezygnowano z obowiązku publicznego ogłaszania danych kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu. W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że przebieg procedury naboru pozostaje jawny dla jego uczestników, natomiast zbyt daleko idący wydaje się nakaz ogłaszania wykazu osób spełniających wymagane kryteria, ponieważ osoby pozostające w zatrudnieniu u innych pracodawców mogą być narażone na szykany ze strony pracodawców ze względu na ujawnienie faktu poszukiwania przez nich innego zatrudnienia.

Zamiast obowiązku publicznego ogłaszania danych kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu, ustawodawca w art. 13 ust. 4 u.p.s. określił, że informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze.

W sprawie dotyczącej żądania przez jednego z kandydatów udostępnienia mu informacji publicznej o pozostałych kandydatach w formie papierowej, tj. ich listów motywacyjnych, CV oraz kserokopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, staż pracy, kwalifikacje Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że żądanie takie nie mieści się w pojęciu informacji publicznej. Sąd wskazał ponadto, że należy odróżnić informację publiczną od jej nośnika, jakim jest dokument prywatny. Udostępnieniu lub odmowie udostępnienia podlegają informacje, o których mowa w art. 13 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych. Wymagań takich nie spełnia nośnik w formie papierowego dokumentu prywatnego (wyrok z 19 sierpnia 2009 r., I OSK 683/09, Wspólnota 2009/36/28).

Protokół z przeprowadzonego naboru powinien zawierać:

● określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;

● liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne;

● informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;

● uzasadnienie dokonanego wyboru;

● skład komisji przeprowadzającej nabór.

Przepis ogranicza liczbę najlepszych kandydatów, których należy wybrać spośród kandydatów spełniających wymagania konieczne. Nie można ich wskazać więcej niż pięciu, chociaż można mniej. Przepis nakazuje uszeregować najlepszych kandydatów według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze. Z protokołu powinno więc wynikać, kto zajmuje najwyższą (pierwszą) pozycję, w najwyższym stopniu spełniając wymagania określone w ogłoszeniu o naborze, oraz kto zajmuje kolejne pozycje.

Ustawodawca pozostawia organizatorowi naboru swobodę co do przyjętych metod i technik postępowania rekrutacyjnego. Jedną z metod naboru może być przeprowadzenie konkursu. Jednak postępowanie konkursowe nie jest jedyną metodą przeprowadzenia naboru. W żaden sposób nie jest też przez ustawodawcę sugerowane bądź preferowane.

Pracodawca samorządowy, który wybrał tę metodę, musi powołać specjalną komisję konkursową (rekrutacyjną), która na podstawie określonego regulaminu zastosuje procedurę zmierzającą do wyboru najlepszego kandydata. Komisja ta ma charakter jedynie pomocniczy. Nie jest ona uprawniona do wykonywania za pracodawcę samorządowego czynności z zakresu prawa pracy. Podstawowym jej zadaniem jest wyłonienie najlepszych spośród zgłoszonych kandydatów, spełniających wymagania formalne. Po dokonaniu tych czynności komisja przedstawia organizatorowi naboru efekt swojej pracy. Natomiast ostateczna decyzja o zatrudnieniu należy do pracodawcy. Innymi metodami naboru, poza konkursem, mogą być w szczególności: rozmowa kwalifikacyjna, przeprowadzenie testu albo ocena i porównanie złożonych ofert (dokumentów aplikacyjnych).

Zgodnie z art. 15 u.p.s. niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w jednostce, w której był przeprowadzony nabór, oraz opublikowanie w BIP przez okres co najmniej trzech miesięcy.

Informacja ta powinna zawierać:

● nazwę i adres jednostki;

● określenie stanowiska;

● imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego;

● uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.

Jeżeli w okresie trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru.

Przepis powyższy ma zastosowanie, gdy zgłosił się do naboru choćby jeden kandydat spełniający wymagania formalne. Jeśli bowiem żaden podmiot nie złożył dokumentów lub gdy żadna osoba nie spełniła tych wymagań, to bezprzedmiotowe jest zamieszczanie informacji o wyniku naboru, skoro do naboru w ogóle nie doszło.

Niezatrudnienie żadnego kandydata może nastąpić w różnych okolicznościach faktycznych. Organizator naboru może nie chcieć zawrzeć umowy z najlepszym kandydatem - z tym, który wśród kandydatów spełniających wymagania określone w ogłoszeniu o naborze zajmuje najwyższą pozycję. W takim jednak przypadku stanowisko to musi zawierać uzasadnione podstawy. Odmowa powinna być należycie uargumentowana. Do niezatrudnienia żadnego kandydata może też dojść w sytuacji, gdy najlepszy kandydat zrezygnuje z zawarcia umowy o pracę.

Pracownikiem samorządowym może być osoba, która:

● jest obywatelem polskim. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jednostki w informacji o wolnych stanowiskach wskazał te z nich, które poza obywatelami polskimi mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw. Osoba taka może zostać jednak zatrudniona na stanowisku, na którym praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa oraz jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną odpowiednim dokumentem,

● ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

● posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku,

● posiada co najmniej średnie wykształcenie,

● nie jest skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

● cieszy się nieposzlakowaną opinią.

Oprócz wymienionych wymagań osoba pełniąca funkcję kierowniczą musi mieć:

● co najmniej trzyletni staż pracy lub wykonywać przez co najmniej trzy lata działalność gospodarczą,

● wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.

w tym wolnym kierowniczym stanowiskiem urzędniczym, jest stanowisko, na które zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia nie został przeniesiony pracownik samorządowy danej jednostki lub na które nie został przeniesiony inny pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik.

● nazwę i adres jednostki,

● określenie stanowiska,

● określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,

● wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,

● wskazanie wymaganych dokumentów,

● określenie terminu i miejsca składania dokumentów.

Leszek Jaworski

leszek.jaworski@infor.pl

Art. 11 - art. 15 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).