Poradnia rachunkowa

Dokument MT służy do udokumentowania zmiany miejsca użytkowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów można zapisać, że uniwersalnym dokumentem zmiany miejsca użytkowania (przesunięcia rzeczowych składników majątkowych między jednostkami organizacyjnymi) zarówno środków trwałych, jak i niskocennych składników długotrwałego użytkowania jest dokument "MT"/"MN". Jego wzór należy wprowadzić w załączniku.

Dokument zmiana miejsca użytkowania wystawia w czterech egzemplarzach komórka organizacyjna, w której posiadaniu jest książka inwentarzowa (zgodnie z wykazem zawartym np. w załączniku do instrukcji): oryginał dla komórki finansowej, pierwsza kopia dla wystawcy, druga i trzecia kopia dla komórek organizacyjnych, między którymi dokonano przesunięcia środka trwałego. Dowód księgowy MT - podpisuje strona przekazująca i przyjmująca, tj. kierownicy komórek organizacyjnych oraz wystawca, wskazując osoby odpowiedzialne za zmianę miejsca użytkowania.

Fragment instrukcji

Dokument "MT/"MN" wystawia w czterech egzemplarzach jednostka organizacyjna przekazująca rzeczowe składniki majątku, a podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna.

Zatwierdza go kierownik jednostki przyjmującej rzeczowe składniki majątku.

Tak sporządzony dokument "MT"/"MN" w czterech egzemplarzach jednostka przekazująca dostarcza do działu księgowości, gdzie nadawany jest kolejny numer dokumentu, numer inwentarzowy oraz nanoszone są niezbędne dane księgowe. Oryginał dokumentu "MT"/"MN" przekazywany jest do działu kosztów, gdzie przechowywany jest w aktach. Egzemplarz drugi pozostaje w dziale księgowości i jest przechowywany wg kolejności numerów "MT"/"MN". Egzemplarz trzeci otrzymuje strona przejmująca składnik majątkowy, egzemplarz czwarty strona przekazująca.

Dotychczasowy użytkownik zobowiązany jest do dokonania wpisu w ewidencji o przekazaniu środka trwałego lub niskocennego składnika długotrwałego użytkowania do odpowiedniej komórki organizacyjnej. Nowy użytkownik zobowiązany jest wpisać przyjęty składnik rzeczowy majątku do ewidencji jednostki i oznaczyć go trwałym numerem inwentarzowym.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Generalnie są następujące rejestry sporządzane przez kasjera: rejestr przechowywanych depozytów, rejestr papierów wartościowych, zestawienie niepodjętych w terminie wynagrodzeń, rejestr banknotów o dużych nominałach, rejestr zaliczek stałych, rejestr waluty obcej, inne rejestry według potrzeb.

Rejestr depozytów prowadzi kasjer w jednym egzemplarzu. Wpisuje on przyjęte do kasy depozyty stanowiące własność, np. kas zapomogowo-pożyczkowych w rejestrze przechowywanych depozytów. Rejestr przechowywanych depozytów zawiera co najmniej następujące dane: numer kolejny depozytu, określenie deponowanego przedmiotu, a w przypadku deponowania gotówki - jej kwotę, określenie podmiotu, którego własność stanowi depozyt, datę przyjęcia depozytu, datę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.

Gotówka przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki nie może być łączona z gotówką jednostki. Depozyt musi być odpowiednio zabezpieczony w taki sposób aby przy zwrocie można stwierdzić nietykalność depozytu (koperta, pudełko zabezpieczone taśmą lub w inny sposób).

Kasjer w depozycie może, za zgodą kierownika jednostki, przechowywać w szczególności: gotówkę, znaczki pocztowe, papiery wartościowe, klucze zapasowe, druki ścisłego zarachowania, pieczątki itp. Kasjer może prowadzić ewidencję bezgotówkowych wpłat wadium oraz gwarancji należytego wykonania umowy określonych ustawą o zamówieniach publicznych w rejestrze wadiów i kaucji.

Fragment instrukcji

Kasjer prowadzi w jednym egzemplarzu rejestr depozytów.

Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane:

- numer kolejny depozytu;

- określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę;

- określenie jednostki, której własność stanowi depozyt;

- datę przyjęcia depozytu;

- datę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia;

- depozytu i podpis kasjera.

Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

W par. 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej" klasyfikujemy szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, natomiast w par. 455 "Szkolenia członków korpusu służby cywilnej" - jak nazwa wskazuje - szkolenia członków korpusu służby cywilnej. Par. 455 obejmuje w szczególności wydatki na szkolenia centralne, powszechne, specjalistyczne oraz szkolenia prowadzone w ramach studium zarządzania strategicznego dla dyrektorów generalnych, szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika służby cywilnej, a także na szkolenia związane z organizacją służby przygotowawczej. Niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej paragraf ten uwzględnia również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów-zleceń, których przedmiotem są szkolenia członków korpusu służby cywilnej. Może również wystąpić par. 417 "Wynagrodzenia bezosobowe". W par. 470 z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikuje się tylko wydatki związane ze szkoleniem pracowników własnych niebędących członkami służby cywilnej. Natomiast w par. 455 klasyfikuje się w szczególności wydatki na szkolenia pracowników własnych, będących członkami służby cywilnej. Wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów-zleceń dla wykładowców za przeprowadzenie szkoleń klasyfikuje się w różnych paragrafach, w zależności od grupy pracowników, która uczestniczyła w tych szkoleniach. I tak w przypadku pracowników:

- będących członkami korpusu służby cywilnej wydatki te należy klasyfikować w par. 455,

- niebędących członkami korpusu służby cywilnej - w par. 417 z odpowiednią czwartą cyfrą.

Taką odpowiedź można znaleźć w piśmie Ministerstwa Finansów Departament Budżetu Państwa nr BP1-4071/ /80/2006/1532. Jeżeli była to konferencja mająca charakter szkoleniowy i udział brał pracownik, to wydatek może być zaklasyfikowany do par. 470 z odpowiednią czwartą cyfrą.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 38, poz. 207 z póź. zm.).

Po zakończeniu spisu z natury zespół spisowy przekazuje arkusze specjaliście ds. księgowości budżetowej. Pracownicy działu księgowości wpisują ceny ewidencyjne stosowane w księgach rachunkowych i inwentarzowych. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego następuje w drodze porównania ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencją analityczną. W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych komórka finansowo-księgowa odnotowuje pełną zgodność na wydrukach jw., adnotacje podpisuje specjalista ds. księgowości budżetowej.

W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikająca z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych komórka finansowo-księgowa sporządza Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, podając: stan faktyczny według spisu z podaniem poz. spisu, numer inwentarzowy, nazwę jednostki miary, ceny, ilości i wartości, różnice, nadwyżki i niedobory. Arkusz ten stanowi podstawę do sporządzenia noty księgowej i księgowego ujęcia różnic poprzez - Rozliczenie niedoborów i szkód oraz - Rozliczenie nadwyżek. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji dla komisji inwentaryzacyjnej.

Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów, a także pobranie stosownych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych. Komisja powinna też sformułować wnioski odnośnie do rozliczenia różnic, a następnie przekazać je kierownikowi jednostki po uzyskaniu opinii radcy prawnego odnośnie do rozliczenia niedoborów uznanych za zawinione.

Różnice mogą mieć charakter niedoborów lub nadwyżek. Różnice mogą mieć charakter różnic pozornych (nie ujęte w spisie lub podwójnie ujęte) albo różnic rzeczywistych.

Różnice rzeczywiste mogą być: zawinione lub niezawinione (wypadki losowe, naturalne normy ubytków itp.).

W przypadku różnic zawinionych komisja żąda od osób odpowiedzialnych wyjaśnień pisemnych i ustosunkowania się do nich w specjalnym protokole przy współudziale radcy prawnego jednostki.

Osoby, którym udowodniono powstanie niedoboru zawinionego, obciąża się wartością przedmiotu stanowiącego niedobór liczoną po aktualnej cenie detalicznej pomniejszonej o stopień zużycia przedmiotu.

Ujawnione niedobory i nadwyżki mogą być kompensowane, jeżeli spełnione będą następujące warunki:

● różnice stwierdzone są w ramach tego samego spisu,

● dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej,

● zostały stwierdzone w podobnych asortymentach.

Kompensatę przeprowadza się, przyjmując za podstawę mniejszą ilość niedoboru lub nadwyżki oraz niższą cenę składników. Kompensaty nie mają zastosowania do środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu.

Różnice inwentaryzacyjne główny księgowy ujmuje w ewidencji do końca miesiąca następującego po zakończeniu inwentaryzacji. Jeżeli termin inwentaryzacji przypada na grudzień, różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgowości pod datą 31 grudnia.

Inwentaryzacja powinna być tak zakończona, by salda w bilansie rocznym mogły być uzgodnione.

Podstawą wyksięgowania z kont rozliczonych różnic jest decyzja kierownika podjęta na wniosek przewodniczącego komisji zaopiniowany przez głównego księgowego.

Przewodniczący komisji opracowuje pisemne sprawozdania o przebiegu i wynikach inwentaryzacji i przedkłada to sprawozdanie kierownikowi do zatwierdzenia.

Warto pamiętać, że materiały z przeprowadzonej inwentaryzacji winny być trwale zgrupowane i przechowywane przez 5 lat.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Odpowiedzi udzieliła:

Mieczysława Jagiełło

ekspert z zakresu rachunkowości i sektora finansów publicznych