Używanie kart płatniczych w jednostkach sektora finansów publicznych

Jednostki państwowe

(art. 175 ust. 3 u.o.f.p.)

Dysponenci części budżetowych ustalają, w tym w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych, sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych, w szczególności:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej,

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków,

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej,

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej,

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych,

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

Jednostki samorządowe

(art. 247 ust. 3 u.o.f.p.)

Zarząd jednostki samorządu terytorialnego określi szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych i osób prawnych, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków.

Ograniczenie kręgu osób, które mogą otrzymać karty płatnicze do rachunków bankowych jednostki, do pracowników jednostki zajmujących ściśle określone stanowiska, na których charakter wykonywanych obowiązków służbowych uzasadnia korzystanie z karty płatniczej.

Karty płatnicze mogą otrzymać wyłącznie osoby zatrudnione w jednostce na podstawie stałej umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Wypowiedzenie umowy o pracę skutkuje natychmiastowym zablokowaniem karty płatniczej.

Dostęp do kart płatniczych mają pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy zajmujący się bieżącym zaopatrzeniem jednostki w materiały, a także kierowcy pojazdów służbowych itp.

Wprowadzenie limitów wypłat dokonywanych za pomocą kart płatniczych.

Stosowane są stałe limity wydatków:

● jakie mogą być dokonane jednorazowo za pomocą konkretnej karty,

● dokonywanych za pomocą konkretnej karty w danym okresie rozliczeniowym (np. miesiącu),

● jakie mogą być dokonane w danym okresie rozliczeniowym za pomocą wszystkich kart wydanych do użytkowania w tej jednostce organizacyjnej.

Limity wydatków określane są indywidualnie, w zależności od faktycznych potrzeb użytkownika karty/jednostki organizacyjnej.

Ograniczenie rodzajowe wydatków, jakie mogą być dokonywane za pomocą kart płatniczych.

Na przykład ustala się, że karty płatnicze w jednostce wprowadza się w celu ograniczenia rozliczeń gotówkowych związanych z udzielaniem zaliczek - w związku z czym za pomocą kart płatniczych mogą być opłacane:

● koszty podróży służbowych (opłaty hotelowe, parkingowe, paliwo do pojazdów służbowych itp.),

● wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki (drobne naprawy, remonty, części zamienne do konserwacji sprzętu, środki czystości itp.).

Ograniczenie przypadków, w jakich wolno dokonywać płatności za pomocą kart płatniczych.

Użycie kart płatniczych ogranicza się tylko do sytuacji, gdy nie ma możliwości uregulowania zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w formie przelewu.

Ograniczenie przypadków, w jakich wolno użyć karty płatniczej do wypłaty gotówki z rachunku bankowego jednostki, oraz wskazanie zasad rozliczenia z gotówki, która po wypłaceniu z bankomatu nie została wykorzystana do opłacenia zobowiązań jednostki.

Wypłata gotówki może następować tylko wtedy, gdy nie ma możliwości uregulowania należności w formie przelewu lub płatności elektronicznej kartą.

Jeśli wypłacona kwota jest wyższa od zobowiązań jednostki koniecznych do uregulowania, nadwyżka powinna być niezwłocznie zwrócona na rachunek bankowy lub do kasy jednostki (niezwłocznie - czyli bez zbędnej zwłoki; w celu uniemożliwienia nadużywania interpretacji terminu "niezwłocznie" dobrze jest podać też ostateczny termin zwrotu - np. "niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 3 dni roboczych po dokonaniu wypłaty lub po powrocie z podróży służbowej" itp.).

Ustalenie terminów i zasad, na jakich pracownicy korzystający z kart płatniczych są zobowiązani do udokumentowania celu poniesionych wydatków i ich charakteru publicznego.

Pracownicy niezwłocznie po uregulowaniu zobowiązań jednostki za pomocą karty płatniczej są zobowiązani przedstawić dowód zakupu (fakturę, rachunek, paragon fiskalny), na którym muszą zamieścić pisemne uzasadnienie użycia karty płatniczej oraz pokrycia wydatku ze środków publicznych.

Ustalenie zasad kontroli wydatków wraz z procedurami dotyczącymi zwrotu wydatków, które nie zostały prawidłowo udokumentowane bądź nie zostały wydatkowane na cele publiczne leżące w zakresie działalności jednostki.

Mimo że wydatki realizowane za pomocą kart płatniczych są dokonywane w taki sposób, że nie jest możliwe wykonanie wstępnej kontroli ich prawidłowości merytorycznej i formalno-rachunkowej, jednostka powinna wprowadzić procedury zabezpieczające ją przed stratami wynikającymi z ewentualnych nadużyć. W przypadku tych wydatków kontrola będzie następować ex post (to znaczy po wykonaniu operacji gospodarczej), ale jej kryteria będą takie same, jak w przypadku kontroli wstępnej. W razie stwierdzenia:

● braku dokumentu księgowego stwierdzającego poniesienie wydatku na cele publiczne (brak faktury, rachunku itp.),

● dokonania wydatku/pobrania gotówki na inne cele niż publiczne (prywatny zakup, "pożyczka" gotówki na cele prywatne),

● dokonania wydatku nieprzewidzianego w planie finansowym jednostki bądź niemieszczącego się w zakresie obowiązków pracownika korzystającego z karty płatniczej,

w przepisach wewnętrznych jednostki powinien być zastrzeżony obowiązek dokonania zwrotu pobranych nieprawidłowo kwot przez pracownika korzystającego z karty wraz z prowizjami i odsetkami naliczonymi przez bank od tej transakcji.